Материал: 4762

21

Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа: порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материальнотехническое обеспечение заседаний.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

Регламент оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации (а также наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу), вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

4.2 Система плановой документации

Планирование деятельности учреждения – важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленной цели наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.

Программы и генеральные схемы носят комплексный характер, их содержание может затрагивать несколько органов исполнительной власти. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств и организаций.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, месяц, квартал или на период выполнения конкретного вида работ.

Плановые документы разрабатываются на федеральном, отраслевом, территориальном уровнях, в отдельной организации.

Федеральные планы, программы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами и ведомствами.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральными органами

22

исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными организациями и учреждениями.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории.

Планирование деятельности отдельной организации осуществляется в форме плана, программы или графика. Текущая деятельность организации планируется в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб в форме планов и программ командировок отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации.

Источниками для составления планов являются федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.

Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом – её руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.

Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления той или иной отрасли управления или деятельности.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем ( в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.

Планы организаций оформляются на общем бланке с обязательными реквизитами. Планы работ и мероприятий подписываются руководителями подразде- лений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

4.3 Система распорядительной документации

Структура и основные правила оформления распорядительных документов изложены в Типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68 и Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

К распорядительным документам принято относить постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор нужного вида документа определяется конкретной управленческой ситуацией, компетенцией руководителя, издающего документ, системой принятия управленческого решения. Виды распорядительных документов, процедуру их подготовки следует закрепить в локальных организационных документах (уставе, положениях о структурных подразделениях, инструкции по делопроизводству).

Подготовка распорядительного документа включает следующие этапы: изу-

23

чение вопроса, подготовку проекта, согласование проекта, подписание документа. Составление документа по вопросу, которому он будет посвящен, начинает-

ся с изучения действующих законодательных и нормативных документов, так как издаваемый документ не должен противоречить существующим нормам.

Враспорядительных документах, издаваемых на основе единоличных решений (приказах, распоряжениях, указаниях), текст излагается от первого лица единственного числа : ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ.

Враспорядительных документах коллегиальных органов (постановлениях, решениях) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа: ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ.

Текст распорядительных документов обычно состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

Вконстатирующей части указываются причины издания документа. Распорядительная часть приказа должна содержать конкретные, четкие и ясные указания. Распорядительные документы оформляются на общем бланке. В состав рек-

визитов входят: герб или эмблема, наименование организации-автора, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись (для распорядительных документов коллегиальных органов две подписи – председателя и секретаря), визы согласования.

Оформленный документ подлежит согласованию с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами.

Приказ – это распорядительный документ, изданный на принципах единоначалия для решения задач оперативного управления.

Существуют два вида приказов: по основной деятельности, по личному составу. Приказами по основной деятельности оформляются обязательные к выполне-

нию задачи по управлению, отчетности, снабжению и другим вопросам организации работы предприятия (организации). Готовят приказы специалисты, а издает (подписывает) – руководитель.

Текст приказа первого вида включает констатирующую и распорядительную части, соединенные словом ПРИКАЗЫВАЮ.

В констатирующей части излагаются причины издания приказа, приводятся ссылки на нормативные документы, решения коллегиальных органов (ученого совета института, совета директоров фирмы). Если причина издания приказа настолько очевидна, что не нуждается в пояснении, то констатирующая часть не составляется.

Распорядительная часть – это пронумерованные пункты приказа. Содержание пункта излагается в следующей логической последовательности: кому? Что? В какой срок? Если поручение имеет постоянный характер, то срок исполнения не указывается.

Завершается распорядительная часть стандартным пунктом о контроле, который формулируется следующим образом:

Контроль за исполнением приказа возложить на…(должность, Ф., И., О.).

Исполнение наиболее важных приказов осуществляет руководитель.

Приказ согласовывается с заинтересованными и компетентными должностными лицами (главным бухгалтером, юрисконсультом и др.), и отметка об этом проставляется ниже подписания, отметка о том, кто вносит (готовил) приказ и с

24

кем он согласован. Приказ вступает в силу с момента его подписания. Приказы по личному составу готовят сотрудники отдела кадров.

Унифицированная форма № Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Номер документа Дата составления

ПРИКАЗ (распоряжение)

о приеме работника на работу

Дата

Табельный номер

Ф., И., О.

в

структурное подразделение

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

условия приема на работу, характер работы

25

(ненужное зачеркнуть)

Табельный номер

Ф., И., О.

структурное подразделение

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)

Основание (документ, номер, дата):

заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.

Руководитель организации

должность личная подпись расшифровка подписи