Середні та великі заклади, крім своєї безпосередньої діяльності (приготування страв і сервірування столу), часто зобов'язуються організовувати "культурну програму": запрошення музикантів, ведучого вечора, клоунів (для дитячих свят). У разі надання таких послуг вони виступають посередниками. Складання договору-замовлення впорядковує організацію і проведення банкету
Із замовником погоджуються дата обслуговування, кількість учасників, місце проведення, оформлення залу, музичний супровід, надання додаткових послуг, початок і закінчення обслуговування, меню, попередня вартість замовлення та порядок розрахунку.
Крім того, в договір доцільно ввести пункт про відповідальність закладу ресторанного господарства за якість обслуговування і приготування страв, а з боку замовника - про відповідальність за збереження майна закладу та відшкодування можливих збитків (биття посуду, псування скатертин, столового приладдя тощо).
Якщо бенкет передбачається "з розмахом", замовник, як правило, повністю орендує зал. У такому випадку заклад додатково може укласти з ним договір оренди, в якому визначаються її умови (на розсуд сторін), а також вид оплати та порядок її внесенн (у готівковій чи безготівковій формі).
Існує затверджена спеціальна форма первинного обліку - замовлення-рахунок, який водночас є і розрахунковим документом, і документом, за яким з кухні закладу ресторанного господарства здійснюється відпускання готових страв та кулінарних виробів споживачам (учасникам бенкету). Замовлення - рахунок містить також елементи договору, оскільки його попередньо підписують замовник і уповноважений представник закладу. В цьому документі відображають дату та час обслуговування, погоджене меню з переліком страв та їх вартістю, прізвище працівників закладу, відповідальних за проведення бенкету (обслуговуючого персоналу). Після розрахунку замовник і відповідальний за обслуговування підписуються у графі "замовлення виконано повністю". Однак попри те, що замовлення-рахунок частково дублює окремі пункти договору-замовлення (наприклад, у частині погодженого меню, доцільно складати обидва документи). Особливо важливий договір-замовлення у разі виникнення питання про матеріальну відповідальність замовника.
Після з'ясування порядку проведення бенкету встановлюють порядок розрахунку.
За погодженням сторін (закладу ресторанного господарства та замовника) оплата за бенкет може здійснюватися різними способами та у різні строки. Це залежить також від того, ким є замовник - фізичною чи юридичною особою. Такі розрахунки в закладах ресторанного господарства здійснюються із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій.
Замовленням-рахунком передбачено внесення замовником авансового платежу, який є своєрідною гарантією того, що він не змінить рішення і продовжить договірні відносини із закладом щодо організації бенкету. Крім того, за рахунок авансованої суми здійснюється закупівля продуктів для приготування страв і кулінарних виробів.
У разі попередньої оплати свята (бенкету, весілля тощо) кращий спосіб розрахунку замовника із закладом ресторанного господарства - безготівковий платіж (для замовника - юридичної особи) або безпосередньо через касу банку (для будь-якого замовника - і юридичної, і фізичної особи).
Оплату оренди залу також можна
здійснити як через касу банку, так і прийняти готівкою безпосередньо в день
проведення бенкету. При цьому для закладу ресторанного господарства
найбезпечнішим варіантом приймання готівки є реєстрація платежу через
реєстраторів розрахункових операцій (з попереднім програмуванням такої
послуги)[2].
.2 Вимоги до меню
Меню повинно враховувати сезонність (зимово-весняний, весняно-літній, літньо-осінній період), національні смаки, віковий склад тощо.
До складу меню банкету-вечері входять: салат-коктейль із крабів або інших продуктів, воловани из зернистою ікрою осетрових и лососевих риб, сьомга з лимоном і маслинами, шинка, паштет курки, натуральні овочі, гриби, запечені в сметані, філе, морозиво «сюрприз», шампанське, червоне вино, а також вино-горілчані вироби, безалкогольні напої, пиво, тютюнові, іноді - деякі кондитерські вироби [4].
Основні особливості меню 6анкетів (банкет-обід)
Холодні закуски. У холодну пору року передбачаємо асортимент рибних та м'ясних закусок, невелику кількість оброблених овочів або певну кількість парникових овочів. У сезон овочів включаємо рибні та м'ясні холодні закуски, однак у кількісному відношенні перевагу віддаємо свіжим овочам.
Гарячі закуски. Ситну гарячу закуску пропонують тоді, коли на перше буле запропонована легка страва.
Перші страви. Як правило, передбачають не менше двох. Так у холодну пору року це буде один прозорий суп і один заправлений. У теплу пору року можна пропонувати гарячий прозорий суп і холодний заправлений суп. Об'єм подавання не більше 350 мл.
Другі страви. Вибір основного продукту може не залежати від пори року. У холодну пору року додатковий гарнір других рибних тa м'ясних страв містить овочі та фрукти різного оброблення, в теплу пору - сезонні овочі. Других страв може бути декілька. Це з риби, м'яса, овочів і т. д. Зі збільшенням кількості страв, зменшується іх порційна вага.
Солодкі страви. У теплу пору року можна використати для приготування солодких страв ягоди, літні фрукти. Пропонують, як правило, одну солодку страву.
Десерт. Оскільки бенкет-прийом розрахований на обмежений час, різноманітний десерт пропонувати недоцільно, бо це затягує обслуговування. Прикладом такого десерту можуть бути: тістечка - кава, чай, фрукти -кава, чай, кава- коньяк,торт -кава, чай.
Меню банкет - прийому - вечері відрізняється тим, що в нього не включають перших страв. Всі інші особливості аналогічні меню банкет-прийому обідy [5].
Особливості меню новорічного столу. Меню для всіх учасників складається одне, з урахуванням тривалого перебування їх у ресторані (з 23 год. 31 грудня до 4-5 год. 1 січня). В меню включають декілька холодних закусок, які до приходу гостей ставлять на стіл, одну-дві гарячі страви, солодкі страви, фрукти, горіхи, гарячі напої, кондитерські вироби. Передбачається також подавання страв та інших продуктів за замовленням.
Напої підбирають відповідно до страв, в
асортимент обов'язково включають шампанське [2].
.3 Підготовка до проведення бенкету
При прийманні замовлення влаштовувач повідомляє метрдотелю мету бенкету, а відповідно до цього висловлює побажання щодо оформлення залу, музичного супроводу, меню, порядку проведення свята. Приміром, на початку урочистого вечора гостям буде подано аперитив, урочиста вечеря проходитиме в одному залі, десертний стіл може бути накритий в іншому і т. ін.
Відповідно до цих побажань вирішується питання про можливість проведення бенкету в даному підприємстві. Потім організатору заходу пропонують ознайомитис з приміщенням для бенкету, погоджують із ним план розставляння столів, місця почесних гостей.
Важливим етапом підготовки бенкету є упорядкування меню. При його складанні враховують, що загальна маса страв за столом складає 1-1,5 кг на одну персону, вина, шампанського - 0,35 л, коньяку, горілки - 0,15-0,2 л, соків, води - 1 л. Остання позиція влітку може збільшуватися, взимку - зменшуватися.
Відповідно до меню підбирається столовий посуд і набори. Їх кількість залежить від виду бенкету, чисельності офіціантів, які беруть участь в обслуговуванні. Наприклад, при бенкеті за столом із частковим обслуговуванням офіціантами холодні страви і закуски ставлять на стіл до приходу гостей так, щоб кожний міг узяти будь-який виріб самостійно чи за допомогою того, хто сидить поряд. Тому при визначенні місткості багатопорційного посуду враховують кількість секцій, на які поділяють бенкетний стіл відповідно до зон досяжності.
Залежно від виду бенкету визначені нормативи столового посуду і наборів індивідуального користування.
Кількість наборів для розкладання дорівнює кількості багатопорційного посуду.
При підготовці до бенкету використовують білу або кольорову столову білизну, яку підбирають з урахуванням особливостей інтер'єру залу, тематики свята.
Для накриття бенкетних столів використовують прямокутні скатертини розміром 173 х 208 (250) см, 200 х 250 см або бенкетні скатертини завдовжки 5-10 м і завширшки 2 м. Якщо використовують декілька скатертин, то стіл починають накривати з боку, протилежного головному входу, і кладуть їх так, щоб край кожної наступної покривав край попередньої.
Кількість бенкетних скатертин залежить від довжини столів і форми їх розставляння. Якщо всі гості розміщуються за одним столом, то його накривають зі спуском скатертини приблизно на 30 см; якщо почесні гості сидять за одним столом, то його накривають зі спуском скатертини з боку, зверненого до залу, на 5-10 см від підлоги, решту столів накривають, як описано вище.
Кількість серветок визначають, виходячи з нормативу на одну особу і загальної кількості гостей. Враховують також, що серветки використовують для накриття таць. Для офіціантів передбачені ручники. Столову білизну беруть з деяким запасом (приблизно 10 %). Для своєчасного одержання її слід завчасно складати заявку.
Важливим моментом в організації обслуговування учасників бенкету є визначення достатньої кількості офіціантів та інших працівників.
При визначенні кількості офіціантів, які беруть участь у подаванні страв і напоїв, використовують норми обслуговування. Наприклад, при організації бенкету за столом із частковим обслуговуванням офіціантами один офіціант може обслужити 9-12 осіб. Якщо під час бенкету застосовується комбінована форма обслуговування, тобто поряд із подаванням страв і напоїв на стіл значну частину з них подають в обнос, то на одного офіціанта припадає 15-20 гостей.
Напередодні бенкету метрдотель проводить інструктаж офіціантів, під час якого повідомляє, хто і на честь кого або якої події влаштовує бенкет, ознайомлює з планом розставляння столів, кількістю гостей за кожним із них і планом їх розміщення, повідомляє меню страв і напоїв, особливості сервірування бенкетного столу [2].
Особливості розміщення столів і прикрас у новорічний вечір. У цей вечір зал ресторану повинен виглядати світково і урочисто. У ньомy встановлюють ялинку, прикрашену іграшками та електричними гірляндами, передбачають світлові ефекти, зал прикрашають різними гірляндами, ялинковими композиціями тощо.
Як правило, оргнізовують розважальну
програму, вартість якої може входити в оплату стола, новорічну лотерею,
виграшами якої можуть бути кондитерські та кулінарні вироби.
На
кожен стіл ставлять квиток, в якому вказується номер
столу. Столи розраховані на 4-12 персон.
2.4 Вибір форми та розміщення
банкетних столів
Столи розміщують з урахуванням кількості учасників бенкету, виду бенкету, конфігурації залу. При проведенні банкету за столом норма площі на одну людину складає 1,5-2 м.
Залежно від кількості запрошених розрізняють зосереджену і розосереджену форму розміщення гостей за бенкетними столами.
При зосередженій формі гостей розміщують за загальним столом, форма якого, залежно від конфігурації залу, може бути круглою, квадратною, прямокутною або Т-, П-, Ш-видною; при розосередженій - за кількома столами.
При розосередженій формі розміщення гостей прохід між головним столом і перпендикулярними йому столами, а також між торцями столів складає 1-1,5 м. При розставлянні столів варто враховувати те, що жодний із учасників бенкету не повинен сидіти спиною до почесних гостей. Ширина бенкетних столів має складати 1,2-1,5 м, іноді навіть до 2 м; якщо стіл для почесних гостей сервірують з одного боку, ширина його не повинна бути менше 70 см.
У бенкетному залі спочатку розставляють столи, а потім на деякій відстані від них стільці, крісла чи напівкрісла. Біля стін, колон, у кутах залу, де організовується бенкет, чи в суміжному з ним приміщенні ставлять підсобні столи або серванти для запасних предметів сервірування та напоїв. Зазвичай один підсобний стіл або сервант розрахований для обслуговування 10-15 осіб.
Довжина столів визначається з урахуванням
кількості гостей і рекомендованої довжини стола на одну персону: при бенкеті за
столом для почесних гостей - 0,7-0,8 м, інших - 0,6 м [2].
.5 Особливості сервірування
столів
За одну - дві години до відкриття залу приступають до сервірування столів.
Сервірування столів у ресторанах здійснюють наступним способом. Офіціанти заносять до залу добре відпрасовані скатертини і кладуть їх на кожний стіл. Потім скатертину, складену вчетверо, розгортають так, щоб у запрасованому вигляді розгорнути її уздовж столу. Офіціант бере двома руками край скатертини, що знаходиться між зовнішньою крайкою (прилягаючою до столу) і середньою запрасованою лінією, струшує її, викидаючи руки вперед, потім опускає середню лінію, ретельно натягуючи скатертину на кришку столу. Скатертина має звисати з усіх боків столу приблизно на 25-35 см так, щоб край її досягав поверхні сидінь стільців або крісел, але не нижче.
Столи в ресторані можуть мати суконні чохли, які щільно прилягають до поверхні стільниці (кришки столу), що сприяє уникненню бою скляного посуду. На поверхню стільниці кладуть скатертину одного кольору, а до неї кріплять "юбку" - призбирану тканину іншого кольору. Для кріплення "юбки" можна скористатися спеціальними "кліпсами", які насаджують на стільницю вздовж краю столу. На зовнішньому боці кліпси є липучка, до якої прилипає тканина, з якої виготовлена "юбка".
При сервіруванні стіл будь-якої форми поділяють по периметру на рівні частини довжиною 60-80 см, розраховані на одне місце.
Навколо столу розставляють стільці або крісла. Щоб забезпечити вільне переміщення відвідувачів, стільці (крісла) можна відсунути приблизно на півметра від краю столу.
Сервірування посудом і наборами починають з мілких столових (підставних) або закусочних тарілок, ставлячи точно напроти стільця. Емблема закладу має бути на верхньому краї тарілки (посередині). Відстань від краю стільниці до краю тарілки - 2 см.
При бенкетному сервіруванні закусочну тарілку ставлять на підставну, між якими можна покласти серветку.
З обох боків від мілкої і закусочної тарілок розміщують столові набори в такій послідовності: справа - лезом до тарілки ножі (столовий, рибний, закусочний), зліва - виделки зубцями догори (столова, рибна, закусочна). Кінці ручок мають знаходитися не менше ніж за 2 см від краю столу. Столові набори можна розмістити і компактніше: справа і зліва столові та рибні ножі й виделки, закусочний ніж і виделку при цьому покласти на закусочну тарілку в серветку. Ложку кладуть справа заглибленням догори між закусочним і рибним (столовим) ножем або після них, якщо закусочні набори вкладають у серветку. Зліва, на відстані 5-10 см від краю мілкої, ставлять пиріжкову тарілку.
Ніж для масла кладуть на край пиріжкової тарілки. Розміщення десертних наборів залежить від розташування скляного посуду. Якщо фужер і стакан для соків ставлять за мілкою тарілкою, то десертні набори розміщують справа над ножами. Якщо фужер зміщений вправо, то десертні набори кладуть за мілкою тарілкою, частіше паралельно краю столу: ніж і ложку ручкою вправо, виделку - ручкою вліво. Три десертних набори можна викласти віялом: паралельно краю столу - ніж ручкою вправо, на лезо його кладуть виделку зубцями догори, ручкою вправо до середини столу, потім ложку заглибленням догори, ручкою вправо до краю столу. Кількість десертних наборів залежить від асортименту десертних страв.