В Российской Федерации перевод сотрудников на дистанционный формат работы сопряжен с организационными сложностями в части кадрового администрирования, а также с различными кадровыми и юридическими рисками. Поэтому особенно важно правильно оформить перевод сотрудников на дистанционный формат работы и проработать "узкие" моменты в процессе кадрового администрирования.
Алгоритм действий при переводе сотрудников на удаленный формат работы должен быть следующим:
сформировать список работников (или должностей), которых "безболезненно" для бизнес-процессов можно перевести на дистанционную работу;
определить правила организации дистанционной работы (как будет выстроена работа);
организовать техническое обеспечение процесса дистанционной работы;
подготовить и провести коммуникацию с работниками по их переводу на дистанционную работу и дальнейшему порядку работы;
документально оформить переход на дистанционную работу.
Основными документами при переводе сотрудников на удаленный формат работы являются:
приказ о переводе на удаленный формат работы под подпись сотрудников;
дополнительное соглашение к трудовому договору.
При переходе на дистанционный режим работы необходимо обязательно учитывать, что существуют организационные и правовые риски.
К организационным рискам относятся, например, снижение оперативности работы сотрудников в дистанционном режиме, несоблюдение графика работы и прочее.
К правовым рискам относятся риски административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушения трудового законодательства в оформлении документов для введения дистанционной работы (штраф до 5000 руб. на должностное лицо и до 50 000 руб. на организацию).
Организация работы сотрудников в виртуальном офисе
Организовать работу в виртуальном офисе не сложнее, чем в реальном. Для этого следует реализовать ряд организационных мероприятий:
планирование работ: как и в реальных офисах, важно любой проект разбить на определенные задачи, каждую из которых закрепить за конкретным работником и установить плановый срок ее выполнения;
контроль выполнения поставленных задач: в командной работе задачи чаще всего взаимосвязаны. Информация об их выполнении должна быть доступна всем участникам того или иного проекта. В противном случае возможное затягивание выполнения определенных работ приведет к срыву сроков сдачи проекта. Посредством виртуального офиса каждый сотрудник фирмы в любой момент может посмотреть, на каком этапе решения находится конкретная задача, и за кем именно закреплено ее выполнение. Планирование и контроль, в таком случае, выполняется с помощью ОЯМ-систем Как организовать виртуальный офис // Сайт компании "АТС" [Электронный ресурс]. ;
постоянная связь в течение рабочего времени: немаловажным фактором в работе является коммуникация сотрудников, "завязанных" в текущем проекте или в деятельности предприятия в целом. Чтобы сотрудники были синхронизированы во времени и могли оперативно обращаться друг к другу по возникающим вопросам, желательно, чтобы они были доступны хотя бы по одному из средств связи в течение всего рабочего дня. Способами коммуникации в виртуальном офисе могут выступать звонки (как между двумя абонентами, так и конференцзвонки), переписка в чатах и т. п.;
мотивация работников: работает ли сотрудник из дома или в офисе - не так важно. Важно то, насколько он нацелен на получение результата. Впрочем, при удаленной работе применяются те же мотивационные и штрафные санкции, что и при офисной работе. Кроме того, благодаря постоянному контролю в системе управления проектами, оценить реальную эффективность каждого из участников команды при такой работе можно гораздо легче, чем при работе в офисе. Переход на удавленный режим работы для многих будет являться стимулирующим фактором, поскольку в определенной мере снижает психологическое давление от формального контроля трудовой дисциплины, что является потенциальным резервом для повышения эффективности труда работников.
В этой связи показательным является эксперимент по внедрению гибкого графика работы, проведенный в конце 1980-х в одном из конструкторско-технологических подразделений Ленинградского производственного объединения "Арсенал" им. М.В. Фрунзе. Суть эксперимента заключалась в том, что по согласованию с непосредственными руководителями (начальниками бюро) конструкторы и технологи могли приходить и уходить с работы в достаточно широком диапазоне времени - плюс-минус 2 часа относительно установленных на предприятии времени начала/окончания работы. При таком графике работы регламентировалась обязательная отработка ежемесячного норматива рабочего времени. Непременным условием участия в эксперименте было обязательное присутствие работника на рабочем месте в середине рабочего дня, когда наиболее часто возникали неотложные вопросы конструкторско-технологического сопровождения производства. Одновременно с этим устанавливалось обязательное присутствие представителей конкретного подразделения (бюро) в пределах такого "растянутого" рабочего дня, т. е. до и после традиционного времени работы. Таким образом, внедрение гибкого графика в инженерно-конструкторском подразделении позволило обеспечить сопровождение работы второй и третьей смен подведомственных цехов.
Упомянутый эксперимент оказался весьма успешным - существенно сократилось время реагирования инженерной службы на различные производственные вопросы в подведомственных цехах, уменьшилось количество "острых" вопросов. Однако в октябре 1995 г. эксперимент завершился, поскольку к этому моменту перестало существовать структурное подразделение, в котором он проводился.
Возвращаясь к вопросу организации работ виртуального офиса, важно отметить, что основная нагрузка "ляжет" на ИТ-службу и кадровое подразделение организации (компании). Поэтому их целесообразно привлечь для подготовки плана действий уже на начальном этапе. Крайне нежелательно использовать личные технические ресурсы сотрудников - домашние компьютеры и установленные на них программы. Такой офис, как правило, очень слабо защищен от взлома, а порой и вовсе не защищен. Поэтому необходимо априори продумать организацию виртуального офиса оптимальной функциональности и высокого уровня информационной безопасности.
Приведем некоторые практические рекомендации работнику по организации ежедневной работы в дистанционном режиме (виртуальном офисе):
вставать не позже, чем на час, чем в обычный рабочий день (при этом можно потратить на сон часть времени, сэкономленного на дороге);
работать за столом или на твердой поверхности и в сидячем положении;
поменять домашнюю на рабочую одежду (не обязательно деловой костюм или платье);
составлять план работ на каждый день (в план целесообразно включить перерывы на обед и кофе);
делать перерывы в работе;
по возможности работать в отдельном помещении с закрытой дверью (или использовать наушники);
онлайн-встречи проводить с включенной камерой (это позволит не отвлекаться на посторонние дела);
фиксировать 8-часовой рабочий график.
Нормативно-правовые аспекты (регулирование) перевода сотрудников на дистанционный режим работы
Как уже отмечалось ранее, в российском законодательстве отсутствует понятие "удаленная работа" ("удаленка"). Оно является сленговым заменителем термина "дистанционная работа" Готовцева О. Переход на "удаленку": разрабатываем положение о дистанционной работе // Онлайн-сервис готовых правовых решений по бухучету, налогообложению и праву от компании ООО "ЮрСпектр". 2020, 8 апреля [Электронный ресурс].. Трудовые отношения с "дистанционными" работниками регулирует гл. 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ).
В соответствии с данной главой ТК РФ работа считается дистанционной, если одновременно выполняются следующие условия (ст. 312.1 ТК РФ):
работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;
для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть интернет [4];
законодательное определение понятия "информационно-телекоммуникационные сети общего пользования" отсутствует [16].
Необходимо также определить, в какой форме должно быть организовано взаимодействие между сторонами трудового договора. Стороны могут взаимодействовать друг с другом при помощи обмена электронными документами. Использование усиленной квалифицированной электронной подписи способствует защите передаваемой информации, которая в большинстве случаев является конфиденциальной. Однако в специальной литературе высказываются обоснованные опасения об эффективности и доступности такого способа защиты (например, для жителей отдаленных сельских поселений) [12, с. 122].
Кроме того, стоимость получения электронной подписи достаточно высока. Однако из статей гл. 49.1 ТК РФ явно не следует обязательность взаимодействия между сторонами трудовых отношений исключительно посредством обмена электронными документами. Поэтому работник и работодатель могут использовать бумажную форму для оформления между ними соответствующих отношений [4, с. 93-94; 12, с. 126; 14, с. 47].
Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории [4].
При переводе работника на дистанционную работу его трудовая функция не изменяется. Такое изменение трудового договора, связанное с переводом работника на дистанционную работу, может быть осуществлено в порядке ст. 74 ТК РФ (в одностороннем порядке работодателем в связи с изменением организационных или технологических условий труда, с уведомлением работников за два месяца).
Руководствуясь ст. 72 ТК РФ, для реализации такого механизма важны два условия:
наличие соглашения сторон в виде трудового договора (ТД);
заключение такого соглашения в письменной форме.
Поскольку при дистанционной работе работник использует оборудование (как правило, персональный компьютер и мобильный телефон), то в ТД также должен быть урегулирован порядок оплаты использования оборудования и сопутствующих расходов [3].
Заключение ТД и обмен иными правовыми документами с работниками возможны в электронной форме только при условии наличия у сторон усиленных квалифицированных электронных подписей. В иных случаях действует бумажный порядок документооборота [2].
Переход на дистанционную работу подразумевает не только документальное оформление, но и решение организационных вопросов. Они касаются технического оснащения сотрудников, налаживания каналов коммуникаций, документооборота, компенсации расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей на дому.
Конкретизировать нюансы дистанционного режима работы работодатель может в отдельном локально-нормативном акте организации. Например, в "Положении о дистанционной работе" (далее - Положение). Законодательством РФ не установлено, что следует включить в такой документ Готовцева О. Переход на "удаленку": разрабатываем положение о дистанционной работе [Электронный ресурс]... Поэтому работодатель самостоятельно определяет его структуру и содержание. Вне зависимости от выбранной структуры Положения необходимо урегулировать ряд аспектов.
А) Предоставление сотрудникам техники и программного обеспечения
Потребность в техническом оснащении рабочих мест зависит от специфики деятельности организации и трудовых функций работников. Например, кому-то потребуется ежедневный удаленный доступ к серверу организации и ноутбук для работы, в то время как другому достаточно взаимодействовать с нанимателем (руководителем, коллегами) раз в неделю посредством электронной почты с собственного компьютера.
Если в организации "дистанционные работники" оснащаются по-разному, то в Положении следует предусмотреть:
порядок предоставления оборудования. Передачу техники можно документально оформить актом приема-передачи или соответствующей ведомостью. В таком документе следует зафиксировать наименование, модель (технические характеристики), инвентарный номер оборудования и т. д. При этом работник должен подтвердить факт выдачи оборудования, его комплектность, работоспособность на момент получения своей подписью;
порядок выплаты компенсации за использование оборудования работника в служебных целях. Напомним о том, что работник может использовать личную технику. Компенсация за это выплачивается работнику по договоренности с нанимателем. Ее "фиксируют" в ТД. Там же должны быть прописаны сроки выплаты и размер компенсации (согласно ч. 3 ст. 307.2 ТК РФ).
Исполняя трудовые обязанности в условиях виртуального офиса (домашних условиях), работник несет и другие расходы. В частности, оплачивает электроэнергию, интернет, мобильную связь, канцелярские товары. По договоренности с работодателем такие расходы также могут компенсироваться.