Материал: Ивличев П.С. Практикум по информационным технологиям. Ч. 5. Проектирование баз данных

26

27

Часть 2. Организация запросов к базе данных. Обновление и удаление записей

Запросы в Access предназначены, как правило, для выборки данных из таблиц. Существуют следующие основные типы запросов, поддерживаемых Мастером запросов:

−Простой запрос.

−Перекрестный запрос.

−Повторяющиеся записи.

−Записи без подчиненных.

Кроме этого, существует еще Конструктор запросов, который позволяет добавлять условия отбора, команды языка SQL и существенно расширить функциональность этого элемента Access. Конструктор запросов позволяет создавать запросы, которые направлены на удаление записей из таблиц, обновление записей в таблицах, добавление записей в существующие таблицы.

Задание 12. Простой запрос Простой запрос предназначен для выбора из таблицы записей с отоб-

ражением заданного списка полей.

Запрос – Список поощрений

Пусть требуется получить список сотрудников, имеющих поощрения, с указанием их фамилии, имени, отчества, должности, специального звания, вида поощрения, мотива поощрения, даты и номера приказа.

Получить такую информацию с помощью одной таблицы невозможно, поскольку требуемые поля принадлежат четырем таблицам. Кроме того, таблицы содержат избыточную информацию.

1.Выполните команду Мастер запросов на вкладке Создание.

2.В списке типов запросов выберите Простой запрос.

3.В списке Таблицы и запросы выберите таблицу Список со-

трудников. Появится список полей этой таблицы.

4.По очереди выделите поля таблицы Фамилия, Имя, Отчество,

Должность, Специальное звание и с помощью кнопки добавьте эти поля в запрос.

5.Аналогично добавьте в запрос поле Вид поощрения из таблицы

Виды поощрений, поля Мотив поощрения, Номер приказа из таблицы Журнал учета поощрений и поле Дата приказа из таблицы Приказы о поощрениях.

6.Нажмите кнопку Далее.

7.В качестве типа отчета укажите Подробный. Нажмите кнопку

Далее.

8.Присвойте запросу имя Список поощрений и нажмите кнопку Готово. Запрос будет открыт для просмотра.

28

Информативность такого запроса выше, чем таблицы Журнал учета поощрений, поскольку запрос содержит более подробную информацию по каждой записи.

1. Самостоятельно создайте запрос, позволяющий узнать к кому, когда и за что применялись дисциплинарные взыскания. Назовите запрос

Список взысканий.

Задание 13. Добавление условий отбора Простые запросы не ограничивают количество записей в таблицах –

они выводят все имеющиеся записи. Чтобы выбрать записи, соответствующие определенным условиям, в запрос добавляют условия отбора.

Для создания и редактирования таких запросов применяется инструмент Access Конструктор запросов.

После завершения ввода условия отбора, Access может автоматически отформатировать введенное условие в соответствии со своими требованиями (добавить специальные символы =, #, “ или операторы языка SQL).

Простейшие условия отбора представлены ниже (Таблица 10).

Таблица 10 – Условия отбора

Запрос – Объявление благодарности

Пусть требуется узнать, кому из сотрудников были объявлены благодарности.

Простой запрос в данном случае неприменим, поскольку из журнала учета поощрений будут выбраны только записи, отвечающие одному виду поощрений. Выполним создание запроса с помощью Конструктора.

1.Выполните команду Конструктор запросов на вкладке Созда-

ние.

2. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы, добавьте в запрос таблицы, содержащие необходимые поля (Список сотрудни-

ков, Журнал учета поощрений, Приказы о поощрениях).

3.Закройте диалоговое окно Добавление таблицы.

29

4.Двойным щелчком на имени поля в таблице добавьте в запрос следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, Мотив поощрения, Дата приказа, Номер приказа, Код поощрения. Обратите внимание, что порядок отображения полей соответствует порядку их добавления в запрос.

5.Поскольку при выполнении запроса должны быть показаны толь-

ко записи, соответствующие выплате премии, то в поле Код поощрения необходимо указать соответствующее условие отбора. Согласно таблице Виды поощрений, код объявления благодарности равен 1. Введите 1 в строку

Условие отбора столбца Код поощрения.

6.Для удобства восприятия информации, настроим параметры вывода на экран.

6.1.В поле Код поощрения снимите флажок Вывод на экран (это поле не имеет смысла отображать, поскольку всем сотрудникам, перечисленным в запросе, объявлена благодарность).

6.2.Установите сортировку по возрастанию в столбце Фамилия. Макет запроса должен принять вид, указанный ниже (Рисунок 16).

7.Закройте запрос, сохранив его под именем Объявление бла-

годарности.

8.Откройте двойным щелчком созданный запрос в области навигации. Посмотрите результаты (запрос содержит 21 запись!). Если была допущена ошибка, то запрос можно отредактировать, щелкнув его название в области навигации правой кнопкой мыши и выбрав команду контекстного ме-

ню Конструктор.

Рисунок 16 – Вид запроса с условием

Самостоятельно создайте следующие запросы (при необходимости, используйте одно или несколько условий).

1.Запрос – Поощрения ОУУП и ПДН. Должен содержать сведения обо всех поощрениях сотрудников отдела УУП и ПДН. Запрос должен содержать фамилию, имя, отчество сотрудника, его должность, вид поощрения, дату поощрения и мотив поощрения.

2.Запрос – Премии (Начальник отдела). Должен содержать сведения обо всех случаях премирования сотрудников правами начальника