Материал: 4762

11

Перечисленный необходимый минимум документооборота достаточен для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности организации, при условии, что сотрудники, работающие с документами, имеют соответствующие навыки и соблюдают требования ГОСТов и правила оформления и хранения документов.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141-98), делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота офиц и- альных документов.

3.3 Классификация документов

Документы, создаваемые в организации, определяют: круг вопросов, решаемых в процессе деятельности; объем и характер компетенции организации; порядок разрешения вопросов; характер взаимосвязей с другими организациями.

Классификация документов – деление документов на классы по общим признакам.

Документы в зависимости от основания деления классифицируются :

по наименованиям :

служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д;

по месту составления :

внутренние (составляемые работниками данной организации) и внешние (поступающие из других организаций и от частных лиц);

по содержанию :

простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме :

индивидуальные (содержание документа имеет свои особенности), трафаретные (часть документа отпечатана , а часть заполняется при составлении) и типовые (созданные для группы однородных организаций);

по срокам исполнения :

срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

по происхождению :

служебные ( затрагивающие интересы организации) и личные (именные, касающиеся интересов конкретного лица);

по виду оформления :

подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации :

письменные, графические, фотокинодокументы.

Классификаторы документов организации составляются на основе положений об организации.

Повторяемость, однотипность управленческих, жизненных ситуаций, тре-

12

бующих обязательного документирования, вызвали унификацию форм документов, которая активно проводится по системам документации ( бухгалтерская, первичная учетная , кадровая и т. д.).

Вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ ;

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ ;

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ; Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ;

Федеральный закон «О связи» от 16.01.1995 г. № 15-ФЗ; Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ; Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

Второе направление унификации понятий и направлений – разработка стандартов на термины и определения.

Секретари и работники делопроизводства в своей работе используют указания ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он содержит основные понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Стандарт используется при разработке инструкций по делопроизводству.

Разрабатывая стандарты организации, важно правильно понимать все термины, связанные с этим направлением. Для этого применяют ГОСТ Р 1.12-99 «Государственная система стандартизации РФ. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения».

3.4 Общий вид и состав реквизитов документов

Существует ряд обязательных признаков, установленных законом или положениями, для отдельных видов документов. Это так называемые реквизиты. Их состав и расположение на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97, согласно которому для официального документа обязательны реквизиты :

«Государственный герб РФ» ставят на бланках документов законодательных органов;

«Герб субъекта РФ» помещают на бланках документов на основании правовых актов субъектов РФ;

«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланк если это предусмотрено уставом (положением об организации). На бланках документов с гербами РФ эмблема не употребляется;

«Код организации» и «Код формы документа» проставляют согласно соответствующим классификаторам;

«Наименование организации» отражает то название организации, которое зафиксировано в ее учредительных документах. Под наименованием организации располагают название вышестоящей организации, полное или сокращенное. При употреблении в качестве государственного не только русского, но и национального языка, наименование организации

13

указывают на двух языках. Если автором документа является филиал, территориальное отделение, представительство, структурное подразделение, то его наименованиеуказывают ниже наименования головной организации; «Справочные данные об организации» охватывает : почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты; «Наименование вида документа» определяется уставом (положением организации);

«Дата документа» – это дата подписания (наиболее поздняя, если у документа несколько авторов), утверждения документа, принятия решения (приказ), дата события (акт). Записывать дату можно несколькими способами; «Регистрационный номер документа включает порядковый номер доку-

мента и индекса дела по номенклатуре дел, указание на корреспондента, исполнителя. Если авторами документа являются две организации, то порядковый номер указывают через косую черту в порядке записи авторов в документе; «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» отражает соот-

ветствующие реквизиты упоминаемого документа; «Место составления или издания документа» используют, если невоз-

можно употребить реквизиты «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»; «Гриф ограничения доступа к документу» (секретно, конфиденциально)

ставят (без кавычек) на первом листе документа; «Адресат» включает наименование организации и подразделений (ука-

зывают в именительном падеже), должность и фамилию адресата (в дательном падеже), причем порядок их указания может быть любой «Гриф утверждения документа» располагают в правом верхнем его углу.

Он включает слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), ниже указывают должность лица, утверждающего документ, еще ниже располагают его личную подпись, инициалы, фамилию и под ними дату утверждения. Подписи всех, утверждающих документ, располагают на одном уровне. Если документ утвержден другими документами (постановлением, решением, приказом, протоколом), то употребляют слово УТВЕРЖДЕНО, ниже указывается вид утверждающего документа в именительном падеже и под его названием помещаются дата и номер; «Резолюция» – указание на решение должностного лица. Этот реквизит

содержит фамилии исполнителей, запись поручения, срок исполнения, подпись, дату; она может располагаться на документе или на отдельном листе; «Заголовок к тексту» передает краткое содержание текста и согласуется с видом документа.

«Отметка о контроле» обозначают словом (штампом) «Контроль» или буквой «К»; текст документа пишут только на русском языке при адресовании его в

федеральные органы государственной власти и органы Государственной

14

власти субъектов РФ, на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ по отношению к отправителю;

«О наличии приложений» выглядит следующим образом :

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Приложение: на 3 л. в 3 экз. в первый адрес.

«Подпись» включает наименование должности (сокращенное, если не используют бланк и полное в остальных случаях), личную подпись, инициалы, фамилию. На бланке должностного лица должность его не указывают. Подписи должностных лиц располагают на документе одну под другой в последовательности, определяемой должностью, начиная с самой высокой. Подписи лиц с равнозначными должностями располагают на одном уровне. В документах, отражающих работу комиссий, указывают обязанности подписывающих документ (председатель комиссии, члены комиссии). Если документ подписывает исполняющий обязанности должностного лица, то указывают его фактическую должность.

«Гриф согласования документа» включает слово СОГЛАСОВАНО, ниже указывают должность и наименование организации, где находится лицо, с которым проведено согласование, ниже располагают его личную подпись, инициалы, фамилию;

«Визы согласования документа» включает указание должности, подпись, инициалы и фамилию визирующего, а также дату визирования. В распорядительных документах визу ставят на последнем листе подлинника или на отдельном листе;

«Печать» ставят для того, чтобы заверить подлинность подписи должностного лица. Используют для этого печать организации;

«Отметка о заверении копии» используют, когда нужно заверить соответствие копии документа подлиннику. Для этого ниже реквизита «Подпись» ставят заверительную надпись «Верно», ниже указывают должность, личную подпись, инициалы и фамилию лица, заверившего копию, дату заверения;

«Отметка об исполнителе» содержит фамилию, имя, отчество, номер телефона исполнителя документа. Этот реквизит проставляют на последнем листе документа в левом нижнем углу листа;

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» состоит из даты и номера документа, слова «В дело», номера дела, где будет храниться документ. После исполнения документа исполнитель (руководитель подразделения) подписывает его, датирует и направляет в дело;

«Отметка о поступлении документа в организацию» включает порядковый номер и дату поступления документа. Допускается использование для этих целей штампа;

«Отметка для автоматического поиска документа» содержит имя файла, код оператора и другие данные, установленные в организации для работы с документами в автоматическом режиме, идентификатор электронной копии документа.

Кроме бланков организации используют унифицированные (единые для всех организаций РФ) формы документов, в частности, бухгалтерских, командиро-

15

вочных и других, а также общие бланки, например, для приказов, распоряжений, постановлений и т. д. На общих бланках отсутствуют такие реквизиты, как индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер банковского счета, ссылка на индекс и дату входящего документа. Вместо них впечатываются наименование вида документа (приказ, распоряжение, постановление), его номер, дата, место составления или издания.

Другими непременными реквизитами документа должны быть: ясный адрес (организация или лицо, которому предназначен документ), регистрационный номер с датой отправки, подпись и печать (последняя – только на документах, имеющих юридическую силу), фамилия, имя, отчество, номер телефона ответственного составителя документа.

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства, текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какие законодательные акты предписывают обязательное документирование информации?

2.Какие требования к документам изложены в законодательных актах?

3.Какие вопросы работы с документами регламентируются законодательными актами?

4.На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране?

5.Каково значение ГСДОУ и что она регламентирует?

6.Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?

4СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТОВ

4.1Система организационно-правовой документации

К организационно-правовым документам относятся : постановления, указы, распоряжения органов власти и управления, относящиеся к сфере деятельности предприятия, лицензии, уставы, положения о предприятии, свидетельства о государственной регистрации, открытии расчетных счетов в банках; структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, пообъектный и внутриобъектный режим работы.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Применительно к фирме устав можно определить как правовой акт, определяющий порядок образования, компе-