Подсистема "Выставочная и экспозиционная деятельность" позволяет подготавливать и вести документацию о выставках и экспозициях, осуществлять компьютерное моделирование экспозиций и выставок. Особое место в музее занимает внедрение информационно-справочных и демонстрационных компьютерных систем для посетителей, обеспечивающих доступ к информации о произведениях, хранящихся в фондах музея.
АИС в музее должна отвечать ряду специфических требований, основные из которых могут быть сформулированы следующим образом:
· Соответствие стандартам
АИС должна быть ориентирована на максимальное приближение к сложившимся в музее правилам работы с коллекциями и не должна содержать решений, противоречащих существующим стандартам и инструкциям. Компьютерная технология должна гармонично вписываться в существующую технологическую схему, создавая предпосылки для ее совершенствования. IT-стратегия поддерживает выполнение бизнес-стратегии организации.
· Гибкость системы
В АИС, разрабатываемой для музея, должны быть предусмотрены средства, позволяющие легко и быстро осуществить настройку параметров системы в зависимости от специфических особенностей конкретного музея или конкретного музейного специалиста: настройку на различные виды описаний музейных предметов, различные виды учетных документов, каталогов и др.
· Удобство и простота работы
Нужно принять во внимание, что работать с АИС будут в основном специалисты-гуманитарии, которые далеко не всегда хорошо знакомы с компьютером. Поэтому программы должны быть предельно простыми, оформление пользовательского интерфейса - наглядным и удобным.
· Экономичность технологических решений
АИС должна обеспечить однократный ввод и многократное использование данных. На практике это означает, что данные о музейном предмете вводятся в компьютер единственный раз, на последующих же этапах описание может пополняться и корректироваться. Данные, введенные в компьютер, могут быть использованы для представления информации на экране или в виде бумажного документа на всех последующих этапах работы (при подготовке учетных документов, при создании каталогов и справочников, подготовке этикеток и экспликаций и др.).
· Интегрированность системы
АИС должна быть спроектирована таким образом, чтобы различные задачи были связаны друг с другом информационно и технологически.
· Защита информации и разграничение доступа к системе различных категорий пользователей.
Должна быть обеспечена высокая степень надежности и безопасности работы АИС, должна быть предусмотрена система паролей для доступа к различным разделам системы.
· Постоянное развитие системы с учетом потребностей пользователей, подготовка и выпуск новых версий системы, должно быть обеспечено сопровождение и техническая поддержка со стороны компании-изготовителя.
Для каждого музея АИС должна создаваться индивидуально, исходя из его особенностей, с учетом функциональных требований, технических и финансовых возможностей конкретного музея. Тем не менее, в российских музеях широкое распространение получили АИС, в основе которых лежат типовые проектные решения, легко адаптируемые к конкретным требованиям того или иного музея.
Крайне важным элементом внедрения информационной системы в музей является интеграция данной АИС с существующей системой электронного документооборота на предприятии (если таковой имеется). Структура современных музейных систем электронного документооборота включает в себя следующие элементы:
· базы данных,
· тезаурусы,
· сети, запросы по сети,
· изображения экспонатов (на микрофишах - документах в виде микроформы на прозрачной форматной плёнке (реже на непрозрачной основе) с последовательным расположением кадров в несколько рядов),
· отображение на экране дисплея результатов запроса - списка идентификаторов в БД и отбор по запросу фотографий - микрофиш.
В связи с этим можно выделить основные задачи (функции) автоматизированной информационной системы:
) ведение сквозного учета приема, выдачи и движения музейных предметов, оформление учетно-хранительской документации.
Эта задача подразумевает формирование актов приема предметов на рассмотрение ЭФЗК, приема предметов в постоянное/временное/материально ответственное хранение, выдачи предметов на постоянное/временное хранение, внутримузейной передачи.
) ведение книги поступлений;
) ведение базы данных музейных коллекций, включающей текст и изображение (картотеки произведений, авторов, выставок);
) подготовка карточек научного описания музейных предметов и музейных коллекций, подготовка различных списков и каталогов;
) формирование отчетов и других выходных данных.
К разрабатываемой системе предъявляются следующие требования:
· функциональные возможности системы должны позволять выполнение ввода и сохранения данных, формирование, проведение и распечатку документов;
· программное обеспечение должно обеспечивать многопользовательский доступ к данным в реальном времени для получения результатов запросов к базе данных, отчётов и вывода их на печать;
· должна быть обеспечена гибкость настройки программного обеспечения к изменению реквизитов музея, классификаторов, форм документов и т.д.;
· аппаратная реализация системы должна быть простой.
Реализация вышеперечисленных требований позволит создать простую и эффективную информационную систему, которая позволит перевести учет художественных ценностей с традиционных носителей в электронный формат.
Система должна обладать следующими возможностями:
· настройка реквизитов музея;
· редактирование справочной информации;
· удобный ввод и редактирование информации о предметах - художественных ценностях;
· оперативное получение выходных данных;
· наличие дружественного интерфейса, имеющего средства быстрого поиска и позволяющего максимально ограниченно вводить данные (списки выбора, флажки, справочники и т.д.);
· наличие системы проверки корректности вводимых данных;
· соблюдение непротиворечивости и целостности информации при вводе и удалении;
· наличие защиты от действий пользователя, нарушающих связи и целостность информации;
· наличие гибкой системы санкционирования доступа к данным.
Информационно-справочная система документооборота выполняет следующие функции:
· учет поступлений, выдачи и движения экспонатов музейного фонда;
· формирование отчетной документации по объектам учета и хранения;
· осуществление быстрого поиска экспонатов и связанной с ними информации;
· предоставление доступа к коллекции музея и отдельным экспонатам через Интернет;
· создание CD-дисков и информационных киосков с отобранными фрагментами музейной коллекции для образовательных и коммерческих целей, проведения презентаций и т.п.
Разрабатываемая информационная система может стать отличным инструментом управления музейной деятельностью. Она будет исполнять роль полноценного универсального электронного архива, содержащего оригиналы и копии документов на объекты, а также другие внутренние документы, регламентирующие организационную деятельность. Кроме того, она будет содержать некоторые аналитические функции (как функцию анализа посещаемости музея в те или иные периоды) и прогностические функции (рекомендации по составлению расписания экскурсий и графика работы экскурсоводов).
Одной из особенностей данной информационной системы является интегрирование локальной системы с Интернет-ресурсом, сайтом музея. При этом доступ с сайта к локальной части системы будет закрыт во избежание несанкционированного доступа. На сайт из информационной системы будет транслироваться информация о находящихся в экспозиции объектах с краткой информацией о них, расписание выставок и экскурсий, режим работы музея и иная информация, которая может оказаться полезной клиентам.
Подобные системы были внедрены уже во многих успешных крупных музеях, как Лувр в Париже или Пушкинский музей в Москве. Их информационные системы проявили себя как надежная защита от утери предметов искусства. Это очень важно, так как в отсутствии ИС часть документов хранится в бумажном виде, часть - в электронном архиве, при этом одни документы на объекты дублируются, а другие отсутствуют, хотя их наличие просто необходимо для владения объектом и осуществления с ним каких-либо действий. В результате такой неразберихи с документами нередки случаи исчезновения объектов из хранилища, или их подмена (это частый случай, особенно если нет документов, подтверждающих подлинность объекта, страховых документов и фотографии данного объекта). Внедрение информационной системы, которая требует внесения полной документации на объект, должно сократить, если не совсем исключить, возможность возникновения подобных исключительных ситуаций.
Особое внимание следует обратить на прикладную функциональность, которая, собственно, и характеризует применение информационных технологий в музейном документообороте. Музейная тематика - специфическая и довольно узкая предметная область. Соответственно, музейные системы не получили такого широкого распространения как, например, бухгалтерские, кадровые, инженерно-расчетные, статистические и т.п.
Автоматизация обработки информации в музее - многоаспектная задача, включающая учет и фотофиксацию экспонатов, подготовку и проведение выставок, повышение качества работы с посетителями, научные исследования и др. Создание удобной, технологичной и эффективной универсальной электронной системы сталкивается со многими проблемами. Ниже рассматриваются основные концепции и особенности системы.
Состав полей в описании предметов и формат паспорта рассматриваются как элементы знаний о предметной области. Тезаурусы понятий, применяемых при описании предметов, словари и справочники, алгоритмы автоматического расчета вычисляемых полей, алгоритмы проверки целостности - также являются элементами знаний о данной предметной области. Система позволяет, в частности, описать правила автоматического заполнения полей формы по значениям других, уже заполненных полей, например, вычисление сводного номера экспоната.
Как только БД создана, можно открыть Интернет-доступ к данным с предоставлением посетителям и специалистам с разной степенью детализации описаний экспонатов музея и их изображений с разным уровнем качества.
Система предоставляет оригинальную и очень важную для работы с посетителями возможность организации виртуальных интернет-выставок (выставки одного дня и т.п.). В определенное время суток запускается запрос, который отбирает экспонаты, связанные с текущей выставкой.
Информационные справочные системы музеев предоставляют гибкие возможности поиска объектов:
· по алфавитным указателям реквизитов, которые создаются автоматически в процессе ввода и корректировки данных;
· по значениям одного или нескольких полей учетной формы;
· по всем словам в значениях реквизитов с учетом морфологического анализа русских слов - система находит все экспонаты, содержащие в своем описании в любом падеже слово, указанное в запросе;
· по сложным поисковым конструкциям (типа запроса XML - текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), для обмена информацией между программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки, иногда называемых словарями).
Новая информационная система требует операционную систему не ниже Windows 7. Необходимо, чтобы на компьютере, на котором предполагается развернуть данную систему будет не менее 1 Гб свободной памяти на жестком диске и не менее 500 Мб оперативной памяти. А также для полноценного функционирования информационной системы необходим безлимитный доступ в Интернет.
Для хранения информации об объектах предлагается использовать мощности дополнительного внутреннего сервера, а также облачные технологии для дублирования данных об объектах и их документациях во избежание утери этой информации в случае возникновения технических ошибок или иных обстоятельств.
Разработка и внедрение информационной системы обойдется в 1679,765 тыс. рублей. Музей "Галерея изящных искусств" по договору обязуется выплатить разработчикам 12080$ по итогам внедрения информационной системы. Это не покроет всех расходов на разработку и внедрение, которые понесла организация-разработчик, однако музей не может позволить себе выплатить полную стоимость данного программного продукта. Индивидуальный заказ музея отражает его специфические особенности, невозможность использовать стандартные продукты, имеющиеся на рынке. Однако это не отменяет того, что разрабатываемая система будет достаточно гибкой, чтобы можно было использовать ее в других музеях.
Потом предполагается реализация примерно 15 таких систем в течение года. Стоимость одной системы составит 2800$ (около 89 тыс. рублей), что сопоставимо со стоимостью КАМИС и АС Музей-3.
Месячные затраты для заказчика также заключаются в оплате Интернет-подключения для музейных компьютеров.
Разработчики обязуются предоставлять обновление для системы раз в два месяца за дополнительную плату, обговариваемую отдельно в дополнениях к договору о разработке данной информационной системы.
Основной проблемой внедрения данной системы является прямое интегрирование с сайтом. Это означает, что системный администратор музея может получить возможность управления сайтом из информационной системы, однако проникновение к закрытой локальной части ИС из Интернета невозможно. Осуществление данной технологии требует от разработчиков глубоких знаний в области безопасности Интернет-решений.
Необходимо обратить особое внимание на тесное взаимодействие между системным администратором музея и группой разработчиков, чтобы системный администратор принимал непосредственное участие в процессе разработки. Это может быть важным как с точки зрения внедрения ИС, так и с точки зрения понимания особенностей предметной области разработчиками: системный администратор в равной степени владеет знаниями из данной предметной области и основами разработки информационных систем, он может послужить отличным связующим звеном между заказчиком и разработчиком. А такое взаимодействие повышает эффективность разработки.
Необходимо изучить структуру документооборота, существующего в музее на сегодняшний день, чтобы не вносить серьезных изменений в устойчивые бизнес-процессы музейной деятельности.
В этом и была основная причина, по которой музей
"Галерея изящных искусств не прибег к уже разработанным программным
средствам автоматизации деятельности, а обратился к организации-разработчику,
чтобы получить информационную систему, которая будет соответствовать
особенностям именно их музея. В "Галерее изящных искусств" уже была
попытка внедрения унифицированной информационной системы, однако она была
недостаточно гибкой, вследствие чего было принято решение отказаться от нее как
от функционально неудовлетворительного программного продукта.