Руководство ДТСЗН города Москвы планирует развивать проект по электронному учету социальных услуг. Поставлена задача к концу текущего года перевести все надомное социальное обслуживание на электронный учет услуг, т.е. в ближайшие месяцы все социальные работники ТЦСО должны овладеть планшетными компьютерами, новым программным обеспечением.
Организация деятельности ТЦСО осуществляется на основании нормативных правовых актов и локальных актов Департамента и ТЦСО.
Перечень организационных документов учреждения представлен в таблице 3.
Таблица 3. Организационные документы
Так, мы видим, что организационные документы ТЦСО освещаю деятельность органов государственной власти, собственно ТЦСО и вышестоящих организаций: Департамента и Управлений. Так же документы направлены на получение, сбор, создание, распространение, использование и хранение информации о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, удовлетворения информационных потребностей граждан, юридических лиц о работе этих органов. Данные документы являются официальной документированной информацией, созданной в процессе деятельности органов государственной власти и их подведомственных организаций. Организационные документы о деятельности органов государственной власти могут быть опубликованы через информационные службы данных организаций.
2.2 Порядок составления организационно-правовых документов в ГБУ ТЦСО «Бабушкинский»
Территориальный центр социального обслуживания «Бабушкинский» предоставляет социальные услуги жителям четырех районов - Бабушкинский, Отрадное, Северное Медведково, Южное Медведково -- и проводит другую социально направленную деятельность. Структура центра (ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» СВО) представлен в Приложении 1. Об учреждении. Электронный ресурс ГБУ ТЦСО «Бабушкинский». URL: http://tcso-babushkinskiy.ru/projects/20
Полное наименование: Государственное бюджетное учреждение города Москвы Территориальный центр социального обслуживания «Бабушкинский».
Сокращенное наименование: ГБУ ТЦСО «Бабушкинский».
Дата государственной регистрации: 24 сентября 2012.
Адрес: Москва, Енисейская, 31 к 1. Об учреждении. ГБУ ТЦСО «Бабушкинский». URL: http://tcso-babushkinskiy.ru/about
Организационные документы, используемые в отделении социального обслуживания на дому:
- Положение об отделении.
- Правила внутреннего трудового распорядка. Должностные инструкции; Инструкции по охране труда; Инструкции по технике безопасности; Инструкции по пожарной безопасности.
- ГОСТ Р 53347-2014, ГОСТ Р 53058-2013, ГОСТ Р 52884-2007 Социальное обслуживание населения.
- Приказы Департамента социальной защиты населения города Москвы об оказании социальных услуг жителя Москвы.
Документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов представлены в Талице 4:
Таблица 4. Документы основания для принятия решений и издания распорядительных документов
Заявление о предоставлении социальных услуг подается в ТЦСО в соответствии нормативной правовой базой РФ и города Москвы.
Заявление на оказание социальных услуг - это обращение в ТЦСО, с информацией о заявителе. В содержании заявления указываются: форма социального обслуживания; нуждаемость в социальных услугах; обстоятельства нуждаемости; условия проживания и состав семьи, сведения о доходе.
Заявления проходят обязательную регистрацию в Журнале регистрации заявлений о предоставлении социальных услуг. Журнал ведется в соответствии с приказом ДСЗН от 30.12.2014г. № 1171 «Об организации работы по реализации положений постановления ПМ от 26.12.2014г. №829-ПП».
После посещения социальным работником ТЦСО заявителя, составляется акт обследования материально-бытовых и социальных условий проживания получателя социальных услуг.
В содержании акта, связанное с личностью получателя услуг и его окружения указывается:
- наличие удобств;
- форма собственности жилья;
- наличие жилищной субсидии;
- степень самообслуживания,
- причина обращения,
- ранее оказываемая помощь,
- заключение и выводы о нуждаемости.
По результату составленного акта Управление соц. защиты округа выносит решение о предоставлении или не предоставлении социальной помощи заявителю. Форма решения управления социальной защиты населения административного округа города Москвы о признании гражданина нуждающимся в социальном обслуживании утверждена приказом ДСЗН от 30.12.2014г. № 1171 «Об организации работы по реализации положений постановления ПМ от 26.12.2014г. №829-ПП».
Основаниями для принятия решения являются: заявление, акт обследования материально-бытовых и социальных условий проживания, иные документы. В содержательной части указывают: признание нуждающимся, среднедушевой доход и размер ежемесячной платы за предоставление социальных услуг.
Все документы вносятся в систему электронного документооборота (далее - ЭДО). Документооборот с использованием автоматизированной электронной системы ЭДО способствует оптимизации процессов в учреждении. В настоящее время ЭДО находит все более широкое применение в различных сферах деятельности: это и составление первичных документов, и сдача отчетности через Интернет, и участие в электронных аукционах, и контроль исполнения документов со стороны ДТСЗН города Москвы.
Вся документация ТЦСО формируется в дела в соответствии с Номенклатурой дел отделения социального обслуживания на дому. Номенклатура дел разработана с целью обеспечения рационального делопроизводства, упорядочения, учета и обеспечения сохранности документов.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, образующихся в делопроизводстве учреждения. Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в организации». - С. 61.// «Российская газета» от 18.08.2018 без номера. Опубликован на официальном интернет-портале правовой информации 15.08.18 г. Электронный ресурс https://rg.ru/2018/08/18/rosarxiv-prikaz-42-site-dok.html
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: Приказ Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526. Опубликованы на официальном интернет-портале Федерального архивного агентства. URL: http://archives.ru/documents/ministry-orders/prik_526_2015.shtml..
Номенклатура ТЦСО построена по организационному принципу - названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений центра. Включенным в номенклатуру делам присвоен цифровой индекс, который включает в себя: индекс структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Номенклатура дел ТЦСО представлена в таблице 5.
Таблица 5. Документация отделения социального обслуживания на дому (ОСО)
Как видим, в представленной номенклатуре дел не соблюдены правила проставления индексов дел, указан только номер дела по порядку без индекса структурного подразделения. Не указаны также статьи по Перечню типовых управленческих документов Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».. Исследование перечня показало, что в нем указано лишь несколько дел, которые внесены в номенклатуру ТЦСО. Например, дела № 1,2,4,5,6,7,8, 19,20, 22. Иным документам присвоены сроки хранения локальными правовыми актами, ссылки на которые должны быть проставлены в графе номенклатуры дел «Примечания».
Кроме того, отметим, что в номенклатуре дел ГБУ ТЦСО «Бабушкинский» документы не расположены в порядке значимости; регистрационные формы помещены не отдельным блоком и не сразу после соответствующего дела с документами, а вразброс; не указано название электронной базы данных и не расшифрованы и не расшифрованы заголовки дел с различными документами (например, «Распорядительные и инструктивные документы» - какие, о чем?; «Протоколы совещаний с сотрудниками ТЦСО» - совещаний каких, с кем?).
Зачисление гражданина в отделение социального обслуживания на дому осуществляется приказом директора ТЦСО (Приложение 2).
Как видим, для издания распорядительных документов (приказов, распоряжений) используются бланки установленного образца Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Документоведение. М.: Логос. 2011. - С. 188. - 352 с..
В соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству для организаций официальные бланки распорядительных документов ТЦСО утверждены без изображения герба.
Для подготовки распорядительных документов используются продольные бланки, устанавливается формат бланка А4 (210х297) с размерами полей: 35х10х20х20. Данные размеры полей целесообразно использовать, т.к. распорядительные документы имеют срок хранения постоянно в соответствии со сроками хранения, установленными Перечнем Приказ Федеральной архивной службы от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»..
При проведении экспертизы ценности документов, в дело подшивается до 250 листов Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской федерации от 31.03.2015 №526.. При таком наполнении, правое поле меньшего размера с текстом будет «зашито» в переплет.
ТЦСО разрабатывает и утверждает приказом руководителя свой вид бланков распорядительных документов. На бланке обязательно указывается:
- наименование Департамента;
- наименование Управления соц. защиты населения;
- наименование ГБУ ТЦСО;
- вид документа;
- место составления (издания) документа;
- отметки для проставления даты и регистрационного номера.
ТЦСО не использует номерные бланки для распорядительных документов.
В соответствии с Федеральным законом о гербе Российской Федерации официальные бланки распорядительных документов муниципальных образований, в т.ч. города Москвы, утверждаются с изображением герба субъекта, который не может быть идентичным государственному гербуФедеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».// Российская газета от 25.12.2000 б/н. - Ст.8..
Окончательный вариант распорядительного документа, подготовленный структурным подразделением ТЦСО, после проверки секретарем визируется заместителем директора ТЦСО.
В случае правильного оформления проект распорядительного документа возвращается исполнителю для оформления на бланке.
Проект, подготовленный с нарушениями требований, возвращается разработчику на доработку.
Секретарь на листе согласования проверенного проекта распорядительного документа ставит штампом или собственноручно отметку «ПРОВЕРЕНО».
Исполнитель оформляет визы согласования, указанные на проекте распорядительного документа. После получения подписей исполнитель направляет документ на подпись директору ТЦСО.
Порядок прохождения документов ТЦСО соответствует Инструкции по делопроизводству Департамента.
Порядок организации документооборота в ТЦСО соответствует правилам изложенным в инструкции по делопроизводству в Департамента.
Проекты распорядительных документов готовятся отделами (подразделениями) по поручению директора ТЦСО или по инициативе структурных подразделений.
Распорядительные документы, подготовленные ТЦСО соответствуют требованиям действующего законодательства, технического оформления, отвечают критериям качества, гарантирующим наличие закрепленных в нем правил:
а) свойств нормативности и общеобязательности, полноты и конкретности;
б) простоты и ясности, краткости и точности;
в) определенности, последовательности и непротиворечивости; подготовлены с учетом ранее принятых актов, исключают дублирование и необходимость издания дополнительных распорядительных документов по данному вопросу; не содержат положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции.
К подготовке и оформлению распорядительных документов, которые готовит ТЦСО за подписью Управления социальной защиты населения округа (приказы, распоряжения) предъявляются те же требования.