Материал: Організація діяльності державних службовців

Організація діяльності державних службовців

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

СХІДНОУКРАЇНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМЕНІ ВОЛОДИМИРА ДАЛЯ

МАГІСТРАТУРА ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

Дисципліна: «Організація діяльності державних службовців»

Викладач доц. Соловей М.М.

Луганськ 2014 р.

Зміст

Вступ

. Організація обслуговування робочого місця

.1 Засади організації робочого місця та праці державного службовця

.2 Планування та обслуговування робочого місця державного службовця

.3 Основи раціонального обслуговування робочого місця державного службовця

Висновок

. Загальноприйняті правила оформлення службових листів

.1 Загальні поняття про службові листи

.2 Вимоги до тексту листів

.3 Правила етикету під час ділового листування

Висновок

. Ситуаційне завдання № 2

. Ситуаційне завдання № 11

. Ситуаційне завдання № 21

Загальні висновки

Список використаних джерел

Вступ

державний службовець організація праця

Організація діяльності державного службовця включає загальні основи теорії, законодавчої та нормативно-методологічної бази і практики державного управління, організації діяльності відповідних органів у складі державної служби та організації і регулювання діяльності державних службовців.

Оскільки кожен державний службовець виконує завдання і функції держави, то він повинен знати:

систему законодавчих і нормативних актів щодо організації його роботи та роботи державних установ, які забезпечують організацію діяльності державного службовця, методологію комплексного підходу до ефективної діяльності державного службовця;

мотивацію праці держслужбовця, оцінювання і стимулювання його діяльності; основні ймовірні шляхи прийняття ефективних управлінських рішень;

основні положення документаційного забезпечення управління;

формування, ведення та оформлення діловодства; планування роботи; організації робочого місця; організації та ведення контролю.

У даній роботі відображені питання організація обслуговування робочого місця державного службовця (засади організації робочого місця та праці державного службовця, планування та обслуговування його робочого місця та основи раціонального обслуговування його робочого місця); загальноприйняті правила оформлення службових листів (загальні поняття про службові листи, вимоги до тексту листів та правила етикету під час ділового листування).

Також у роботі розв’язані 3 ситуатаційні завдання та запропоновані проекти документів на виконання зазначених завдань.

1. Організація обслуговування робочого місця

.1 Засади організації робочого місця та праці державного службовця

Робоче місце є первинною ланкою організаційної структури кожної установи, а процес праці - це завжди сукупність визначених дій працівника на цьому місці. Безсумнівним є той факт, що продуктивність праці прямо пропорційно залежить від організації того місця, де виконується дана робота.

Ефективність діяльності державного службовців значною мірою залежить від того, наскільки організоване їх робоче місце, настільки відповідає воно їх посадовим обов’язкам та вимогам сучасних інформаційних технологій, рівню посади, наявності чи відсутності підлеглих, складу та змісту виконуваних посадових обов’язків і функцій.

Організація робочого місця - сукупність заходів щодо обладнання робочого місця засобами і предметами праці і їх розміщення у визначеному порядку. Організація робочого місця державного службовця є важливою складовою організації праці. Раціональна організація робочих місць має своєю метою створення умов для високопродуктивної праці, якісного виконання посадових обов'язків і забезпечення найкращих комфортних умов праці для державних службовців.

Організація робочого місця являє собою складний процес. Схематично його можна зобразити так:

Важливою складовою робочого місця є його оснащення, що є сукупністю розміщеного тут основного й допоміжного устаткування, технологічного та організаційного оснащення. Типовими основними видами оснащення робочого місця є такі:

основне технологічне обладнання, призначене для виконання основної роботи на даному робочому місці;

допоміжне обладнання, устаткування;

технологічне оснащення - робочі та вимірювальні інструменти, пристосування, запасні частини, канцелярське приладдя та ін.;

робоча документація і спеціальна література - інструкції, технологічні карти, довідники, посібники;

організаційне оснащення - робочі меблі, столи, стільці, шафи стелажі, інші засоби та пристосування для розміщення технологічного оснащення;

засоби безпеки - огорожі, засоби індивідуального захисту, протипожежної безпеки, вентиляції та ін.;

засоби освітлення, зв'язку та сигналізації;

господарські засоби.

Засоби оснащення поділяють на постійні та тимчасові. Постійні засоби оснащення є на робочому місці завжди, незалежно від виду та характеру робіт. Тимчасові, на відміну від постійних, надаються робочому місцю для проведення одноразових або випадкових робіт.

Організація робочого місця повинна відповідати вимогам сучасних інформаційних технологій. Це питання вирішується шляхом створення автоматизованого робочого місця у вигляді системи методичних, технічних, програмних засобів з використанням комп’ютерів останніх поколінь. Головне призначення автоматизації - гнучкість функцій користувача в реальному вимірі часу. Завдяки їй державний службовець має завжди під рукою доступ до великої кількості довідкової, статистичної, оперативної інформації, швидко обробляє документи, друкує тексти, обмінюється інформацією з іншими відділами та установами, користується електронною поштою тощо.

.2 Планування та обслуговування робочого місця державного службовця

Найважливішим елементом організації робочого місця є його планування, тобто оптимальне розташування в межах робочого місця устаткування, оснащення, меблів, світильників, матеріалів та інших засобів, необхідних для виконання роботи. Планування передбачає доцільне просторове розміщення у горизонтальній і вертикальній площині засобів виробництва, необхідних для здійснення трудового процесу.

Раціональне планування робочого місця - основа ефективних методів і прийомів праці, бо виключає або зводить до мінімуму зайві й нераціональні рухи робітника, економить його енергію. Основою планування робочих місць слугують схеми розміщення співробітників, меблів і технічних засобів у приміщенні. Планування робочих місць здійснюється виходячи з площі приміщень, числа співробітників, нормативу площ на 1 співробітника, проектованих меблів і устаткування. Загальна і корисна площі будинку, а також планування кімнат визначається по робочих кресленнях будинку, число співробітників визначається штатним розкладом підприємства.

До проектування робочих місць на практиці пред’являються визначені вимоги, що частково можуть бути виражені в кількісних показниках - нормах і нормативах, а частково піддаються лише якісному опису. У процесі планування робочого місця має неабияке значення розроблення проекту організації робочого місця, який включає наступні розділи:

Зміст праці (що і за допомогою чого робиться).

Технологічні, інформаційні й інші зв’язки.

Ескіз розміщення устаткування.

Забезпечення необхідними ресурсами.

Господарське і технічне обслуговування.

Кваліфікаційні й освітні вимоги до працівника.

Внутрішнє планування робочого місця має забезпечувати:

зручність робочої пози службовця;

мінімізацію витрат робочого часу на виконання закріплених посадових обов’язків;

зручність зберігання і пошуку документів та іншої інформації;

безпеку праці;

зручність роботи з відвідувачами.

Серйозні вимоги до організації робочих місць на науковій основі вимагають значних витрат від установ на проведення відповідних психофізіологічних, ергономічних досліджень, чого багато організацій не може собі дозволити через брак коштів.

Організація робочого місця як процес формування виробничого середовища для працівника триває обмежений час, після чого робоче місце починає функціонувати на створеній матеріально-технічній базі. Обслуговування робочого місця як процес задоволення його поточних потреб повторюється щоденно, тому воно має бути під постійним контролем з боку керівництва.

Весь комплекс обслуговування робочого місця державного службовця з деякою мірою умовності можна звести до виконання чотирьох груп функцій.

. Планово-розподільча група функцій включає:

організацію поділу й кооперування праці службовців;

планування діяльності службовців, видачу їм разових завдань і доручень;

приймання виконаної роботи й оцінювання її якості;

організацію матеріального і морального стимулювання праці;

періодичну атестацію.

Планово-розподільчі функції здійснюють переважно керівники структурних підрозділів.

.        Група функцій інформаційного забезпечення передбачає:

своєчасне і повне надходження виробничої, статистичної, правової, науково-технічної, соціологічної, політичної, метеорологічної та іншої інформації (залежно від сфери діяльності органу управління та займаної державним службовцем посади);

бібліотечне й архівне обслуговування;

інструктування і консультування;

забезпечення комп’ютерними програмами;

підготовку і проведення методичних нарад;

навчання на робочому місці.

Цей комплекс обслуговування забезпечують керівники підрозділів, функціональні служби, бібліотека, архів; у реалізації даної групи функцій беруть участь фахівці, залучаються зовнішні організації. Для інтелектуальної діяльності державного службовця якісне інформаційне забезпечення має неоціненне значення. У цій справі не може бути другорядних завдань, усе має свою вагу, тому будь-яке нехтування своєчасністю і якістю інформаційного обслуговування, намагання заощадити кошти може призвести до вкрай негативних наслідків.

.        Група функцій матеріально-технічного забезпечення зводиться до планомірного постачання робочих місць службовців засобами праці:       

папером;

канцтоварами;

теками;

записниками;

календарями;

витратними матеріалами до технічних засобів.

Норми витрат матеріалів і спеціалізовані заявки складають керівники підрозділів за участі відповідних фахівців. Реалізацію заявок забезпечує господарський відділ.

.        Група функцій забезпечення сприятливих умов праці включає такі види обслуговування:

підтримання сприятливих санітарно-гігієнічних умов праці (опалювання приміщень, освітлення, кондиціонування повітря);

ремонт і утримання в чистоті службових і допоміжних приміщень;

організацію раціонального режиму праці й відпочинку;

організацію харчування;

медичне обслуговування;

запобігання конфліктам, підтримання хорошого соціально-психологічного клімату в колективі.

Ці функції забезпечують керівники підрозділів, господарський відділ, служба громадського харчування, медико-санітарна служба.

.3 Основи раціонального обслуговування робочого місця державного службовця

Удосконалення організації робочих місць пов’язане з раціональними параметрами його обслуговування, яке включає такі технічні характеристики:

вибір і компонування меблів та устаткування з урахуванням антропометричних показників;

забезпечення зручного місця роботи працівника, що створює умови для меншої стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи рухів;

обладнання робочого місця відповідною оргтехнікою і засобами механізації;

раціональне планування робочого часу;

створення сприятливих санітарно-гігієнічних і естетичних умов праці.

Для забезпечення оперативності у роботі окремих категорій працівників необхідно мати на робочих місцях такі довідкові матеріали:

тлумачний словник термінів відповідної галузі;

довідники з чинного законодавства;

орфографічний словник;

довідкові книжки з адресами та телефонами працівників, діяльність яких пов’язана з цією установою;

карткові покажчики до збірників постанов та розпоряджень уряду, наказів органу виконавчої влади тощо;

фахову літературу;

періодичні видання з напряму діяльності;

сучасну літературу з питань економіки та науково-технічної інформації;

навчально-методичну літературу із сучасних форм і методів аналізу соціально-економічної ситуації;

нормативно-правову базу (електронна форма);

оргтехніку та канцелярські товари, папір тощо.

За родом своєї діяльності державний службовець повинен мати окреме приміщення, оснащене меблями та оргтехнікою, необхідними для керівництва всіма видами діяльності установи. На робочому місці керівника рекомендується мати такі документи:

оперативні відомості про роботу установи за поточний період;

матеріали про збереження власності підприємства і трудову дисципліну;

план організаційно-технічних заходів;

штатний розклад;

графік роботи підрядних організацій;

положення про пропускний режим;

папку для доповідних записок начальників служб і відділів;

карту-схему розташування будівель та споруд установи;

підсумки щодо діяльності за попередній рік;

телефонний довідник (міський і внутрішній);

протоколи виробничих нарад.

Робоче місце держслужбовця повинно бути оснащено комп’ютерною технікою, технічними засобами автоматизації інформаційно-управлінської діяльності. Повна інтегрована автоматизація держаної служби припускає охоплення наступних інформаційно-управлінських процесів: зв’язок, збір, збереження і доступ до інформації, її аналіз, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і вирішення спеціальних завдань. Структурні підрозділи повинні бути забезпечені факсом, ксероксом, телефонним та електронним зв’язком.

До складу сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності можуть бути віднесені:

. Персональні комп’ютери (для електронної обробки інформації, електронної пошти, що забезпечує обмін офіційною діловою кореспонденцією з іншими установами, доступ до загальних баз даних і знань, вирішення індивідуальних науково-технічних завдань).

. Електронні друкарські машинки (у комплексі з мікропроцесорами, пам’яттю та іншими електронними блоками вони забезпечують: набір знаків більше 96, швидкість до 20 знаків в секунду, можливість підключення телевізійного монітора до машинки).

. Текстооброблювльні системи (проблемно-орієнтовані комп’ютерні системи, що мають великі функціональні можливості). До їхнього складу входять автономні (однотермінальні) системи; системи колективного користування (багатотермінальні) до 1000 робочих місць; комп’ютери з текстоутворювальним програмним забезпеченням.