Материал: 4762

36

Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. То есть, это телеграмма, посланная по телетайпу.

Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя.

Электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между электронно-вычислительными машинами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Наличие бумажных аналогов, отправленных по электронной почте документов, определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходим в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом.

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима использования.

Справочно-аналитическая документация.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В некоторых случаях акты содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий).

Виды актов по назначению и содержанию:

сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий);

выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов); передачи (структурного подразделения из одной организации в другую); нарушения установленных правил; ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте.

37

Вводная часть акта: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста проставляется количество составленных экземпляров и их местонахождение.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта. Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Основание: приказ генерального директора от 04 мая 2006 г. № 36 «О проведении проверки сохранности документов».

Составлен комиссией:

Председатель – зам. генерального директора Ярославцева Т. П.

38

Члены комиссии: зам. главного бухгалтера Дегтярь В. Ю., зам. начальника управления производства и внедрения информационных систем Лобанов Д. В., зам. начальника управления сбыта информационных систем Горшкова С. И.

Комиссия 8 мая 2006 г. провела проверку организации и условия хранения документов в ЗАО « ИНФОРМ ».

Документы хранятся в структурных подразделениях сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами.

Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия;

2-й экземпляр – управление производства и внедрения информационных систем;

3-й экземпляр – управление сбыта информационных систем.

Справки – документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенные информации по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям, удостоверяющие какой-либо юридический акт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справка о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и так далее. Так как эти справки являются типовыми, то применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам. В справках помимо указания названия ведомства, организации, вида документа, даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. В тексте сообщаются сведения о лице, которому выдается справка. В конце справки дается название организации, куда она представляется. Текст справки заверяется подписью и печатью. Бухгалтерия достаточно часто выдает справки о доходах для предъявления в налоговую инспекцию.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы организации, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри организации – оформляются на чистом листе бумаги, но

39

имеют те же реквизиты.

Дата, адрес, заголовок, текст, подпись – обязательные реквизиты этих двух видов справок.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Сводка оформляется по правилам оформления справки.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – руководителем.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты).

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение оформляется не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати.

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы.

Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения.

Обязательными реквизитами отзыва являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении отзыва на стандартном листе бумаги).

40

Закрытое акционерное общество «ИНФОРМ»

ОТЗЫВ

11.05.2006 № 1 Хабаровск

О прохождении преддипломной практики студентки 5 курса хабаровской государственной академии экономики и права Ивановой И. И.

Студентка 5-го курса хабаровской государственной академии экономики и права очной формы обучения Иванова Ирина Ивановна проходила преддипломную практику по технологиям документационного обеспечения управления в управлении производства и внедрения информационных систем ЗАО «ИНФОРМ» в период с 12.01.2006 по 08.03.2006.

За время прохождения практики Иванова И. И. ознакомилась с официальной базой данных Федеральной архивной службы России «Информационносправочной системой архивной отрасли», приложением к ней – «Информационной системой архивистов России», технологией их формирования, комплектования и ведения, прошла обучение по работе с программными продуктами компании «Электронные офисные системы», автоматизирующими документационное обеспечение управления и работу архива организации:

АСДОУ «ДЕЛО-Предприятие», «Архивное дело», «Кадры», – а также изучила систему организации делопроизводства в ЗАО «ИНФОРМ» и нормативнометодическое обеспечение ее функционирования.

Иванова И. И. проявила себя как трудолюбивый, добросовестный, коммуникабельный, исполнительный работник, доброжелательно и уважительно относящийся к коллективу. Показала отличные знания делопроизводства и хорошие навыки работы с компьютером и оргтехникой.

Отзыв дан для представления в хабаровскую государственную академию экономики и права.

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Форма перечня, как правило, табличная, но в ряде случаев он может иметь разделы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Некоторые разновидности перечней требуют утверждения.