Материал: 4762

31

Для совершенствования организации документооборота в управлении предлагаю внедрить электронную программу «Делопроизводство», которая поможет в работе сотрудникам служб.

Объяснительная записка: документ, поясняющий содержание отдельных положений плана, отчета, проекта; сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

О причинах задержки обновления тематических комплексов «ИССАО» и «ИСАР»

Обновление тематических комплексов «Информационно-справочная система архивной отрасли» и «Информационная система архивистов России» у пользователей не было произведено в установленный срок в связи с переносом выхода добавочной информации.

Обновление данных тематических комплексов у пользователей будет произведено в двухнедельный срок.

32

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности предприятия (организации).

Опремировании Гришиной С. Е.

Всвязи с созданием информационного ресурса и внедрением программы «Делопроизводство» предлагаю премировать программиста управления

Текст представления содержит следующую информацию: фамилию, имя, отчество; дату рождения; образование; занимаемую должность; наименование структурного подразделения; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценку служебной деятельности; повышение профессионального уровня; деловых и моральных качеств; информацию об участии в общественной работе; мотив назначения, перемещения или поощрения; наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить; структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить.

Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации. Датой представления является дата его подписания.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение ), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и другие.

Сопроводительные письма – часто составляемый документ, который ин-

33

формирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и так далее. В тех случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Письма-просьбы. Адресат, обращаясь с какой-либо просьбой, излагает ее предельно кратко и точно, подчеркивает заинтересованность предприятия в ее скором выполнении.

Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как форму организации двусторонней или многосторонней связи. Характер информации в письме-запросе предполагает вариантность ожидаемой информации в письмеответе. Письмо, содержащее предложение, требует ясного ответа о том, принимает ли его другая сторона или нет. Письмо-ответ может начинаться с выделения на первый план не того вопроса или аспекта информации, которому в пись- ме-запросе уделялось основное внимание, ибо мнение другой стороны зависит от степени значимости затронутых вопросов.

Письма-отказы. Подобно другим сообщениям, которые содержат плохие новости, письма, содержащие отказ (например, от работы), должны быть написаны индуктивно: вначале описывается суть предмета, даются объяснения, которые ведут к отказу, потом следуют сам отказ и приятное заключение.

Договорные письма. В сущности их можно считать разновидностью сопроводительного письма, так как они подтверждают факт отправки договоров.

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением или справочной информацией. Письмоподтверждение исключает необходимость в письме-напоминании, это сокращает деловую переписку и укрепляет связи между партнерами по бизнесу.

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, информирующего заинтересованное лицо или предприятие (организацию) о совершившемся факте. Нередко к информационным письмам прибегают для пропаганды своей деятельности.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут трудоустройство, оплата труда, качество работ, сроки выполнения заказа, обеспечение жилплощадью, работой по специальности, оплата товаров, работ, услуг, арендуемых помещений и так далее. При этом слово «гарантия» в тексте может не упоминаться. Помимо юридического значения, гарантийное письмо выполняет моральную функцию, так как выражает готовность оказать поддержку адресату – какому-либо лицу или предприятию – выполнить условия договора или требования законодательства.

Письма-приглашения. Могут адресоваться лично, индивидуально или коллективному адресату. При большом количестве адресатов используется трафарет, в котором заполняется от руки лишь фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат: заседание ученого совета, совещание, ярмарка, выставка, торжественный вечер, презентация.

34

Письма-извещения по своему стилю близки к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос.

Циркулярные письма ставят целью довести информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Они широко приняты в отечественной и мировой практике делового общения. Циркулярные письма высылает руководящая (головная, ведущая) организация, которая сообщает подчиненным или заинтересованным предприятиям те или иные сведения чисто информационного характера, касающиеся хозяйственных вопросов или задач, стоящих перед предприятием (организацией), либо рассылает свои распоряжения.

Циркулярное письмо подписывает руководитель организации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности – главный бухгалтер или руководитель финансово-бухгалтерской службы. При этом личная подпись ставится только на первом экземпляре (подлиннике, оригинале письма), а на остальных – факсимиле руководителя, подписавшего подлинник, или подпись лица, заверяющего подлинность документа.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных разговоров или личного контакта получить необходимый эффект. В таких письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о мерах, которые будут приняты при невыполнении обязательств после напоминания.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. Коммерческие письма подразделяются на запрос и ответ на него, оферту (предложение) и ответ на нее, рекламацию (претензию) и ответ на нее.

В запросе покупатель обращается к продавцу, импортер к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение.

Предложение может быть направлено покупателю либо по инициативе покупателя в ответ на запрос продавца.

Рекламные письма – разновидность информационных писем – направляются конкретному адресату и содержат подробное описание рекламных услуг или товаров. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении ка- ких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Международные письма. В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

Визитные карточки являются не только носителем информации о ее вла-

35

дельце, они могут служить средством переписки. Их можно посылать по почте. Они незаменимы при поздравлении с праздниками, выражении благодарности, приглашении на прием, выражении соболезнования и в других случаях.

В зависимости от характера отношений с партнерами на визитной карточке могут делаться надписи, но обязательно в третьем лице. Визитные карточки никогда не подписываются и дата не проставляется. Визитные карточки имеют большой спектр применения, одним из которых является письменная форма вежливого общения с партнерами.

Телеграммы – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяет своевременность и правильность принятия решения. Срочная информация передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы, электронная почта.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка (или чистого листа) без переноса слов, абзацев, исправлений. В телеграмме указывается её срочность, точный адрес, текст. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. Если телеграмма направляется в несколько адресов, соответственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров телеграммы.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения). Обязательными реквизитами телефонограммы являются указания «от кого» и «кому», делается сообщение фамилии, имени, отчества должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема, должность и фамилия передавшего и принявшего информацию, номера телефонов организаций, текст и подписи.

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе: приказ, распоряжение, договор, протокол; факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

По факсу может быть передан любой вид документа. Этот вид используют только для передачи оперативной информации, так как документы, переданные по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности.