. Копіювальні машини, що забезпечують двостороннє копіювання в будь-яких обсягах на звичайному папері, а також можливе кольорове копіювання, у тому числі на діапозитивах (з можливою продуктивністю до 130 копій на хвилину.
. Засоби для автоматизації введення архівних документів і пошуку інформації (засоби збереження, архівування та швидкого пошуку необхідної інформації у великих обсягах: диски, флешки та інші засоби).
. Засоби для обміну інформацією всередині установи і між установами (широке застосування „електронної пошти” та корпоративної мережі, що сприяє швидкому обміну інформацією як між співробітниками, так і між керівництвом, що підвищує можливість швидкого реагування на управлінські запити).
. Відеоінформаційні системи (можуть існувати у 2-х видах):
а) телетекст (працює в одному напряму: від джерела інформації до споживача шляхом відтворення її на екрані);
б) відеотекст (функціонує в оперативному режимі, коли абонент працює в активному діалозі з комп’ютером).
. Локальні комп’ютерні мережі (забезпечують електронний обмін інформацією та доступ до центральних баз даних, а також колективне використання наявного в організації периферійного обладнання).
. Інтегрована мережа установи
(автоматизує основну діяльність в установі та охоплює усі категорії службовців
- від технічного виконавця до керівника). Автоматизована система робочих місць
багато в чому залежать від конкретних функцій різних категорій управлінського
персоналу і виконує наступні функції: обробка даних і текстів, передача
інформації, автоматизований введення інформації в архів, надання допомоги
керівнику в ухваленні рішень.
Висновок
Працездатність кожного державного службовця залежить не тільки від правильно організованого трудового процесу, від внутрішніх відносин в колективі, але і від того, як організоване приміщення в цілому і робоче місце даного службовця.
Позитивні умови праці сприяють духовному і фізичному розвитку людей, творчості, росту продуктивності праці. Несприятливі ж викликають перенапругу, перевтому, професійні захворювання, нещасні випадки, знижують якість і результативність діяльності організації, призводять до росту витрат, а отже, - до економічних збитків. Дійсно, якщо службовці сидять у тісній, задушливій кімнаті, якщо в них старі, погано пристосовані меблі і важко зосередитись, кілька людей говорять по телефону, а хтось проводить мікронараду в тій же кімнаті, користі від праці буде мало.
Дотримуючи вимоги ергономіки і
приділяючи належну увагу комфорту робочих місць, легко перетворити робочі
приміщення, кабінети на місце, приємне для кожного працівника, - свого роду
другий будинок, куди службовець приходитиме не тільки за зарплатою, але і в
передчутті нової цікавої роботи. А позитивний настрій - це нові ідеї,
творчість, ентузіазм, запас сил і енергії, що будуть спрямовуються на основну
діяльність людини. Мабуть, це і є найміцніша основа успіху установи чи
організації будь-якого типу.
2. Загальноприйняті правила
оформлення службових листів
.1 Загальні поняття про службові
листи
Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.
За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
листи-прохання;
листи-звернення;
листи-пропозиції;
листи-запити;
листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
листи-попередження;
листи-нагадування;
листи-підтвердження;
листи-відмови;
супровідні листи;
гарантійні листи;
листи-повідомлення;
рекомендаційний лист.
За кількістю адресатів розрізняють
звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу
однієї інстанції, циркулярний лист - низці установ, колективний лист - на одну
адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
.2 Вимоги до тексту листів
Вимоги щодо оформлення службових листів визначені Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіці Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 року № 1242.
Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській машині або пишуть на спеціальному бланку листа лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах (формату А4 або А5). Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий - не менш як 30 мм; правий - 10 мм; верхній і нижній - 20 мм.
У листах, оформлених на двох та більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають із другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.
Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.
Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.
В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: “Шановний Іване Васильовичу!”, “Шановний пане!”, “Шановні панове!”.
Продовжують більшість листів такими
словами: “У зв’язку з...”, “Відповідно до...”, “Як відомо...”, “Прошу...”.
.3 Правила етикету під час ділового
листування
Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:
Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний (ім’я та по батькові)!
Шановний пане/пані…(ім’я, ім’я й прізвище)!
Шановні панове!
Шановні колеги!
Вельмишановний добродію!
Високошановний пане…!
У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:
Високоповажний міністре!
Вельмишановний (високоповажний) професоре!
Шановний директоре!
В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка є ненормативною: Шановний директор!
Дуже важливо ретельно обмірковувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому рядку буде доречним ввічливо висловити вдячність.
Висловлюємо свою найщирішу вдячність за…
Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо…
Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за…
Цей лист - вияв нашої вдячності за…
У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:
Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді…
Офіційно підтверджуємо свою згоду на…
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:
У відповідь на Ваш лист від (дата)…
Відповідаючи на Ваш запит від (дата)…
Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо…
До інвесторів, керівників установ, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:
Будь ласка, повідомте нас про…
Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у…
Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту…
Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося…
Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку…
Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю…
У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав’язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:
Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про…
Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали…
Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:
Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено…
Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду…
До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:
Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги…
На жаль, ми не можемо задовольнити Ваше прохання…
У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:
Повідомляємо Вас…
Хочемо повідомити про те, що …
Цим листом повідомляємо, що…
Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» - найуживаніше слово кожної ділової людини:
Дякуємо за допомогу…
Ще раз дякую за виявлену мені честь…
Висловлюємо ще раз вдячність…
Наприкінці листа можна висловити сподівання:
Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.
Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.
Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.
Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:
З повагою
З повагою і найкращими побажаннями
Зі щирою повагою (пошаною)
Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит «Підпис».
Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, адже навіть незначне недотримання правил призведе до створення його змісту, зміни тону.
Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникло потреби складати лист більше ніж двічі.
Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, тоді вся запропонована інформація буде доречною. Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.
Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.
Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.
Не слід відповідати на листа
нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержаних прикрих, вражаючих відомостей.
Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й
лише потім викладайте думки на папері.
Висновок
Складання службових листів - важкий і складний процес, який займає багато часу державних службовців. Раціоналізувавши цей процес, можна добитися економії часу, підвищити загальну культуру документування і управлінської праці.
Звичайно, в кожній організації складаються якісь свої традиції в оформленні документів, але при цьому слід добиватися, щоб при всіх розходженнях документ відповідав всім вимогам чинного законодавства щодо складання службових листів та був чітким, конкретним, доказовим, об'єктивним, написаним з дотриманням правил стилістики і гарно оформленим, а його зміст відповідало вимогам ділової ввічливості.
Важливим моментом при складанні службових листів є дотримання правил етикету під час ділового листування. Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися певних правил: документи повинні бути достовірними, доказовими, об'єктивними, переконливими, з дотриманням точності у відборі фактів, оцінки ситуації.
Службові листи так би мовити відображають обличчя організації, працюють на її імідж, тому правильне застосування всіх норм щодо оформлення службової документації є запорукою успіху діяльності всієї організації.
. Ситуаційне завдання № 2
Робоча група центрального органу виконавчої влади (міської державної адміністрації) взяла участь у засіданні круглого столу з обміну досвідом щодо впровадження інформаційних технологій в органах державної влади.
Учасникам наради було продемонстровано роботу телекомунікаційного центру державного органу, обладнання робочих місць працівників, а також презентовано досвід впровадження та результати реалізації програми «Електронне міністерство».
Вам доручено підготувати перелік необхідних документів для організації впровадження презентованого досвіду роботи та проект доручень керівника органу державної влади структурним підрозділам щодо заходів з реалізації програми інформатизації державного органу.
Відповідь.
Впровадження програми інформатизації є складним процесом, що потребує значних матеріальних, інтелектуальних та фінансових ресурсів та вимагає вирішення комплексу, правових, організаційних і технологічних проблем.
По-перше слід розробити нормативну базу щодо впровадження зазначеної програми:
Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про формування та виконання регіональної програми і проекту інформатизації»;
Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про затвердження Положення про обласний реєстр електронних інформаційних ресурсів»;
Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про затвердження Концепції формування системи обласних електронних інформаційних ресурсів»;
Розпорядження голови Луганської державної адміністрації «Про затвердження заходів і реалізації Концепції формування системи обласних електронних інформаційних ресурсів»;