Материал: 4762

26

Постановление (решение) – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения важных и принципиальных задач, состоящих перед данными органами.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющего властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым расположение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Закрытое акционерное общество «ИНФОРМ»»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

В связи с проведением 10 мая 2006 г. семинара «Актуальные вопросы управления архивным делом»:

1. Ведущему специалисту управления сбыта информационных систем Чепрасовой М. М. составить письмо-приглашение на семинар и организовать его рассылку архивным органам и учреждениям, а также пользователям и потенциальным пользователям тематического комплекса «Информационно-справочная система архивной отрасли».

Срок исполнения до 7 мая 2006.

2. Ведущему специалисту управления производства и внедрения информационных систем Сидорову И. И. подготовить текст доклада «Информационносправочная система архивной отрасли – официальная система Росархива (новый этап развития)».

Срок исполнения до 7 мая 2006 г.

3.Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т. П.

27

4.4Система информационно-справочной и справочно-аналитической документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организа- ционно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Всостав информационно-справочных документов входят: протокол; докладная записка; предложение; объяснительная записка; заявление; представление; переписка (служебное письмо, телеграмма, телекс, электронное сообщение).

Протокол. В управлении под протоколом понимается документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Если на собрании или на заседании не предусматривается принятие решения, то и ведение протокола теряет смысл.

Форма протокола содержит следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения), вид документа (протокол), дата, номер и место заседания, заголовок, текст, подписание. Если протокол подлежит утверждению, проставляется гриф утверждения. Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, совещание) и названия коллегиального органа, например: «Заседание комиссии по…», «Собрание трудового коллектива».

Текст протокола строится по следующей схеме.

Вначале указываются фамилии председателя и секретаря, затем проставляется отметка о количестве присутствующих (в алфавитном порядке или численно). Эта отметка необходима, так как имеет юридическую силу, то есть кворум.

Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение.

Затем следует содержательная часть текста, состоящая из трех разделов: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Вразделе СЛУШАЛИ указывается фамилия и инициалы докладчика и кратко излагается суть его выступления. По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ. Если докладчику были заданы вопросы, то вопросы и ответы записываются в протоколе в порядке поступления.

Раздел РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) оформляется как распорядительная часть приказа, то есть состоит из пунктов с порядковой нумерацией.

Протоколы бывают краткими и полными.

Вкратких протоколах указывается лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение.

Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:

28

председатель (подпись), секретарь (подпись).

Закрытое акционерное общество « ИНФОРМ »

Председатель – Иванов И. И. Секретарь – Петрова П. П.

Присутствовали: Сидоров С. С., Воробьев В. В., Сенина С. О.

Повестка дня:

1.Об организации производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.

Доклад технического директору Воробьева В. В.

2.О введении системы скидок на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Доклад коммерческого директора Сениной С. О.

1. СЛУШАЛИ:

Воробьева В. В. – в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 3 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления.

ВЫСТУПИЛИ:

Сидоров С. С. – поддержал предложение Воробьева В. В.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1Произвести закупку 3-х компьютеров необходимой конфигурации для Управления производства и внедрения информационных систем.

1.2Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между сотрудниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.

2. СЛУШАЛИ:

Сенину С. О. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Воробьев В. В. – поддержал предложение Сениной С. О.

29

ПОСТАНОВИЛИ:

Разработать Управлению сбыта информационных систем систему скидок на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Особыми видами письменных деловых документов являются заявления и обращения.

Заявление – письменная просьба о чем-либо. Заявления составляются при уходе в очередной отпуск, получении жилья, поступлении в институт, оформлении пенсии и в других случаях. Оно предусматривает вынесение резолюции, то есть решения (распоряжение) начальника, в форме надписи на той же бумаге, где изложена просьба. Текст заявления должен быть лаконичен, и при этом в нем четко и доходчиво должна быть сформулирована основная мысль.

В том же значении, что и заявление, иногда употребляется слово обращение. Но чаще этот термин имеет значение письменной речи, предназначенной для широкой публики, и является синонимом слова послание (Обращение Президента к гражданам Российской Федерации).

Служебная записка. Внутри предприятия (организации) не принято обмениваться письмами, их роль исполняют служебные записки – это документ, адресованный руководителю и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами, просьбой или предложениями.

Формуляр-образец служебной записки включает следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, в котором работает автор документа; адресат, название вида документа; дата; заголовок к тексту; текст; отметка о приложении, подписание. Текст служебной записки состоит из трех частей: введение (причина написания документа); основная часть (изложение сути вопроса); заключение (выводы или предложения).

О записи тематического комплекса «ИССАО» и программного комплекса «Кодекс»

В связи с продажей тематического комплекса «Информационно-справочная система архивной отрасли» отделу по делам архивов прошу Вас записать диск с данным тематическим комплексом и программным продуктом «Кодекс».

30

Специалист М. М. Мишина Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности предприятия (организации).

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

О командировании Сорокиной С. С. в компанию «Электронные офисные системы»

В связи с расширением ассортимента информационных систем, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании в 2006 г. прошу Вас командировать специалиста Сорокину Светлану Сергеевну в компанию «Электронные офисные системы» для ознакомления с новыми программными продуктами по автоматизации делопроизводства.

Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций, и оформляются на общем бланке.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (при адресации вышестоящей организации), заголовок к тексту, адрес, подпись.