Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу распорядительных документов Департамента и Управления, являются:
- герб города Москвы (на бланке изображен на верхнем поле листа над реквизитом «Наименование организации (должностного лица)».
- наименование Департамента - автора документа (в соответствии с законодательством города Москвы авторами документа являются: Правительство города Москвы, Мэр города Москвы, исполнительные органы);
- название вида документа (приказ, распоряжеие);
- дата, регистрационный номер;
- заголовок;
- текст документа;
- подпись директора Департамента/Управления;
- визы согласования/лист согласования.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку.
Наименование располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля, печатается с прописной буквы, без кавычек и не подчеркивается.
Наименование может занимать до пяти строк, в каждой не более 28-30 знаков. Точку в конце наименования не ставят.
Текстовая часть документа отделяется от заголовка 1-2 межстрочными интервалами.
Текстовая часть подразделяется на преамбулу (введение), содержательную часть, заключительные положения.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Пункты подразделяются на подпункты. Образец приказа Управления социальной защиты населения северо-восточного округа по ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» представлен в Приложении 3.
В преамбуле (Приложение 2) указываются причины, основания, цели составления документа, содержатся ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, например:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 26 декабря 2014 года № 829-ПП "О социальном обслуживании граждан в городе Москве":
В преамбулу не включаются положения нормативного характера.
Преамбула в приказах ТЦСО завершается словами «ПРИКАЗЫВАЮ». Преамбула от текста постановляющей части отделяется 1-2 межстрочными интервалами.
Содержательная часть делится на пункты, например, Приложение 4:
Заведующим филиалами «Отрадное» Бараевой О.Н., «Северное Медведково» Заплетнюк С.Г., «Южное Медведково» Рыбаковой М.С. обеспечить неукоснительное выполнение требований статей 6,10,12, 15 ФЗ и п. 14 ППР РФ;
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа начинается с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, иногда без фамилий, например, Приложение 4, Приложение 5:
Заведующим филиалами «Отрадное» Бараевой О.Н., «Северное Медведково» Заплетнюк С.Г….
2. Начальникам управлений и отделов Департамента, начальникам управлений социальной защиты населения административных округов:
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения.
4. Настоящий приказ вступает в силу с 1 декабря 2015 года.
Заключительная часть включает информацию о вступлении в силу правового акта, положения, направленные на внесение вытекающих из содержания правового акта изменений в ранее принятые правовые акты, предписывающие соответствующим исполнительным органам (должностным лицам) внести вытекающие из правового акта изменения в изданные такими органами правовые акты меньшей юридической силы.
В последнем пункте содержательной части указываются конкретные лица, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора по АХ Казанцеву М.Л., заведующих филиалами Бараеву О.В,, Заплетнюк СГ, Рыбакову М.С,, ответственного за противопожарное состояние ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» Черняка Ю.М.
Наименование правового акта, изменяющего основной правовой акт, должно начинаться со слов:
«О внесении изменений в приказ от… №…».
Далее указываются вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения.
Если изменения вносятся одновременно в несколько документов, допускается указывать в наименовании только дату и регистрационный номер каждого из них.
Содержательная часть распорядительного документа о внесении изменений в ранее изданный документ начинается со слов: «Внести изменение(я) в Регламент...», затем указывается вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения; или «Внести в...», затем указывается вид документа, дата, регистрационный номер и наименование документа, в который вносятся изменения, «...следующее(ие) изменение(я): …».
Вносимые в правовой акт изменения излагаются последовательно с указанием конкретной структурной единицы правового акта (начиная с наименьшей), в которую вносятся изменения. Например: «абзац второй пункта 4 после слов «частями 5 и 11 статьи 37» дополнить словами «и статьей 74.1».
Подпись распорядительного документа должна отделяться от текста 2-3 межстрочными интервалами. В состав реквизита «подпись» входят:
1) наименование должности руководителя Департамента, подписавшего документ;
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
Директор Департамента личная подпись В.М.Семенов Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства.// Опубликована на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf
Как видим, должность, подпись и расшифровка подписи Руководителя Департамента расположена в правой части документа от правового поля.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей руководителя Департамента по направлениям деятельности.
Руководитель Департамента
В.А. Петросян
Должность, подпись и расшифровка подписи И.о. начальника Управления расположена с абзаца через 5-6 интервалов от текста Приложение 4:
Должность, подпись и расшифровка подписи директора ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» расположена через 2 интервала от текста, с начала строки, но не размещена по центру документа.
Так, соподчиненные органы исполнительной власти и подведомственные организации оформляют реквизит «Подпись» по-разному.
Не допускается подписывать распорядительные документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности директора, если обязанности директора исполняет заместитель. Если директор, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий право подписывать документы за директора, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением (приказом) о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Например, Приложение 3:
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом, исполняющим обязанности временно отсутствующего директора (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
Исполняющий обязанности
Начальника Управления личная подпись И.О.Фамилия
или:
И.о. начальника Управления личная подпись И.О.Фамилия
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его служебного телефона (печатается шрифтом № 10), структурное подразделение. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
И.А.Громов
54-67-95
Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.
Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа.
В случае наличия замечаний они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
В случае, когда визы согласования не помещаются на одном листе, на отдельном листе оформляется продолжение листа согласования
Распорядительные документы, в том числе приложения к ним, печатаются на одной стороне листа Документоведение: Учебник для студентов учреждений высшего образования / М.В. Ларин, Е.А. Плешкевич, В.Ф. Янковая, В.С. Мингалев, Е.В. Терентьева, М.Л. Гавлин; под ред. д-ра ист. наук, проф. М.В. Ларина. М.: Издательский центр «Академия», 2016. Глава 4.- 320 с..
Отдельные виды распорядительных документов Департамента имеют определенные особенности оформления.
Проекты приказов по личному составу готовит кадровая служба Департамента на основании соответствующих представлений начальников Управлений соц. защиты населения. Приказы о приеме, переводе, увольнении хранятся в Управлении кадровой работы Департамента.
Преамбула в распоряжениях (приказах) по личному составу в некоторых случаях отсутствует. Приложение 3 Содержательная часть начинается с глагола, обозначающего действие: «назначить», «перевести», «освободить», «объявить благодарность», «предоставить очередной отпуск», (указывается количество дней отпуска, дата его начала и окончания), «командировать» (указывается место и срок командировки), фамилии, имени, отчества лица, на которое издается приказ. Далее указывается должность сотрудника, полное наименование подразделения. Приказ по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание (личное заявление, служебная записка и др.). Например, Приложение 3:
Отдельные массивы информации из-за их большого объема оформляются в виде отдельных приложений к распорядительным документам ТЦСО (приказам), в том числе Департамента и Управления, например: уставы, положения, инструкция, правила, протоколы, акты, графики, схемы, перечни, штатные расписания и т.д Ларьков Н.С. Документоведение. Учебник. М.: Проспект, 2018. - 416 с..
Приложения к приказам являются их неотъемлемой частью и подписываются директором Департамента или управления, которое является их разработчиком.
В случае отсутствия подписи после текста приложения через 3 межстрочных интервала проводится горизонтальная черта длиной 2-3 см.
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), то в соответствующем пункте распорядительной части перед наименованием документа пишется слово «прилагаемый» или после наименования пишется «(прилагается)», в случае наличия нескольких приложений «(приложение № 1)». Например:
Утвердить прилагаемое Положение об оплате труда и премировании или
Утвердить Положение об оплате труда и премировании (прилагается).
На самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕН со ссылкой на приказ, его дату, номер. Слово УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ и т.п.
Гриф утверждения документа оформляется флажковым способом, например:
УТВЕРЖДЕН
приказом директора ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»
от ___________№ _________
Организационно-распорядительные документы могут издаваться совместно двумя или более исполнительными органами ТЦСО. В этом случае документ оформляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4. Вверху на листе указываются наименования организаций, издающих документ, текст подписывается директорами этих организаций (лицами, их замещающими). Подписи располагают на одном уровне.
Заголовок печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, например Приложение 6:
Как видим из оформления Положения об оплате труда, на титульном первом листе проставлен номер страницы - 1, что противоречит п. 3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)..
Тексты приложений при необходимости подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы при необходимости имеют заголовки (подзаголовки).
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.