Основные инструменты разработчиков - такие, как CAD-системы, средства инженерного анализа и высококачественной визуализации - обычно запускаются локально, на индивидуальных рабочих станциях или настольных ПК (иногда на ноутбуках), что определяется высокими требованиями к производительности центральных и графических процессоров. Кроме того, инженерные организации, в противоположность другим видам бизнеса, менее охотно переходят с локального использования основных инструментов проектирования на облачные технологии в связи с обеспокоенностью по поводу производительности своей работы и, во многих случаях, по соображениям гарантий безопасности своей интеллектуальной собственности (важнейших разработок).
В настоящее время первоначальная сдержанность по отношению к модели развертывания "ПО как услуга" (Software-as-a-Service, SaaS) и коллективной работе в облаке оказалась отброшенной надолго - как минимум, в обозримом будущем. Поэтому большинство специалистов, прежде всего инженеры, а также маркетологи, снабженцы, продажники вынуждены оборудовать свои домашние рабочие места для работы в удаленном режиме: настроить средства бизнес-коммуникации (видеоконференцсвязь, IP-телефония, электронная почта и т. д.) и используемые прикладные программные средства (в случае с инженерами, CAD- и CAE-системы).
В настоящее время те вендоры ПО, которые предлагают облачные инструменты и платформы для удаленной коллективной работы, сообщают о скачке спроса на данный вид услуг. Они отвечают на него специальными предложениями и пересмотренными тарифными планами, что увеличивает доступность облачных инструментов для существующих клиентов и, в то же время, стимулирует необходимость внедрения этих инструментов тех работников, кто долгое время противился этому процессу или скептически к нему относился [13].
Условия создания виртуального рабочего места (офиса) для повседневной работы
В современных условиях во многих отраслях экономики особое значение приобретает непрерывная работа над совершенствованием организационной структуры проектных организаций и высокотехнологичных промышленных предприятий.
Многие предприятия выбирают проектную модель управления для устойчивого развития бизнеса. Проект в управленческой деятельности (англ. project от лат. Projectus - "брошенный вперед, выступающий, выдающийся вперед") представляет собой временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата [11, с. 614].
В современном мире экономика все больше приобретает свойства инновационной среды, и многие организации переходят от процессно-ориентированного менеджмента в управлении предприятием к проектно-ориентированному. Проектный подход в управлении бизнесом начинают использовать не только организации, основной сферой деятельности которых является реализация проектов (например, информационно-коммуникационные технологии, машиностроение, строительство и т. п.), но и фирмы, деятельность которых напрямую не связана с разработкой и реализацией проектов. Для создания эффективной проектной деятельности на предприятии необходима организация не только структуры управления проектами, но и комплекса информационных систем, обеспечивающих потребности всех сотрудников вне зависимости от их территориального расположения и структурной принадлежности. Данную задачу решает внедрение виртуального офиса.
Особую актуальность вопрос создания виртуального офиса приобретает в крупных интегрированных структурах (корпорациях и холдингах), поскольку именно там существует острая необходимость в обеспечении возможности оперативного взаимодействия между сотрудниками не только различных подразделений, но и множества предприятий, территориально удаленных друг от друга.
Осталось в прошлом то время, когда большинство компаний располагало лишь офисными помещениями для работы сотрудников. С развитием научно-технического прогресса и повсеместным проникновением интернета во все сферы жизни появилась возможность (а теперь - и необходимость) организовать полноценный виртуальный офис, где сотрудники могли бы свободно обмениваться информацией и документацией.
Принято считать, что первой фирмой, организовавшей деятельность в сфере виртуальных офисов, была австралийская компания Сервкорп (Servcorp), применив такой подход еще в 1980 г. Концепция виртуального офиса появилась у ее основателя, предпринимателя Альфреда Мофирриджа (Alfred Moufarrige). Анализируя затраты своего бизнеса, он пришел к выводу, что наибольшее число расходов его компании составляет именно аренда офисных помещений.
Непосредственно термин "виртуальный офис" ввел в обиход американский журналист Крис Керн (Chris Kern), опубликовав статью с аналогичным названием в журнале авиакомпании Американ Эйрлайнс (American Airlines). Несмотря на то, что статья была посвящена описанию удобства использования ноутбуков в командировках, основной идеей публикации являлась уникальная возможность обратиться к информационным ресурсам конкретной организации из любой точки мира [5].
Одно из первых научных определений понятия "виртуальный офис" - это офисные услуги коллективного пользования, которые включают в себя служебный адрес организации для получения корреспонденции (электронной почты), услуги пересылки электронной почты, виртуальный телефонный номер, прием факса, а также дополнительно услуги обслуживания входящих звонков, услуги секретаря, вебхостинг, аренды переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч и т. п. [17]. Иными словами, данный термин не был напрямую связан с электронными системами обеспечения деятельности предприятия как такового.
С развитием интернет-технологий и усилением процессов глобализации мировой экономики понятие "виртуальный офис" трансформировалось и представляет собой рабочее пространство, целиком и полностью расположенное в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования, в том числе, в сети интернет. Сотрудники организации (компании) могут физически находиться удаленно друг от друга, при этом информационно взаимодействуя с коллегами, и не испытывая особых неудобств и затруднений Виртуальный офис: как организовать эффективную работу компании без затрат на аренду // Коммерческий директор [Электронный ресурс]..
Как же создать виртуальный офис и что для этого потребуется?
Во-первых, для организации виртуального офиса можно воспользоваться одноименной услугой, которую предлагают компании-провайдеры (например, Sococo, Tekmi, Teamlab, Билайн, Ростелеком и т. д.). В этом случае за определенную ежемесячную абонентскую плату заказчику предоставляется уже готовый набор бизнес-приложений, наиболее востребованных практически в любой сфере деятельности. Данный набор приложений (сервисов) поставляется в "облаке" и является одним из наиболее удобных способов реализации рассматриваемой концепции. "Облачные" сервисы - это способ предоставления сетевого доступа в режиме "по требованию" к коллективно используемому набору настраиваемых вычислительных ресурсов (в том числе, к виртуальному офису), которые могут быть предоставлены с минимальными усилиями по управлению и возможностью взаимодействия с поставщиком услуг Глазунов С.Г. Бизнес в облаках. Чем полезны облачные технологии для предпринимателя // Сайт компании "Контур". 2013. 22 февраля [Электронный ресурс]..
Во-вторых, можно создать удаленный офис самостоятельно. В этом случае потребуются:
помещение и техническое оснащение: даже для виртуального офиса понадобится реальное помещение. Именно оттуда будет происходить управление компанией и всеми ее сотрудниками. Само собой разумеется, что такое помещение и сотрудников для работы в нем необходимо обеспечить персональным компьютером, оргтехникой (ксероксом, сканером, принтером), телефоном и т. д.;
разработать современный сайт: в настоящее время продвижение компании или ее продуктов через интернет - наиболее актуальный и эффективный способ;
обеспечение качественного (скоростного) доступа в интернет;
облачная IP-телефония: IP-телефония - один из важных элементов виртуального офиса (конференц-связь, многоканальность, защита данных). С ее помощью организовывается стабильная связь между сотрудниками, обеспечивается качественная коммуникация с клиентами и партнерами Организация дистанционной работы сотрудников. [Электронный ресурс] // Корпоративный университет Сбербанка.;
системы контроля: при работе в виртуальном офисе необходимо контролировать не только выполнение задач сотрудниками, но и их взаимоотношения с клиентами. В этих целях часто выполняют интеграцию CRM-системы (Customer Relationship Management - управление отношениями с клиентами Как организовать виртуальный офис [Электронный ресурс] // Сайт компании "АТС.) с IP-телефонией. Такая интеграция позволяет руководителям ставить задачи, отслеживать их выполнение в режиме реального времени, прослушивать телефонные звонки онлайн или в записи, просматривать историю переписки сотрудника с клиентом или статистику по рабочей активности каждого сотрудника;
стандартные офисные приложения: для эффективной работы виртуального офиса понадобится набор онлайн-приложений. Наиболее популярными из таких приложений в настоящее время являются следующие разработки компанией Google:
приложения для общения и переписки: Gmail, Calendar, Hangouts;
офисные приложения: Docs, Sheets, Forms, Slides, Sites;
приложение для хранения документов: Drive;
средства администрирования: Admin, Vault;
решение юридических вопросов: перед запуском виртуального офиса необходимо убедиться в наличии всех необходимых документов, акцентируя внимание на следующих из них Виртуальный офис: как организовать эффективную работу компании без затрат на аренду // Коммерческий директор [Электронный ресурс].:
лицензия на ведение предпринимательской деятельности;
справки о прохождении различных проверок;
налоговая документация - идентификационный номер.
В течение всего жизненного цикла виртуального офиса необходимо поддержание взаимосвязей между всеми заинтересованными лицами организации. Современные технологии позволяют организовывать такие коммуникации вне зависимости от территориальной локализации сотрудников и партнеров.
Каждая организация при создании виртуального офиса "сталкивается" с вопросом его "наполнения" в зависимости от поставленных целей и специфики деятельности организации (компании). Главным результатом внедрения виртуального офиса является повышение эффективности работы организации, которая основывается на нескольких факторах.
Во-первых, автоматизация бизнес-процессов. Виртуальный офис позволяет сократить расходы на коммуникации при решении широкого круга задач. Использование единой базы данных, доступ к которой возможен на всех этапах жизненного цикла проекта из любой точки мира, позволяет сократить не только финансовые, но и временные ресурсы.
Во-вторых, наличие единой консоли управления и администрирования. Благодаря ей масштабируемость и оперативность управления перестают быть сложной задачей при реализации проекта.
В-третьих, возможность быстрого обновления всех программ в рамках виртуального офиса без дополнительных затрат времени на принятие решений об актуализации внутри каждого подразделения организации.
Также необходимо отметить, что внедрение виртуального офиса финансово выгодно для организации (компании): снижаются эксплуатационные расходы и затраты на приобретение программного обеспечения, сокращаются время и ресурсы на обучение персонала и т. п.
Таким образом, виртуальный офис позволяет сформировать гибкую, динамичную организационную систему для эффективной реализации бизнес-процессов не только в рамках выполняемых проектов, но и бизнеса организации (компании) в целом.
Перевод сотрудников на дистанционный формат работы
Дистанционный формат работы - это "новая реальность, особенный рабочий процесс, осуществляемый вне традиционного места работы, и предполагающий взаимодействие с работодателем посредством телекоммуникационных и информационных технологий" [7, с. 81].
В большинстве стран мира для определения дистанционной работы используется термин - "телеработа" (от греческого tele - "далеко") [19]. Однако официальный термин "телеработа" в России отсутствует [3]. В Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) определяются понятия "надомный труд" и "дистанционный труд".
Предоставление возможности осуществления трудовой деятельности дистанционно является одним из ключевых показателей Государственной программы Российской Федерации "Информационное общество 2011-2020 годы", утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2014 г. № 313.
На уровне Европейского Союза в 2002 г. социальными партнерами было заключено рамочное соглашение о телеработе (дистанционной работе) между Европейской комиссией и европейскими объединениями профсоюзов и работодателей [8, с. 51].
По данным различных исследований, в настоящее время в мире насчитывается более 75 млн телеработников, из них в США - свыше 50 млн, в Европе - более 20 млн и в России - более 3 млн чел., причем имеется устойчивая тенденция постоянного роста их численности [1, с. 6]. Лидерами в этой области являются США, Канада, Финляндия, Дания и Швеция. Например, в Финляндии данные работники составляют примерно треть всего работающего населения [6, с. 157]. Среди известных мировых компаний, активно пропагандирующих принципы дистанционной работы, такие как IBM, DELL, AMERICAN EXPRESS, LOGITECH и др. Одним из мировых гигантов, перешедших на дистанционную занятость, является компания Apple.