Материал: Бизнес-проект разработки и внедрения автоматизированной информационной системы для музея

Анализ рынка программных продуктов

На данный момент в России существуют системы, которые автоматизируют некоторые функции и бизнес-процессы разных уровней в музеях. Правда, подобные программные продукты до сих пор распространены и активно используются только крупными музеями. В основном это связано с большими затратами на разработку и внедрение, а музеи, которые зачастую являются предприятиями государственными, имеют ограниченное финансирование, не всегда могут позволить себе такие крупные затраты на автоматизацию деятельности.

Поэтому, даже сейчас, в век современных технологий, многие музеи избегают применения информационных систем, используют бумажную документацию и каталоги. А это чревато множеством ошибок, может привести к утере музейных объектов по тем или иным причинам. При переходе музея на электронный документооборот можно минимизировать эти риски.

Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере. Электронная (или информационная, автоматизированная) система документооборота музея - это не только компьютеры на рабочих местах сотрудников и сайт в Интернете. Это взаимосвязанный комплекс аппаратно-программных средств и организационно-методических мероприятий, который на всех этапах своего развития должен учитывать человеческий фактор.

Проблемы внедрения автоматизированных информационных систем в музейной деятельности

Проанализировав спрос и предложение на рынке музейных систем, разработчики автоматизированных музейных информационных систем пришли к следующим выводам:

·        новые информационные технологии недостаточно вошли в жизнь многих музеев,

·        спрос превышает предложение,

·        малая материальная обеспеченность большинства музеев,

·        низкая техническая оснащенность музеев,

·        отсутствие высококвалифицированных IT-специалистов в штате музеев,

·        отсутствие недорогих отечественных разработок для автоматизации музейного дела,

·        отсутствие гибких средств адаптации систем к потребностям конкретных музеев, а также для проведения научных исследований.

Сегодня в музеях сложилась "стихийная практика" внедрения информационных систем, связанная, как правило, с приобретением программного продукта, автоматизирующего какую-либо функцию деятельности (например, функцию учета музейных фондов или функцию продажи билетов). Для установки такого программного продукта в соответствии с техническими требованиями его разработчика приобретаются компьютеры (рабочие станции и сервера), системное программное обеспечение, система управления базами данных (СУБД). Все перечисленные элементы входят в состав "технологического фундамента" электронной системы документооборота. При этом небольшие музеи оказываются в тяжелых условиях, так как стоимость "технологического фундамента", на котором решаются прикладные задачи, оказывается для них довольно большой. Такой способ строительства электронной системы документооборота можно охарактеризовать как путь "сверху вниз".

Таким образом, для любого музея, как крупного, так и небольшого, необходима разработка долгосрочной концепции или перспективного плана построения и развития информационной системы, в которой обязательно должна присутствовать экономическая составляющая. Успех внедрения информационной системы - в сбалансированном, экономически обоснованном развитии "прикладной функциональности" и "технологической основы". Большое значение имеет организационная составляющая (штат, структура информационно-технических служб, непосредственная подчиненность руководству музея лиц, ответственных за развитие электронной системы документооборота). Актуальна проблема расширения технического кругозора специалистов информационных отделов музеев, организации их обучения, независимого от поставщиков оборудования и программ.

История внедрения автоматизированных информационных систем

Первоначально применение компьютеров в музее было ориентировано на удовлетворение потребностей служебной деятельности музейного персонала. Самым традиционным видом музейной деятельности является учетно-фондовая работа; с попытки автоматизировать ее начинали музеи внедрение ИТ. При этом решалась задача создания компьютерной базы текстовых данных о коллекциях на основе разработанных по индивидуальному заказу (далеко не всегда профессионально!) компьютерных систем.

Сейчас ситуация коренным образом изменилась: создаются музейные автоматизированные информационные системы (АИС), выполненные на высоком профессиональном уровне и отвечающие конкретным потребностям музея.

Наибольшее распространение получили три системы:

·        АИС-Музей, разработчик - Главный информационно-вычислительный центр Минкультуры РФ (#"792154.files/image002.gif">

Рис. 4. Вовлеченность персонала

Необходимо вести постоянный мониторинг того, как меняются люди и их предпочтения. Так, в первый год для человека самым важным может быть возможность демонстрировать свою креативность, а через три года - желание работать в комфортной обстановке.

Лучший способ вовлечения сотрудников - создание команд, где у каждого свое место, своя профессиональная функция и своя психологическая роль. Грамотно выстроенная команда с настоящим лидером во главе может эффективно существовать сколько угодно долго, пять лет для команды - только начало.

Конечно, для того чтобы реализовать это на практике, требуется проделать серьезную работу. Определить характеристики различных должностей и, соответственно, работников, которые могут быть эффективными на этих должностях. Подобрать людей, максимально точно отвечающих требованиям должности, а не "лучших и самых талантливых кандидатов"! Управлять эффективностью работы сотрудников, оказывая им необходимую помощь и поддержку.

Матрица RACI

Матрица RACI применяется как инструмент для разграничения зон ответственности работников при выполнении различных функций. Этапы выполнения проекта и роли участников представлены в матрице RACI (табл. 1).

Таблица 1. Этапы выполнения проекта и роли участников

Учредитель музея

Директор музея

Системный администратор музея

Менеджер проекта

Проектировщик

Программист

Тестировщик

Аналитик

Сотрудник музея

1

Инициация проекта

2

Постановка целей и задач проекта

I

R

R

RA

3

Определение критериев качества

C

RA

4

Определение сроков завершения работы

C

RA

5

Формирование состава рабочей команды

RA

6

Анализ рынка программных продуктов

RA

7

Исследование существующей ситуации внутри организации

C

RA

8

Определение целевой аудитории

C

RA

9

Определение ключевых функций разрабатываемой системы

C

RA

R

10

Формирование требований к разрабатываемой системе

C

RA

11

Планирование

12

Определение ресурсов

RA

C

13

Составление плана разработки информационной системы

A

R

14

Определение зон ответственности персонала

RA

15

Реализация

17-34

Документирование 1-18

I

RA

C

35

Разработка информационной системы

RA

36

Тестирование информационной системы

C

RA

37

Выявление рисков

C

RA

38

Анализ рисков

C

RA

39

Минимизация рисков

I

RA

C

40

Устранение ошибок

I

I

RA

C

41

Эксплуатация

42

Приобретение и установка необходимого оборудования

I

RA

RC

43

Внедрение информационной системы

I

I

RA

R

R

44

Обучение сотрудников работе с информационной системой

I

I

A

RC

R

45

Завершение процесса разработки и внедрения информационной системы

I

Ресурсы

Кроме трудовых ресурсов, для выполнения проекта потребуются материальные (компьютеры, программное обеспечение).

Следует учитывать, что некоторые ресурсы оплачиваются музеем-заказчиком, а не организацией-разработчиком, хоть и выполняют в ходе разработки и внедрения некоторые функции. Это взаимодействие с сотрудниками музея необходимо для того, чтобы грамотно сформулировать цели, задачи проекта, изучить предметную область и определить функции будущей системы. Поэтому в команду разработчиков включен системный администратор музея С. Купер, который помогает дирекции музея и разработчикам достичь лучшего понимания и повысить эффективность данного взаимодействия, выгодного обеим сторонам.

Временные рамки проекта

Распределение этапов и задач проекта во времени представлено в табл. 3 и на диаграмме Ганта (рис.3). На реализацию проекта потребуется 181 день.

Таблица 3. Распределение этапов и задач

Рис. 5. Диаграмма Ганта. Схема деления работ

Детализация процесса разработки АИС

Разработка осуществляется снизу-вверх. В процессе разработки происходит создание отдельных модулей, каждый из которых будет соответствовать своему функциональному блоку (подсистеме), затем модули объединяются в единую автоматизированную информационную систему.

Разрабатываемые модули:

Модуль 1: Подсистема "Учет музейных коллекций"

Модуль 2: Подсистема "Научно-фондовая работа"

Модуль 3: Подсистема "Реставрационная деятельность"

Модуль 4: Подсистема "Издательская деятельность"

Модуль 5: Подсистема "Выставочная и экспозиционная деятельность"

Следует отметить, что здесь тестированием занимаются сами программисты, а не тестировщики, так как это не отчетное тестирование, а проверка работоспособности модулей в процессе разработки. На рисунке 5 рассматриваются ресурсы, участвующие в процессе разработки информационной системы музея.