Если прилагаемый документ не утверждается, в тексте дается ссылка «согласно приложению», а в приложении к приказу на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Приложение №3 к Коллективному договору
Как видим, в данном случае дата и № Коллективного договора отсутствуют, что является нарушением оформления приложения к документу.
Или например,
Приложение 1
к приказу Департамента труда
и социальной защиты населения
города Москвы
от 28 сентября 2015 г. N 865
Как видим, оформление приложения к приказу Департамента тоже оформлено с нарушением правил.
Так, организационно-распорядительные документы ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» наделены юридической силой при наличии определенного количества реквизитов. Количество реквизитов для ГБУ ТЦСО и вышестоящих организаций организационно-распорядительных документов может отличаться, но должны быть оформлены одинаково в соответствии с установленными правилами и ГОСТами.
Наличие и правильное расположение реквизитов, придают документу официальность, бесспорность к исполнению, подтверждают его подлинность и доказательство фактов, событий и действий, указанных в нем установлены законодательными и нормативно-правовыми актами.
Так, юридическая сила документа определяется не только правомочностью и компетентностью лица, его подписавшего, но и наличием и правильным оформлением реквизитов, проставление которых несет задачи:
- закрепления совершаемых управленческих действий, доведение их до исполнителей;
- подтверждение фактов;
- удостоверение происхождения документа.
2.3 Выявление проблем в процессах документирования и внесение предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»
Нормативно-правовая база документационно-организационного управления представляет собой иерархию групп нормативных документов. Для издания организационно-распорядительных документов в муниципальных органах исполнительной власти используются бланки установленного образца Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (ред. от 31.10.2018) «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»..
На основании проведенного анализа нормативно-методического обеспечения службы делопроизводства, можно сделать вывод, что документирование деятельности, а именно, создание текстовых документов и их регистрация, заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, т.е. создании документов.
Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи, сохранения и использования информации на протяжении определенного времени.
Необходимость создания текстовых документов обусловлено тем, что в некоторых случаях невозможно или сложно осуществить бездокументный обмен информацией, тогда создаются документы, чтобы дать разъяснения, указания, провести инструктаж.
Взятые за основу инструкции, правила и ГОСТы показали, что в выбранной для анализа организации текущее делопроизводство осуществляется не на должном уровне. Особенно это видно в сравнении с вышестоящими организациями: ДСЗН и Управления социальной защиты населения. Выявленные расхождения в оформлении организационно-распорядительных документов показали, что в каждой конкретной организации, должна быть своя индивидуальная инструкция по делопроизводству.
Основной задачей разработки Инструкции по делопроизводству является установление единого порядка документирования и работы с документами организации и ее структурных подразделений на основе использования современной техники, автоматизированной технологии работы с документами, обеспечение максимального сокращения количества документов.
Проведенный анализ создания документов и придания им юридической силы в Департаменте, Управлении и ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» выявил соответствие организации труда новым нормативным актам. Так, в ГБУ ТЦСО разработаны Правила внутреннего распорядка, Положение об оплате труда, номенклатура дел.
Распорядительные документы ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» составляются на бланках с наличием необходимых реквизитов. Документы проходят необходимые процедуры для придания им юридической силы: визирование, подписание, простановку печатей и штампов, регистрацию и заверение копий.
Отметим, что простановка подписи и печати директора ГБУ ТЦСО осуществляется в соответствии с новейшими нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу с цифровой подписью и направлении электронного документа в СЭД. Приложение 2 А проставление печати на приказах Управления нормативно-правовым актам не соответствует. Приложение 3
Так, в соответствии с ФЗ 06.04.2011 №63 «Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступившими в силу с 31.12.2017). //«Российская газета» от 08.04.2011 №5451 (75). регламентирует простановку печати рядом, но не захватывая наименование должности руководителя.
Так, существенным недостатком в делопроизводстве ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» является отсутствие инструкции по делопроизводству.
Во-первых, отсутствие индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая необходима в связи со спецификой работы организации, должна согласовываться в основных правилах оформления документов с инструкцией Управления и Департамента. Применяемые в работе ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» методические рекомендации, используемые в работе ГБУ ТЦСО Настольная книга заведующего отделением социального обслуживания на дому. Методическое пособие. /Л.И. Кононова, Л.С. Малова, под ред. Е.И. Холостовой. - М: ИДПО ДТСЗН, 2018. - 135 с. не отражает всех участков документооборота в организации. Например, отсутствует раздел о перенаправлении неправильно адресованной корреспонденции.
Во-вторых, в ГБУ ТЦСО ведется двойная регистрация документов: в журналах и в СЭД. Это приводит затратам лишнего времени и нецелесообразности регистрации в бумажном виде документов со временными сроками хранения (до 10 лет).
В-третьих, отсутствие инструкции по делопроизводству с образцами документов привело в общем делопроизводстве к различиям в оформлении организационно-распорядительных документов, что приведет к необходимости исправлять документы, а следовательно продлит время исполнения документов и снижению экономических показателей ТЦСО.
Положительным в работе ТЦСО является факт соответствия этапов создания организационно-распорядительных (наличие реквизитов, содержание текстов документов, приложений) документов ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» современным нормативно-правовым актом России по делопроизводству; внедрение СЭД в целях общего делопроизводства и социальной деятельности.
Применение СЭД позволяет избежать множества ошибок организации делопроизводства.
Порядок в формировании дел, обеспечен номенклатурой дел ГБУ ТЦСО «Бабушкинский». Как видим, для всех ТЦСО разработана типовая номенклатура дел. Однако, в номенклатуре дел отсутствуют статьи из перечня со сроками хранения документации, или ссылки на локальные нормативно-правовые акты, устанавливающие сроки хранения документов, единые правила форм документов и порядок их заполнения.
Единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними должен быть закреплен инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления) и доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий.
Решением выявленных проблем станет разработка индивидуальной инструкции по делопроизводству для ТЦСО.
Инструкция по делопроизводству является основным нормативно-методическим документом, который определяет и устанавливает единый порядок создания, оформления документов и работы с ними. Это обязательный документ для каждого учреждения. Инструкцию утверждает руководитель учреждения - в данном случае руководитель ГБУ ТЦСО. Этот документ предназначен для всех работников, поскольку определяет технологию работы с документами.
Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) должна устанавливать общие правила документирования управленческой деятельности и регламентировать порядок работы с документами с момента их создания или поступления до отправления либо передачи в архив.
Инструкция должна содержать порядок ведения делопроизводства в целом и для каждого отдела (бухгалтерия, кадры, канцелярия). Ее положения (разделы) должны распространяться на всю служебную документацию, в том числе создаваемую с помощью персональных компьютеров (ПК). Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документов должны отвечать требованиям ГОСТов и Индивидуальной инструкции.
Изложение в Инструкции правил и рекомендаций относительно порядка осуществления делопроизводственных процессов следует разработать в соответствии с положениями Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству власти и их территориальных органах.
Индивидуальная инструкция по делопроизводству разрабатывается службой делопроизводства ТЦСО округа. Ответственность за организацию делопроизводства в каждом ГБУ ТЦСО несет директор.
Организация ведения делопроизводства по личному составу и подготовка документов для передачи в архив входит в компетенцию отдела кадров в соответствии с Положением об отделе кадров.
Утвержденная инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений. С учетом этого инструкция по делопроизводству должна быть в наличии в каждом структурном подразделении, желательно - у каждого сотрудника.
В разделе «Общие положения» следует указать, что инструкция по делопроизводству разработана с целью установления единых требований к созданию, обработке, использованию и передаче на хранение документов создающихся в деятельности организации. Следует указать на основные нормативно-правовые акты явившиеся основанием для создания Индивидуальной инструкции.
Рекомендации, касающиеся документооборота не распространяются на документы с грифом ДСП (для служебного пользования).
Отдельно оговариваются права и обязанности службы делопроизводства по методическому руководству и контролю за качеством создаваемых документов в деятельности учреждения. В данном случае это будут начальники отделов и заместители директора ГБУ ТЦСО.
В Индивидуальной инструкции прописываются должности ответственных сотрудников, отвечающих за делопроизводство на определенном участке (начальники отделов, работники социальной службы). В общих положениях прописываются должностные лица, отвечающие за делопроизводства во время длительного отсутствия ответственных сотрудников.
Вторая глава инструкции может носить название «Документирование управленческой деятельности» или «Создание документов». Данная глава содержит теоретические понятия необходимые и достаточные для составления документов. Следует подробно разъяснить различия документов по способу фиксации, содержанию, способу изготовления, степени сложности, срокам исполнения, происхождения, назначению.
В данную главу можно включить информацию о документации коллегиальных, совещательных органов, гражданских и общественных организаций, по социальной работе. Здесь же необходимо отметить необходимость создания перечня документов, предусмотренного номенклатурой дел.
Данная глава может содержать сведения о подготовке и созданию проектов распорядительных, организационных, хозяйственно-административных и других видов приказов и распоряжений.
В отдельную главу выделяются сведения о составлении и оформлении служебных документов «Бланки документов». Как правило, данная глава делится на пункты и содержит большую часть приложений.
Третья глава («Бланки документов») может определять порядок приема и первичной обработки документов, с указанием конкретных должностей. Следует определить последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции, а так же утвердить перечень документов необходимых к предварительному рассмотрению.
Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено использование различных бланков документов не противоречащих ГОСТ Р Р 7.0.97-2016.
В первом пункте данной главы следует описать оформление документов, наиболее часто употребляемых в управленческой деятельности, состав реквизитов, право подписи, место и время создания. Возлагается ответственность за содержание, уровень подготовки и надлежащее оформление документов. Обязательно должно присутствовать разъяснение по составу реквизитов и их размещению на бланке, желательно с наглядным изображением в приложении к главе.