Курсовая работа: Документирование территориальных центров

Например, статьи главы 4 Гражданского кодекса РФ устанавливают виды и состав документов от создания до ликвидации юридического лица: документы, создаваемые с целью фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает систему стандартов оформления организационно-распорядительной документации и требования к оформлению документов ГОСТ Р 7.0.2016 Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». М.: Стандартинформ. 2018. Электронный ресурс URL: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990.

Так, нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила, касающиеся вопросов работы с документами:

- оформления,

- процесс работы с документами на всех этапах,

- обеспечение сохранности,

- передачу документов на архивное хранение,

- работу службы делопроизводства с новыми информационными технологиями в работе с документами.

1.2 Нормативно-методические документы, регулирующие процессы делопроизводства в учреждениях

Термин «ДОУ» использовался преимущественно тогда, когда речь шла о компьютерных технологиях в работе с документами, он подчеркивал информационно-техническую составляющую. По мнению известного российского исследователя М.В. Ларина, ДОУ - это обеспечение процесса управления (в частности принятие решения) документированной информацией Ларин М. В. Развитие государственного делопроизводства в Российской Федерации (1991--2018 гг.) / М. В. Ларин // Документ. Архив. История. Современность: Материалы VII Всероссийской научно-практической конференции с международным участием, посвященной 80-летию Исторического факультета Уральского федерального университета. Екатеринбург, 16--18 ноября 2018 г. -- Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2018. -- С. 83-97..

Возникновение понятия документационного обеспечения управления связано с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использование информации в управлении.

Разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России Государственный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы». URL: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713. определил ДОУ как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Указанный ГОСТ закрепил синонимичность терминов «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство», уравняв их в значении и использовании.

Документы общего делопроизводства, образованные в процессе организационно-распорядительной и исполнительной деятельности:

- организационно-правовые документы (положения, устав, инструкция, правила);

- распорядительные документы (постановление, распоряжение, приказ, выписка из приказа, указание);

- справочно-информационные документы (служебная, докладная и пояснительная записки; справка, предложение, отчет, план работы; протокол и выписка из протокола; служебные письма; телеграмма, факс, телефонограмма);

- кадрово-договорная документация (автобиография, заявление, анкета, личный листок по учету кадров, трудовая книжка, трудовое соглашение, контракт);

- личные официальные документы (заявление, доверенность, расписка, завещание, удостоверение).

Служба ДОУ - структурное подразделение или работник, который обеспечивает организацию документирования и документооборота служебных документов, временное, до передачи архивному подразделению, хранение документационного фонда или его части, и организует работу со служебными документами в других структурных подразделениях организации.

Организационная структура службы ДОУ создается в зависимости от объема документооборота: управление делами; общий отдел; канцелярия.

Задачи и функции специалистов ДОУ отражаются в положении об отделе (если таковой имеется) и должностных инструкциях каждого специалиста.

Должностные инструкции специалистов ДОУ отражают следующие задачи:

· распределяют обязанности между сотрудниками;

· повышают качество труда и его эффективность за счет введения показателей оценки;

· определяют подчинение, субординацию; конкретизируют права и обязанности работника;

· фиксируют уровень коллективной и личной ответственности; устраняют дублирование обязанностей внутри коллектива;

· минимизируют потери рабочего времени.

Правовая информация об организации содержится в организационно-правовых документах - это группа документов, регламентирующих деятельность организации, ее структурных подразделений и должностных лиц, закрепляют за ними функции, обязанности и права на длительное время. Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливают статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Доступ и работа специалистов ДОУ с правовой документальной информацией

Доступ и работа специалистов ДОУ с правовой документальной информацией осуществляется в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в организациях (далее - Примерная инструкция) Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44..

В соответствии с Примерной инструкцией (п. 1.10) содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со СМИ, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или другого уполномоченного лица.

При смене делопроизводителя составляется акт приема-передачи документов другому работнику.

Все задачи, функции, права и обязанности специалистов ДОУ описываются в индивидуальной инструкции по делопроизводству, утверждаемой руководителем учреждения.

Доступ к документам и этапы работы с ними могут быть описан в инструкциях по организации работы с документами, которые могут дополнять индивидуальную инструкцию организации, но не противоречить ей.

Работа с правовой информацией соответствует организации документооборота и основана на принципах:

- централизации операций по приему и отправке документов;

- распределение документов на документопотоки, проводимые одинаковыми маршрутами;

- предварительное рассмотрение документов, только лицами получившими доступ в соответствии с должностными инструкциями;

- исключение необоснованной передачи документов межу подразделениями;

- однократная регистрация документов;

- регламентация времени по обработке, рассмотрению, согласованию документов.

Контроль за исполнением документов осуществляется руководителем и службой ДОУ. В службе ДОУ все поступившие документы подлежат централизованному контролю.

1.3 Основные правила документирования управленческой деятельности

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Общие требования к созданию документов (ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». М.: Стандартинформ. 2018. URL: http://archives.ru/press/041010_1.shtml.

Данный ГОСТ устанавливает состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов. Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

Оформление бланка документа включает: нумерацию страниц - в верхней части листа посередине; обязательную нумерацию страниц с приложениями; датирование документа - дата события или подписания. Допускается использование цифровых и буквенных написания дат: 20.04.2020 г. или 20 апреля 2020 года. В официальных документах также допускается применение общепринятых сокращений: город - г.; метр -м, на 2 л. в 2 экз.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 внесены некоторые изменения в оформлении официальных документов в отличие от ГОСТ Р 6.30-2003. Содержание стандартов представлено в таблице 1:

- добавлен раздел «Нормативные ссылки», включающий список стандартов, применяемых в разработке ГОСТ Р 7.0.97-2016;

- добавлен раздел «Бланки документов», содержащий правила оформления формуляра документа;

- в приложениях приведены образцы расположения реквизитов на бланках и образцы бланков: А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»; Б «Схемы расположения реквизитов документов»; В «Образцы бланков документов». Приложение А добавлено в ГОСТ впервые.

Приложение А разработано для унификации оформления титульного листа много страничных документов: правил, инструкций, положений.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 реквизиты: код организации; номер ОГРН, номер налогоплательщика (ИНН/КПП), № электронной копии документа включены в

реквизит 08 «Справочные данные об организации», поэтому фактически остались на бланке письма. В ГОСТ Р 6.30-2003 они размещались после герба или эмблемы на бланке документа ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. - п.п. 3.4. - 3.7. - С. 2..

В настоящее время реквизит идентификатор (№) электронной копии документа неактуален в связи с указанием всех поисковых данных в электронной регистрационной карточке СЭД.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введены новые реквизиты:

- наименование структурного подразделения - автора документа (06), для имеющих полномочия создания индивидуальных бланков;

- наименование должности лица - автора документа (07), для имеющих полномочия создания индивидуальных бланков;

- гриф ограничения доступа к документу (14);

- отметка об электронной подписи (23).

Реквизиты 06 и 07 размещаются под названием организации.

Реквизит 14 размещается в верхнем правом углу документа. Проставление отметки ограничения доступа было регламентировано только правилами по делопроизводству.

Реквизит 23 является визуализацией электронной подписи в электронном документе, но не заменяет электронную подпись ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). - п. 5.23.

.

В таблице 2 представлены правила оформления реквизитов, только в отношении которых произошли изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Таблица 2. Правила оформления реквизитов, только в отношении которых произошли изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016