Дальнейшие пояснения рекомендуется вынести в следующий пункт. Предлагаемое название «Датирование документов». Здесь указываются виды документов и возможные варианты проставления даты на документе (подписание, согласование, принятие, регистрация).
Для более детального пояснения рекомендуется включить в главу следующие пункты. «Индексация документов» - порядок регистрации входящего, исходящего и внутреннего документооборота; «Согласование документов» - следует обозначить целесообразность издания документов, обоснования и установление соответствия его действующему законодательству. Сюда же включить примеры визирования документов созданных в деятельности организации.
В пункте «Засвидетельствование документов» следует привести примеры подписания документов одним, двумя и более лицами. Подписание документов коллегиальных органов, утверждение документов и правила проставления всех видов печатей подробно описываются в данном пункте. Актуально для данного контекста описание создания и использования оригиналов, дубликатов и копий документов.
Так как адресация документа содержит несколько понятий, то его следует детально описать в следующем пункте. Реквизит «Адресация документов» может располагаться как на документе, так и на почтовом конверте. Адресование может быть на имя должностного лица, может содержать только наименование организации или только адрес (печатные издания). Необходимо на примерах пояснить, в каких документах используется данный вид адресования, и как оформляется документ нескольким адресатам.
Пункт «Резолюция» является руководством к действию сотрудников предприятия. Надпись, сделанная руководителем и содержащая указания по выполнению документа, указывает исполнителя данного документа и порядок исполнения.
«Оформление приложений к документам» поясняет, к каким видам документов необходимы приложения и как они оформляются в документах.
«Автоматизация» всех подразделений создающих текущую документацию, заставляет регулировать требования к документам, которые выполняются машинописным способом. В отдельном пункте описываются размещение реквизитов на бланке, размеров полей, указывают требования к тексту документа (шрифт, интервал, границы).
В инструкции рекомендуется определить место и способ регистрации документов по личному составу в отделе кадров и других структурных подразделениях, форму регистрации (журнальная, карточная, электронная). Следует определить сроки регистрации, порядок тиражирования документов и передачу их на рассмотрение.
Порядок рассмотрения документов руководством проводит соответствие должностных лиц и издаваемых либо входящих документов направляемых на рассмотрение. Целесообразно также отметить права и обязанности исполнителей, сроки исполнения документов или передачи их на дальнейшее рассмотрение.
Далее по аналогии с главой о входящей документации оформляется раздел «Порядок обработки и отправления исходящих документов».
Глава «Организация контроля исполнения документов» должна содержать задачи, порядок контроля и сроки исполнения документов.
Глава, посвященная формированию дел должна содержать основные понятия и ссылки на Перечень типовых управленческих документов, и нормативные правовые акты устанавливающие сроки хранения документов по социальной работе.
Завершить Инструкцию по делопроизводству следует описанием порядка проведения экспертизы ценности документов организации.
На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы. ГБУ ТЦСО осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства РФ, нормативных, правовых актов в сфере делопроизводства.
При проведении анализа системы документирования управленческих процессов были выявлены проблемы:
1. Определение статуса делопроизводственной службы в структуре организации. В настоящее время, как видно из проведенного анализа, значительная часть функций по организации документооборота в администрации возложена на сотрудников ГБУ ТЦСО.
2. Среди основных нормативно-правовых документов отсутствует Инструкция по делопроизводству и Положение об экспертной комиссии.
3. Как уже было выше отмечено в представленном учреждении недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. Так, в организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения.
Таким образом, организационная деятельность и управление документопотоком в органах государственной власти (Департаменте и Управлении), в организациях (ТЦСО), представлены как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения ее до исполнителя. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация, в ТЦСО она заключена в трафаретную форму, т.е. на бланке с использованием определенного набора реквизитов, порядка изложения текста.
Информация, используемая в управленческих решениях, фиксируется в документах, являющихся носителями информации. В проанализированных документах ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» мы установили, что документы создаются с учетом единых требований управления информацией - Примерной инструкция по делопроизводству в государственных органах (2018), Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009). Однако, как мы увидели из представленных образцов, данные правила не соблюдаются в полном порядке.
Также отметим тот факт, что оформление документов ТЦСО отлично от оформления в УСЗН и ДСЗН.
Основным требованием к созданию организационно-распорядительных документов ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» и вышестоящих инстанций является компетентность должностных лиц, которые с ними работают. Чем выше полномочия органа, издающего документ, тем должны быть более высокие требования к культурному уровню (профессионализму, глубине знания вопроса, умению излагать мысли) лиц, его составляющих.
Изученные нами распорядительные документы создаются во исполнение поручений вышестоящих органов, для решения управленческих задач.
Примеры приведенных документов (названия должностей, структурных подразделений, сокращения, выписки из текстов) соответствуют современным действующим нормам оформления организационно-распорядительных и организационных документов.
Как следствие, неправильное составление распорядительных документов в работе служб делопроизводства представленных государственных органов приведет к несогласованности действий, затрагивающих вопросы деятельности других структурных подразделений, неправильному заполнению системы электронного документооборота в организации, а значит утере поисковых данных документа.
Заключение
Подводя итоги данного исследования, мы можем утверждать, что документы, наряду с другими вещами, использующимися в процессе осуществления экономической деятельности, привносят свою долю расходов в операционные затраты предприятия.
Таким образом, достигнута поставленная перед исследователем цель -проанализирована организация работы и внутренней регламентации процессов документирования Территориальных центров социального обслуживания города Москвы, состава организационно-распорядительных документов, правил их оформления, сложившейся организации и технологии документационного обеспечения управления.
Решив поставленные задачи, мы можем утверждать, что в современных условиях значительно повышается востребованность услуг государственных учреждений, что влечет за собой необходимость развития документационной базы. ?
Знание документооборота важно для правильного отбора документов на хранение, определения сроков их хранения, построения целесообразного их расположения на электронном ресурсе, т.к. документы имеют научное, политическое и историческое значение для РФ.
В результате теоретического исследования законодательства документирования управленческой деятельности отметим, что совершенствование документированного оформления управленческих действий происходит при переходе к электронной форме создания документов - унифицированных форм документов. Однако, тем не менее, социальная работа на дому сотрудников ГБУ ТЦСО требует немедленного бумажного оформления действий в условиях отсутствия электронных систем. В связи с этим в ГБУ ТЦСО бумажный документооборот не может быть полноценно заменен электронным.
Только обеспечение всех сотрудников ТЦСО мобильными электронными устройствами для создания документов «на дому» приведет к снижению расходов на хранение и тиражирование документов, ускорение поиска и повышение эффективности использования информации, а в итоге сокращение времени делового процесса и повышение качества деятельности всех подразделений. Данные преимущества столь очевидны, что перевешивают все проблемы.
Анализ документирования управленческих действий в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» показал необходимость его совершенствования, выявил нерешенные вопросы по созданию, наполнению и использованию организационно-распорядительных документов.
Итогом практического исследования в нашей работе стали такие выводы. Каждая система документации предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, что направлено на устранение такой проблемы, как утеря документов или не предоставление для экспертизы ценности. Систематизация документов внутри системы характеризуется функциональностью и целью использования данной системы, в нашем случае организационно-распорядительной деятельности.
Как видно из проведенного исследования, на сегодняшний момент система документирования управленческих действий является наиболее широко применимой в обеспечении социального обслуживания населения государственными органами исполнительной власти и их подведомственными организациями.
Перспективы широкомасштабного внедрения цифровых технологий в социальной деятельности пока остаются не очень ясными, что требует системного изучения и научного анализа возникающего и разрастающегося опыта, как его положительных результатов, так и возникающих проблем. Только выявив все возможные проблемы соответствия и несоответствия документального оформления с руководящими инстанциями, можно будет сформулировать техническое задание для выработки адекватных цифровых программ и мер для применения их в области социального обеспеения, чтобы не разрушить, а более полно обеспечить необходимые гарантии и избежать негативных последствий цифровизации на человеческую жизнь.
К будущим плюсам можно отнеси полный уход от бумажного делопроизводства. Однако, ограниченное финансирование государственных учреждений не позволяет, в рассмотренной нами системе ТЦСО внедрять передовые программы и технологии.
Таким образом, внедрение информационно-документационных систем в ТЦСО должно способствовать рациональной организации электронного документооборота в производстве, обеспечению сохранности, отбору документов на хранение, установление сроков хранения документов и защите социально-правовых интересов граждан, тем самым повышая уровень документной коммуникации государственных учреждений.
Делаем следующий вывод, государственное регулирование управленческой документацией играет важную роль в формировании общества и сохранения историко-культурного наследия Российской Федерации.
Одна из самых актуальных задач, стоящих сегодня перед органами государственной власти и государственными организациями - предоставление государственных услуг в электронном виде. Переход к работе с электронными информационными ресурсами является обязательным условием эффективной работы государственных органов власти и оказания информационных услуг физическим и юридическим лицам.
Список источников и литературы
1. Конституция Российской Федерации.
2. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 02.12.2019) // «Российская газета» 29.07.2006 №0 (4131).
3. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (ред. от 27.12.2018). // «Российская газета» от 05.05.2006 №4061(0).
4. Федеральный закон от 28.12.2013 г. №442-ФЗ «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации». [Электронный ресурс] URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_156558/
5. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступившими в силу с 31.12.2017). //«Российская газета» от 08.04.2011 №5451 (75).
6. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».// Российская газета от 25.12.2000 б/н.
7. Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 31.10.2018) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
8. Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
9. Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждена приказом Федерального архивного агентства.// Опубликована на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. [Электронный ресурс] URL: http://archives.ru/sites/default/files/2018-instrukciya-deloproizvodstvo-organization.pdf
10. ГОСТ Р 7.0.2016 Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». М.: Стандартинформ. 2018. [Электронный ресурс] URL: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990