Материал: 4762

56

контактные телефоны; подпись лица, отвечающего за прием иностранной делегации.

Смета расходов на прием иностранной делегации включает пункты: утверждение сметы руководителем организации; сроки пребывания иностранной делегации; количественный состав иностранной делегации;

статьи расходов (бытовые расходы, культмассовые мероприятия); оплата переводчика по договорным ценам; транспортные расходы; товарищеский ужин; стоимость сувениров; завтраки, обеды, ужины;

подпись ответственного за прием делегации и главного бухгалтера. Основным элементом ведения переговоров по импорту является составление

и утверждение документа «Конкурентный лист», а по экспорту «Обоснование цены». Обязательные реквизиты конкурентного листа: утверждение; название документа; наименование товара, качество, упаковка; количество; срок поставки; платеж; рыночные цены; тенденция рынка; особые условия; цена предыдущей сделки в рублях с указанием страны, фирмы; оптовая цена; лимит цены и базис по курсам валют Центробанка на (дата) в пересчете на СИФ или франко граница РФ; срок действия лимита; подпись руководителя организации и руководителя подразделения.

Обязательные реквизиты документа «Обоснование цены»: (помимо реквизитов предыдущего документа); страны назначения; таможенные пошлины в странах назначения на товар из РФ и товар конкурентов; накладные расходы в Российской Федерации.

УТВЕРЖДАЮ Президент АО

___________И. И. Иванов «___»__________2006 г.

ПРОГРАММА пребывания немецкой делегации в составе 2-х человек, прибывающих в

АО « » для решения вопросов взаимного сотрудничества

Состав: 2 человека – Франц Шмидт – президент фирмы «Аустроварен»;

– Отто Штайнер – руководитель отдела закупок. Срок пребывания – 3 дня.

Прибытие 1 мая 2006 г. Убытие 3 мая 2006 г.

Ответственный за прием – Семёнов Юрий Константинович.

57

Запись беседы (справка) – документ, оформляемый при ведении переговоров с иностранным партнером. В справке должны быть отмечены позиции сторон, высказывания, соображения, возражения, достигнутые договоренности.

Обязательными реквизитами документа являются:

фамилия и должность ведущего беседу от имени российской делегации; имя и должность иностранного представителя фирмы; фамилия лица, разрешившего проведение встречи; место проведения встречи и дата; продолжительность беседы; присутствующие на беседе с обеих сторон;

58

язык, на котором велась беседа; содержание беседы (краткое или полное); лицо, записавшее беседу; виза лица, проводившего беседу;

количество экземпляров документа.

В содержание беседы должно быть обязательно включено: существо беседы; факты передачи или получения служебной или технической документации; факты получения или вручения памятных подарков или сувениров.

ЗАПИСЬ БЕСЕДЫ

__________________________________________________________________

( фамилия и должность ведущего беседу от имени российской организации)

__________________________________________________________________

(имя и должность иностранного представителя фирмы, организации)

Проведение встречи разрешил:

_____________________________________________________________

( фамилия руководителя подразделения, должность)

Встреча состоялась: ____________________________________________

(место проведения встречи и дата)

Продолжительность беседы, с ______ часов до ____________ часов

На беседе присутствовали:

со стороны РФ: ____________________________________________________

__________________________________________________________________

со стороны инофирмы (организации):

__________________________________________________________________

Беседа велась на ______________________________ языке.

Содержание беседы :

Беседу записал

__________________________________________________________________

(Должность, подпись, фамилия)

__________________________________________________________________

(Виза лица, проводившего беседу)

60

фективности работы на фирме (организации) в силу причин:

информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе карточек организации и ее структурных подразделений. Получение информации о работе с документами на фирме (организации) требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных карточек;

картотеки документов обычно отделены от исполнителей, они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов;

размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и карточек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

Фирма Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных про- граммно-методологических решения в области организации документооборота:

автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота; электронный документооборот и делопроизводство.

Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является основным подходом к автоматизации документооборота на фирмах (организациях). Обрабатываемые документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Обмен официальными документами между фирмами (организациями) и передача их в государственные архивы происходит в бумажной форме.

Документом считается документированная информация в любой форме и на любом носителе, произведенная или полученная в начале, в ходе или по завершении деятельности организации или отдельного лица и имеющая содержание, контекст и структуру. Отличительной характеристикой электронных документов является то, что их содержание документируется на таком носителе и такими символами (двоичными знаками), которые требуют компьютерной или подобной технологии для прочтения и понимания. Электронные документы, в отличие от традиционных документов, являются не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Электронный документооборот и делопроизводство является технологическим ответом на требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности фирм (организаций). Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства.

10 января 2002 г. принят Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», целью которого является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном