Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникации со своим внешним окружением. С потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного образа организации на местном, общенациональном, и международных уровнях. В отношениях с государством организации создают разнообразные письменные отчеты. Обсуждения, собрания, переговоры, записки, отчеты циркулирующие внутри организации, часто является реакцией на возможности или проблемы создаваемые внешней средой.
Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между 2мя или более людьми. Основная цель процесса- обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена.
В процессе обмена информацией выделяют 4 базовых элемента:
· отправитель- лицо. Генерирующее идеи или собирающее информацию и 'Предающие её
· сообщение- информация, закодированная символами
· канал- средство передачи информации
· получатель- лицо, которому предназначена информация и который интерпретирует её.
Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:
Отправитель - человек (или группа), желающий сообщить информацию;
Сообщение - информация, смысл и идея, которые хочет передать отправитель;
Канал - способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.;
Код - система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать слова, произнесеннь вслух, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.;
Контекст - внешняя среда, обстановка, ситуация, наполнение индивидуально различимыми смыслами и ассоциациями;
Получатель - человек (или группа), до которого отправитель хочет донести свое сообщение;
Шумы (помехи) - все. что искажает смысл сообщения;
Обратная связь - реакция (отклик) получателя на воспринятое щ послание.
Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:
· формирование сообщения отправителем - формулирование идеи осознание необходимости передать сообщение;
· выбор канала связи и отображение сообщения с помощью систем, кодов;
· передача закодированного сооощения отправителем;
· восприятие закодированного сообщения получателем;
· расшифровка кода и формулирование идеи сообщения;
· реакция на воспринятое сообщение.
Эффективные коммуникации - обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений доводит до сотрудников принятые решения.
Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением|, что коммуникации - главное препятствие на пути достижения целей организации. Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в забвении факта, что коммуникация - это обмен. В ходе обмена обе стороны играют активную роль: недостаточно лишь передать информацию - необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее. Различают межличностные и организационные коммуникации. Если проблемы межличностных коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контексте передачи сообщения, то основным фокусом организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений.
Виды коммуникаций:
· Коммуникации по нисходящей (руководитель-подчиненные)
Это наиболее очевидный вид организационных коммуникаций. Коммуникации между руководителем и подчиненными связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела: с обсуждением проблем эффективности работы, достижение признания и вознаграждения с целью мотивации, совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
· Коммуникации по восходящей ( снизу вверх )
Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства организации о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по исходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.
· Горизонтальные коммуникации (между подразделениями)
В дополнение к обмену информацией по вертикали (нисходящие или восходящие) организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные руппы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании отношений сотрудничества между работниками организации. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации
· Коммуникации между руководителем и рабочей группой
В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой, коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.
· Неформальные коммуникации
Организации состоят из формальных и неформальных компонентов, канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами».
Поскольку по каналам слухов информация
передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители
пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной
информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам
репутация и информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее
исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального
сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.
13. Управленческие решения: понятие, их место в
менеджменте и связь с основными функциями. Классификация управленческих
решений. Процесс принятия управленческого решения
Хотя понятия "менеджмент" и "управление" близки по значению, однако термин "управление" намного шире, поскольку применяется к различным видам человеческой деятельности, к сферам и органам управления. Менеджмент - это особый тип управления организацией в рыночной системе хозяйствования.
Менеджмент включает пять функций: планирование, организация, мотивация, координация и контроль. Выполнение функций менеджмента предполагает затраты времени и ресурсов. Ограниченность ресурсов требует эффективного их распределения и использования с учетом взаимозависимости и взаимосвязанности функций управления. Именно поэтому все проблемы управления рассматриваются через призму управленческих процессов, т. е. последовательности действий по преобразованию ресурсов в результаты.
Решение - это выбор альтернативы. Любому поступку индивида предшествует принятое решение. При этом решения, принимаемые в частной жизни отличаются от управленческих решений: целями; последствиями; разделением труда; профессионализмом.
Управленческое решение - это выбор альтернативы, осуществляющаяся руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленная на достижение цели организации (выбор самой лучшей т.е. результативной альтернативы)
Результативное решение - это то, которое минимизирует или максимизирует ряд факторов.
Лицо, принимающее решение сталкивается с тремя условиями:
Определённость; Риск; Неопределённость.
Классификация управленческих решений:
1. По степени повторяемости проблемы: а) традиционные; б) нетипичные.
. По значимости цели:
а) Стратегические - определяют основные направления развития организации;
б) Тактические- определяют пути продвижения по этим направлениям;
в) Оперативные- направлены на решение первоочерёдных сиюминутных задач.
. По длительности реализации:
а) долгосрочные (свыше 5 лет);
б) среднесрочные (от 1-5 лет);
в) краткосрочные (до 1 года).
. По форме принятия решения:
а) единоличные;
б) коллегиальные (группа специалистов);
в) коллективные.
. По степени обязательности исполнения:
а) директивные (обязательные);
б) рекомендательные;
в) ориентирующие.
. По подходам принятия:
а) интуитивные - основаны только на ощущении их правильности;
б) адаптационные - основаны на знаниях, здравом смысле и опыте;
в) рациональные - основаны на объективном анализе условий, которые имеют и будут иметь место в будущем.
Никогда не бывает абсолютно рациональных решений. Рациональность всегда ограничена след. факторами: 1. люди имеют не полную и не точную информацию 2. При принятии решения люди стремятся скорее к удовлетворенности, чем к рациональности.
Процесс принятия управленческого решения:
Процесс принятия решения - это циклическая последовательность действий субъекта управления направленных на разрешение проблем организации и заключается в анализе ситуации, генерировании альтернатив, принятии решения и организации его выполнения.
. Анализ ситуации → 2. Идентификация
проблем → 3. Определение критериев выбора → 4. Разработка
альтернатив → 5. Выбор наилучшей альтернативы → 6. Согласование
решения → 7. Управление реализацией→ 8. Контроль и оценка
результатов.→ 1.
. Принципы статической и динамической
организаций
Организация рассматривается как социальная система, которая реализует себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний. Организация как любая материальная система проходит все этапы жизненного цикла или их часть. Этапы можно объединить в две группы.
Статическая группа включает: порог нечувствительности и ликвидации. Организацию, находящуюся в этой группе, называют статической. В такой организации внутренние и внешние отношения рассматриваются в отрыве от их развития.
Динамическая группа включает: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Организацию, находящуюся в данной группе, называют динамической. В такой организации преобладают координирующие действия.
Принципы статической и динамической организации.
Принципы приоритета:
принцип приоритета цели: в системе «цель - задача - функция» наивысший приоритет имеет цель, затем задача и далее функция;
принцип приоритета функций над структурой при создании организаций: создание новых организаций осуществляется для реализации определенного набора целей. Каждая цель реализуется набором задач, которые группируются по общности, и для этих групп формируется набор функций;
принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях: в реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются;
принцип приоритета субъекта управления над объектом при создании структурного подразделения: при создании организации собственник должен подбирать под себя персонал, выпускаемую продукцию, местоположение организаций;
принцип приоритета объекта управления над субъектом: руководители и главные специалисты должны подбираться под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости.
Принципы соответствия:
принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач;
принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных. Не допускается ситуация, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя;
принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Увеличение эффективности всегда связано с увеличением качества изделий, а это, в свою очередь, приводит к увеличению затрат;
принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам;
принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания;
принцип синхронизации: среди производственных и
информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр
синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений.
. Индивидуальное и коллективное принятие
решений, преимущества и недостатки
В управленческой практике к принятию решений сложились два основных подхода: индивидуальный и групповой
В рамках индивидуального подхода большая часть решений в организации принимается в высшем звене управления и, как правило, одним или небольшой группой менеджеров, т.е. при централизованном подходе акцент стараются делать на то, чтобы решения принимались высшим звеном управления.
Управленческая практика свидетельствует о том, что при принятии и реализации решений определенная часть руководителей использует неформальные методы, которые основаны на аналитических способностях лиц, принимающих эти решения. Это совокупность логических приемов и методики выбора оптимальных решений руководителем, теоретическое сравнение альтернатив с учетом накопленного опыта. Неформальные методы базируются в основном на интуиции менеджера. Их преимущество в том, что они принимаются оперативно; недостатком же является то, что неформальные методы не гарантируют от выбора ошибочных (неэффективных) решений, поскольку интуиция может иногда подвести менеджера.
Выделяют следующие разновидности личностных решений:
) Решение уравновешенного типа.- Свойственны людям, которые приступают к проблеме с уже сформулированной исходной идеей, возникшей в результате предварительного анализа условий и требований к задачам. Уравновешенность проявляется в том, что выдвижение гипотез и их проверка одинаково привлекают внимание человека.
) Импульсивное решение.-Характерно для людей, у которых процесс построения гипотез резко преобладает над действием по их проверке и уточнению. Такой человек легко генерирует идеи, но мало заботиться об их оценке.
) Инертные решения.-Результат очень неуверенного и осторожного поиска. Уточнение гипотез происходит очень медленно. Оценки сверх критичны. Каждый свой шаг человек проверяет неоднократно, поэтому процесс принятия решения растянут во времени.
) Рискованные решения-Напоминают импульсивные, но в отличие от них не перескакивают через этап обоснования гипотезы. Но в оценке приходят лишь после того, как обнаружена какая-то несообразность. В итоге хоть и с опозданием элементы построения гипотез и их проверки уравновешиваются.
) Решение осторожного типа.-арактеризуется особой тщательностью проверки гипотез с критичностью. Прежде чем перейти к выводу человек проводит множество подготовительных действий. Таким решениям присуща утверждающая оценка.