Материал: 4762

41

Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательными реквизитами перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

К культуре переписки во все времена и по настоящее время предъявляются особые требования. Документы должны иметь безупречный внешний вид, печататься на бумаге хорошего качества. Конверты должны быть соответствующего размера и качества. Отступления от принятых правил могут повлечь за собой потерю престижа и доверия к фирме или организации.

Практические задания по закреплению теоретического курса

1.Составить полный протокол общего собрания коллектива …, на котором обсуждался вопрос о …. На собрании была заслушана информация …. После обсуждения было принято решение….

2.Составить краткий протокол производственного совещания работников

…отдела предприятия (организации), на котором был рассмотрен вопрос о …. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать…. Остальные данные указать самостоятельно.

3.Написать приказ руководителя предприятия (организации) о приеме на работу бухгалтера.

4.Составить приказ об освобождении от работы в связи с переездом на новое местожительство.

5.Составить приказы: о приеме на работу ….; об увольнении переводом в другую организацию.

Недостающие реквизиты указать самостоятельно.

6.Составить характеристику-рекомендацию на работника предприятия (организации) для поступления его в аспирантуру… (название учебного заведения).

7.Написать заявление о предоставлении административного отпуска по семейным обстоятельствам.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

8.Написать автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

9.Составить проект контракта…. Остальные реквизиты указать самостоятельно.

10.Составить проект учредительного договора. Остальные реквизиты указать самостоятельно.

11.Составить приказ о переводе на работу внутри предприятия (организации).

12.Составить приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия (организации).

13.Составить докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия (организации) об итогах инвентаризации в отделах и службах организации.

14.Составить докладную записку секретаря-референта руководителю орга-

42

низации об утере работником Ивановым И.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия (организации) два месяца назад.

15.Составить и оформить телеграмму фирмы … предприятию … о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

16.Составить докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа руководителя.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

17.Составить докладную записку начальника … отдела руководителю организации об обеспечении отдела четырьмя компьютерами.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

18.Составить письмо-извещение … (предприятия) … (предприятию) о причинах задержки поставок машин и оборудования.

19.Составить информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

20.Составить письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «…». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса ….

21.Составить гарантийное письмо … (предприятие) … (предприятию) об оказании технической помощи в …

22.Составить договорное письмо о подписании договора на поставку строительных материалов.

23.Составить письмо-просьбу … (предприятия) в администрацию о выделении о выделении средств из городского бюджета в сумме … до начала реализации … (товара).

24.Составить письмо-просьбу закрытого акционерного общества … в комитет внешнеэкономических связей администрации города … о выделении лицензии на поставку в Китай 4000 тонн металла в связи с заключением контракта с Даляньским объединением по международному сотрудничестве на строительство многоэтажного дома в городе … Согласно контракту оплата выполненных работ будет производиться российскими рублями и материалами.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

25.Составить и оформить справку о заработной плате Иванова И.И. за 2004 год.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

26.Составить и оформить резюме и сопроводительное письмо к нему.

27.Составить и оформить объяснительную записку работника Иванова И.И. об утере письма-запроса, переданного ему для работы секретарем-референтом два месяца назад.

28.Составить и оформить доверенность на … Остальные реквизиты указать самостоятельно.

29.Составить и оформить программу пребывания иностранной делегации фирмы … на территории РФ в г.Хабаровске.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

43

30. Составить и оформить штатное расписание. Остальные реквизиты указать самостоятельно.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какие особенности составления и оформления организационных документов?

2.Какие виды распорядительных документов вы знаете?

3.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

4.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?

5.Назовите виды служебных писем?

6.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению писем?

7.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению электронных документов?

5ДОКУМЕНТООБОРОТ

5.1Документооборот: основные этапы

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления и сдачи их на хранение.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Выделяют несколько этапов документооборота:

создание (получение) и первичная обработка поступающих в организацию документов; предварительное рассмотрение документов службой ДОУ; регистрация документов;

предварительное рассмотрение и передача документов к исполнению; исполнение документа; сдача документов в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Документооборот отражает систему управления, поэтому анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата. Проводя анализ документооборота можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Основополагающим объектом исследования и совершенствования является документопоток

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

регистрируемые и нерегистрируемые документы;

44

входящие, исходящие и внутренние документы; направляемые в вышестоящие или подведомственные организации.

Документопоток характеризуется следующими параметрами. Содержание документопотока характеризуется составом документов,

входящих в него, и составом информации, содержащейся в этих документах. Структура документопотока описывается признаками в соответствии с ко-

торыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация. В значительной степени структура документопотоков соответствует функцио- нально-целевому назначению составляющих его документов.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Анализ документопотоков показывает основные цели исследования документопотоков организации, которыми являются:

повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.

5.4Информационно-справочная работа с документами

Сцелью обеспечения оперативного поиска документов создаются информа- ционно-поисковые системы, которые могут быть ручного типа, механизированные или автоматизированные.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов разных организаций целесообразно составление информационно-поисковых систем на основе существующих классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений,

45

классификатора аспектов деятельности организации.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, на какой стадии находится любой документ; в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для этого информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов организации, и прежде всего для выполнения данной задачи записываются в регистрационные формы, все данные о документах.

Выдача информации:

по конкретному документу: местонахождение, стадия подготовки; по теме (содержанию); по корреспонденту; по региону.

При поиске сведений по конкретному документу может задаваться непосредственно номер документа. Поиск документа может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится документ.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Что входит в понятие документооборота?

2.Каковы основные правила организации документооборота?

3.Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?

4.Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

5.В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

6.Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в организации делопроизводства?

7.Какие задачи выполняет регистрация документов?

8.Назовите формы регистрации документов?

9.В чем достоинства и недостатки журнальной регистрации документов?

10.В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов и в чем ее преимущества?

6 ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

6.1 Оформление трудовых отношений

Трудовые отношения в организациях независимо от форм собственности регулируются Кодексом законов о труде в Российской Федерации (КзоТ), в соответствии с которым принят определенный порядок оформления соответствующей документации: приказов (распоряжений) администрации о приеме на рабо-