Материал: 4762

66

Для ограничения доступа к коммерческой тайне руководитель предприятия издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф конфиденциальности. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности коммерческой тайны может быть закреплен в трудовом контракте с работником.

Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации, приведен ниже.

ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, составляющих коммерческую тайну фирмы

Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма. Объем производства продукции (в месяц, квартал, год).

67

Наименование фирм-контрагентов.

Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год. Распределение прибыли.

Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами. Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг.

Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг. Заработная плата сотрудников фирмы.

Характер, репутация и другие данные о персонале фирмы. Регионы сбыта продукции.

Направления маркетинговых исследований предприятия. Направления маркетинговых исследований фирмы.

В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.

Таким образом выстраивается примерная структура информации, охраняемой в организации. Из перечня видно, что организация обязана охранять любую "чужую" информацию: государственную, персональную, полученную от контрагентов (граждан и организаций). Также организация может иметь и охранять "свою" тайну.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какие документы относятся к конфиденциальным?

2.Какие способы защиты информации от несанкционированного доступа вы знаете?

3.Какие существуют технологии обработки документов?

4.Каков порядок работы персонала с конфиденциальными документами?

5.Как учитываются и хранятся дела с конфиденциальными документами?

6.Назовите нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации?

11 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

11.1 Подготовка дел к архивному хранению

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для их дальнейшего хранения и использования.

Вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации; особо ценный документ;

68

уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации; архив; государственный архив; муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; владелец архивных документов; пользователь архивными документами.

Документ – инструмент менеджмента, руководства какой-то конкретной организационной структурой. На одном из этапов своего жизненного цикла он подлежит хранению, которое носит временный, оперативный характер. Контроль за исполнением и сохранностью, единый порядок работы с документами возлагается, согласно существующему положению, на специальные службы документационного обеспечения управления.

Хранение и использование документов называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.

Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год); дело должно содержать не более 250 листов.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) на хранение в архив организации не передаются, они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Вместе с делами в архив организации передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы.

После передачи документов в архив организации разрешается производить уничтожение включенных в акт документов.

Наряду с хранением документов на бумажных носителях, сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Данные хранилища позволяют упростить использование документов в текущей деятель-

69

ности, так как работать с документом могут несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей. Системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

Для использования электронных хранилищ можно использовать следующие программные продукты:

«Кодекс: Систему подготовки документов»; eDocLib – Библиотеку электронных документов; «Кодекс –Мастер».

В 2005 году Международным советом архивов подготовлено практическое пособие по управлению, хранению и обеспечению доступа к электронным документам под названием «Электронные документы: Рабочая книга архивистов», оно дополняет содержание стандарта ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документами».

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Что входит в комплекс работ по оформлению дел?

2.Как оформляются дела временного хранения?

3.Как оформляются дела постоянного и долговременного сроков хранения?

4.Каков порядок передачи дел в архив?

12 ОРГАНИЗАЦИЯ РЕФЕРЕНТСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

12.1 Суть референтской деятельности

Референт руководителя – это должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам, делающее или читающее реферат.

Навыки референта:

уметь составлять документы делового и научно-делового характера: материалы для доклада, первоначальный вариант доклада, отчет, справку для вышестоящей инстанции или другой организации, заключение, рекомендации и другие документы;

квалифицированно пользоваться источниками деловой и научной информации, осуществлять поиск таких источников;

редактировать чужую рукопись или текст, готовящийся к изданию или переизданию;

рецензировать материалы делового и научного характера в рамках своей компетенции;

составлять объявления, рекламные тексты, аннотации, буклеты к выпускаемой продукции, анонсы; составлять статьи или заметки для опубликования в газете или журнале;

конспектировать устное выступление (докладчика, лектора, лица, выступающего по радио, телевидению, на митинге);

70

вести протокол заседания, собрания и оформлять его как документ; реферировать (конспектировать) любые письменные материалы; составлять деловые письма, договоры и другие деловые документы; уметь составлять сводные документы на основе справок и докладов (отчетов) отдельных структурных подразделений организации.

Достоинствами научных, научно-деловых, а также некоторых сугубо деловых работ являются новизна, насыщенность фактическим материалом, в том числе уникальными сведениями, перспективность, то есть возможность внедрения в практику, аргументированность, убедительная критика прежних представлений, глубина исследования, применение новых методов и приемов.

Для составления устного или письменного сообщения референт должен уметь пользоваться опубликованными письменными источниками информации

– научными монографиями, специальными статьями, энциклопедиями, справочниками, специальными (отраслевыми) словарями. Работая над конкретной темой, необходимо использовать специальную литературу, относящуюся именно к этой теме. Нельзя ограничиваться только недавно изданной отечественной и переводной литературой. Очень полезно наряду с этим пользоваться монографическими, энциклопедическими, периодическими изданиями.

Способы фиксации и систематизации сведений, полученных из этих источников, – это конспектирование (реферирование), картографирование.

Картографирование – это запись на карточки библиографии. На карточку записывают фамилию и инициалы автора, название труда, город, в котором издана книга, название издательства и год издания.

Реферирование – это подготовка сокращенного изложения текста с основными фактическими сведениями и выводами.

Процесс реферирования подразумевает следующие основные этапы:

прием различной информации, поступающей как из письменных, так и из устных источников (рецептивный аспект деятельности);

анализ полученной информации с целью выявления нового, существенного, наиболее важного (аналитический аспект деятельности);

производство собственного речевого высказывания, то есть изложение результатов интерпретации полученной информации в письменной или устной форме (продуктивный аспект деятельности).

В специальной литературе реферирование рассматривается как один из ана- литико-синтетической переработки документов (АСПД).

АСПД – аннотирование, реферирование и составление обзоров, то есть подготовка вторичных, более сжатых документов.

Аннотирование – это процесс, цель которого дать краткую характеристику текста с точки зрения содержания, назначения, формы и других особенностей.

Аннотация – это краткая характеристика статьи (книги) с точки зрения назначения, содержания, формы и других особенностей. Цель аннотации – дать общее представление о статье.

Аннотации бывают справочными и рекомендательными.

Справочная аннотация – краткая характеристика текста, дополняющая его заглавие. В справочной аннотации обычно указываются тип книги и ее назначение (монография, диссертация, справочник, очерк); задачи, поставленные авто-