Проанализировав содержание ГОСТ Р 7.0.97-2016 мы пришли к выводу о том, что новый стандарт является правопреемником ГОСТ Р 6.30-2003, продолжает правила оформления реквизитов и их состав. Внесение новых реквизитов в стандарт обусловлено изменениями в законодательстве в области документирования информации и развитием документных информационных технологий.
Принятые в организации изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 необходимо отразить в Инструкции по делопроизводству в организации.
Порядок формирования и оформления дел
Каждый поступающий в организацию или созданный в процессе деятельности организации документ, после его завершения формируется в дело. Т.е. документы группируются в одну папку по одному вопросу в соответствии с хронологией поступающего документа. Внутри дела документы размещаются с начала года и до последнего рабочего дня. В следующем году по данному вопросу заводится новое дело.
На обложку дела при подготовке его к передаче на архивное хранение выносят: название государственного или муниципального архива, куда будут передаваться документы, ниже - последнее название организации, в скобках - все его переименования. Посередине листа размещают заголовок дела, содержащий краткие сведения о составе и содержании документов дела. Например, «Приказы по личному составу за 2019 год (прием, перевод, увольнение, отпуска по уходу за ребенком)».
В дело может включаться внутренняя опись: содержание документов с указанием их состава и содержания.
Последним листом в дело подшивается лист-заверитель дела, на котором указывают общее количество листов, количество листов внутренней описи, особенности формирования дела Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526..
В соответствии официальным определением данным ГОСТ, регистрация документов - это установленная форма записи данных о документе, фиксирующих факт его создания, получения или отправления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст. (ред. от 14.05.2018).
Регистрация документов и учет объема документооборота позволяет правильно распределять документопотоки на предприятии, контролировать сведения о количестве всех видов входящих, исходящих и внутренних документов.
Одним из основных условий придания юридической силы документу является присвоение ему регистрационного номера. Только после регистрации приказ набирает силу, а письма получают официальный характер. При получении документа, его регистрация необходима, как факт подтверждающий получение письма организацией и отсчет времени для его исполнения.
Регистрация поступивших документов осуществляется в тот же день или день следующий. Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (ред. от 27.12.2018). // «Российская газета» от 05.05.2006 №4061(0)..
Вступившая в действие в 2018 году Примерная инструкция по делопроизводству в организациях, устанавливает следующее понятие регистрационного номера документа - это присвоение цифрового или буквенно-цифрового идентификатора документа, который состоит из порядкового номера, по усмотрению организации дополненного буквенными индексами, закрепленными локальными актами организации Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44.// Опубликована на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf- С.9.. На документах составленных двумя и более организациями, регистрационные номера проставляются в том порядке, в котором организации указаны в преамбуле документа.
Поступивший документ регистрируется по установленной форме: регистрационный № и дата поступления «На №____от____».
Радел примерной инструкции по делопроизводству, посвященный регистрации документов, закрепляет общие правила регистрации для организаций всех форм собственности.
Во-первых, регистрации подлежат документы, которые требуют учета, исполнения и дальнейшего использования.
Второе правило регистрации - однократность. Каждый документ регистрируется в организации единожды.
После регистрации службой делопроизводства, документ передается исполнителю иногда исполнителям различных структурных подразделений. После передачи документа, регистрация в структурных подразделениях исключается. Это требуется для обеспечения возможности осуществления контроля за исполнением документа, быстрого его поиска по единственно верному индексу, установления правильного срока и места хранения (дела).
Третье правило гласит: документы регистрируются в пределах отдельных групп, по видам, автору, содержанию.
Разделение документов по видам вопрос индивидуальный для каждой организации. Все зависит от количества работников и разветвленности структурных подразделений. Так, всегда регистрируются отдельно приказы по основной деятельности предприятия и по личному составу.
Четвертое правило: документы регистрируются в пределах одного календарного года. Нумерация приказов ведется в течение одного года. Документам присваиваются валовые номера (без пропусков). Если журнал в течение года не закончен, то год закрывается итоговой записью о количестве зарегистрированных приказов, а с новой страницы начинается регистрация приказов за следующий год с №1.
Еще одно основное правило регистрации - входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Дата регистрации документа должна соответствовать дате проставленной на документе.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» регламентирует наличие реквизита №11 - регистрационный номер. Как сказано выше, регистрация - это присвоение документу номера и при необходимости буквенного обозначения.
Регистрационные номера не проставляются на приложениях ко входящим документам. На приложениях исходящих документов проставляется тот же индекс, что на документе.
В настоящее время существуют три формы регистрации: журнальная, электронная, на карточках. Наибольшее распространение получила журнальная форма регистрации документов. Не смотря на повсеместное внедрение систем электронного документооборота (СЭД) примерная инструкция по делопроизводству не отменяет ведение бумажных журналов и картотек:
«5.56. …Учет количества документов проводится по данным СЭД, регистрационно-учетных журналов и картотек» Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44.// Опубликована на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf» - п.5.56..
Охрану информации обеспечивает обязательная прошивка журнала суровой нитью и закрепления ее листом с заверительной надписью. Образец листа представлен на рис. 1.
Рисунок 1. Заверительная надпись в журнале регистрации
Ведение учетных журнальных форм установлено приказами министерств и ведомств. Так, перечень типовых управленческих документов устанавливает необходимость ведения журналов или книг регистрации документов по основной деятельности Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526. Опубликованы на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_526_2015.shtml.
Журнал регистрации представляет собой книгу с разграфленными страницами, каждой графе присвоен заголовок Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44.// Опубликована на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. Электронный ресурс URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf. Сколько организации вести журналов и какой формы, решает сама организация.
Так, информация, используемая в управленческих решениях, фиксируется в документах, являющихся носителями информации. Чтобы установить единый порядок - единые требования управления информацией Росархивом разработана Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах (2018).
На основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства, можно сделать вывод, что документирование деятельности организаций заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов.
Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.
Необходимость создания индивидуальной инструкции по делопроизводству в организации обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией, тогда создается инструкция, чтобы дать разъяснения, указания, провести инструктаж по созданию, оформлению, маршруту документов в организации.
Знание систем документации важно для правильного отбора документов на хранение, определения сроков их хранения, т.к. документы имеют научное, политическое и историческое значение для РФ.
Каждая система документации содержит документы свойственные одной отраслевой системе. Система документации предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов. Систематизация документов внутри системы характеризуется функциональностью и направлениями деятельности организации данного ведомства.
Таким образом, управление документопотоком в органах государственной власти, в организациях, учреждениях и предприятиях всех форм собственности можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения ее до исполнителя. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация, заключенная в трафаретную форму, т.е. на бланке с использованием определенного набора реквизитов, порядка изложения текста.
2. Анализ системы организационно-распорядительной документации в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»
2.1 Общая социально-экономическая характеристика Территориальных центров социального обслуживания города Москвы
Департамента социальной защиты населения города Москвы (далее - Департамент, ДСЗН) является органом исполнительной власти города Москвы, который осуществляет следующие функции по реализации государственной политики Приложение к постановлению Правительства Москвы от 8 сентября 2015 г. N 566-ПП «Об утверждении Положения о Департаменте труда и социальной защиты населения города Москвы». URL: https://dszn.ru/department/Polozhenie-o-departamente:
- социальная защита престарелых граждан, инвалидов,
- профилактика детской беспризорности и безнадзорности,
- организация отдыха и оздоровление детей и малообеспеченных групп населения,
- организация предоставления жителям города Москвы услуг социального обслуживания государственными учреждениями города Москвы Официальный сайт Мэра Москвы. Московское долголетие. URL: https://www.mos.ru/city/projects/dolgoletie/.
Департамент осуществляет свою деятельность непосредственно и через свои территориальные подразделения (управления социальной защиты населения районов и административных округов города Москвы), а также подведомственные государственные учреждения города Москвы.
Территориальные центры социального обслуживания являются подведомственными организациями Департамента.
Территориальные центры социального обслуживания города Москвы (далее - ТЦСО), расположены в пределах установленных границ города Москвы. Так, в 2020 году в Москве работает 136 центров. Территориальные центры социального обслуживания. Электронный ресурс: Портал открытых данных. URL: https://data.mos.ru/opendata/7704253064-territorialnye-tsentry-sotsialnogo-obslujivaniya-i-filialy