Материал: Ивличев П.С. Практикум по информационным технологиям. Ч. 5. Проектирование баз данных

11

7.3.Поле Код поощрения. Имеет тот же тип, формат и свойства, что и поле Код в таблице Виды поощрений, за исключением того, что поле является неиндексированным.

7.4.Поле Мотив поощрения. Тип – Длинный текст. Этот тип позволяет использовать в качестве значения текст большого объема.

7.5.Поле Номер приказа. Имеет тот же тип, формат и свойства, что и поле Номер приказа в таблице Приказы о поощрениях, за ис-

ключением того, что поле является неиндексированным.

7.6.Ключевое поле – Номер.

Помимо самостоятельного создания таблиц, можно копировать таблицы из уже существующих баз данных. При этом следует иметь в виду, что при наличии связей между таблицами, копирование таблиц с данными возможно только для главных таблиц. В рассматриваемом примере, такой таблицей по отношению к таблицам Журнал учета взысканий и Журнал учета поощрений является таблица Список сотрудников.

8.Импортируйте таблицу Список сотрудников.

8.1.Перейдите на вкладку Внешние данные и нажмите кнопку Импорт

8.2.В поле Имя файла укажите базу данных Информация о со-

трудниках из папки Таблицы для Access.

8.3.Установите переключатель в положение Импорт таблиц, форм,

запросов, отчетов, макросов и модулей в текущую базу данных.

8.4.Нажмите кнопку ОК.

8.5.На вкладке Таблицы выберите таблицу Список сотрудников.

8.6.Нажмите кнопку ОК и закройте диалоговое окно импорта.

Задание 4. Создание масок ввода и таблиц подстановок

В Microsoft Access есть возможность вводить данные в связанное поле подчиненной таблицы из связанного поля главной таблицы. Это осуществляется с помощью так называемых таблиц подстановок. При этом имеется возможность сделать ввод данных более наглядным, добавив к списку значений поясняющую информацию.

К примеру, данные в поле Код взыскания таблицы Журнал учета взысканий должны выбираться из списка поля Код таблицы Виды взысканий. Однако, для удобства ввода можно сделать так, чтобы пользователь не просто выбирал код взыскания, но и видел, какое взыскание соответствует этому коду.

1. Откройте таблицу Журнал учета взысканий с помощью Конструктора.

12

2.Поместите курсор в поле Код взыскания и в области свойств перейдите на вкладку Подстановка.

3.В списке Тип элемента управления укажите Список.

4.В списке Тип источника строк укажите Таблица или запрос.

5.В поле Источник строк нажмите многоточие в правой части поля. Откроется окно добавления таблиц.

6.Выберите таблицу Виды взысканий и нажмите кнопку Доба-

вить.

7.Щелкните на поле Код, чтобы добавить поле в запрос. Аналогич-

но добавьте поле Вид взыскания (Рисунок 5).

Рисунок 5 – Окно конструктора подстановок

8.Нажмите кнопку Закрыть на ленте для возврата в конструктор

таблиц .

9.Продолжим настраивать свойства подстановки поля Код взыскания. Для того, чтобы в списке отображались оба выбранных поля, установите значение свойства Число столбцов равным 2.

10.Присоединенным столбцом является тот столбец, значения которого будут записаны в поле подчиненной таблицы. В нашем случае, присо-

единенным столбцом будет столбец Код, который в таблице подстановок располагается первым. Установите значение свойства Присоединенный столбец равным 1.

11.Для удобства работы со списком установите ширину первого столбца равной 0,5 см, введя это значение в поле свойства Ширина столб-

ца.

12.Сохраните изменения в таблице Журнал учета взысканий.

13.Откройте таблицу Журнал учета взысканий. Если подстановка была создана корректно, то при помещении курсора в поде Код взыскания появится выпадающий список (Рисунок 6).

14

27.Откройте таблицу Журнал учета взысканий с помощью Конструктора.

28.Поместите курсор в поле Личный номер и в области свойств перейдите на вкладку Подстановка.

29.В списке Тип элемента управления укажите Список.

30.В списке Тип источника строк укажите Таблица или запрос.

31.В поле Источник строк нажмите многоточие в правой части поля. Откроется окно добавления таблиц.

32.Выберите таблицу Список сотрудников и нажмите кнопку

Добавить.

33.Щелкните на поле Личный номер, чтобы добавить поле в запрос. Аналогично добавьте поля Фамилия, Имя, Отчество.

34.Нажмите кнопку Закрыть на ленте для возврата в конструктор

таблиц .

35.Установите значение свойства Число столбцов равным 4.

36.Присоединенным столбцом будет столбец Личный номер, который в таблице подстановок располагается первым. Установите значение свойства Присоединенный столбец равным 1.

37.Для удобства работы со списком установите ширину первого столбца равной 2 см, введя это значение в поле свойства Ширина столбца.

38.Сохраните изменения в таблице Журнал учета взысканий.

39.Аналогично создайте таблицу подстановок для поля Личный номер таблицы Журнал учета поощрений.

В ряде случаев поясняющие поля не нужны. Так, например, для идентификации приказа вполне достаточно его номера.

40.Откройте таблицу Журнал учета взысканий с помощью Конструктора.

41.Поместите курсор в поле Номер приказа и в области свойств перейдите на вкладку Подстановка.

42.В списке Тип элемента управления укажите Список.

43.В списке Тип источника строк укажите Таблица или запрос.

44.В поле Источник строк нажмите многоточие в правой части поля. Откроется окно добавления таблиц.

45.Выберите таблицу Приказы о взысканиях и нажмите кнопку

Добавить.

46.Щелкните на поле Номер приказа, чтобы добавить поле в за-

прос.

47.Нажмите кнопку Закрыть на ленте для возврата в конструктор

таблиц .

48.Установите значение свойства Число столбцов равным 1.

49.Установите значение свойства Присоединенный столбец рав-

ным 1.

15

50.Для удобства работы со списком установите ширину первого столбца равной 1,5 см, введя это значение в поле свойства Ширина столб-

ца.

51.Сохраните изменения в таблице Журнал учета взысканий.

52.Аналогично создайте таблицу подстановок для поля Номер приказа таблицы Журнал учета поощрений. Номера приказа для спис-

ка необходимо выбирать из поля Номер приказа таблицы Приказы о поощрениях.

При создании таблицы подстановок можно в качестве источника значений использовать не данные таблицы, а данные, веденные непосредственно пользователем. Таким полем, к примеру, является поле Специальное звание в таблице Список сотрудников.

53.Откройте таблицу Список сотрудников.

54.Поместите курсор в поле Специальное звание.

55.Перейдите на вкладку Подстановка. Обратите внимание на установки Тип элемента управления – Список и Тип источника строк – Список значений.

56.В поле источник строк введены все возможные значения поля. Поместите курсор в конец списка и дополните его следующими значениями:

"младший лейтенант юстиции"; "лейтенант юстиции";

"старший лейтенант юстиции "; "капитан юстиции"; "майор юстиции"; "подполковник юстиции"; "полковник юстиции"; "младший лейтенант внутренней службы"; "лейтенант внутренней службы"; "старший лейтенант внутренней службы"; "капитан внутренней службы"; "майор внутренней службы"; "подполковник внутренней службы"; "полковник внутренней службы".

57.Сохраните изменения в таблице.

58.Откройте таблицу Список сотрудников в режиме таблицы и

поместите курсор в поле Специальное звание. Если список был настроен правильно, то он автоматически раскроется и будет содержать новые значения (Рисунок 7).

Рисунок 7 - Измененный список значений