16
Практическое занятие 2. Автоматизация деятельности турфирм
Задание № 1
Информационные технологии управления турфирмами
Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой области придают особую значимость специализированным программам управления туристскими фирмами. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, списков туристов, описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют и скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности и т.п. Данные программы не только ускоряют процесс расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета).
Программные продукты для автоматизации деятельности турфирм должны отвечать следующим требованиям:
–соответствовать нормам российского законодательства;
–охватывать все стороны производственно-хозяйственной и финансовой деятельности турфирмы;
–быть современным и конкурентноспособным продуктом в своем
классе;
–иметь возможность модернизации, быструю настройку параметров и фирменную техническую поддержку;
–обеспечивать надежность и безопасность хранения данных.
Из целого ряда программных продуктов для турфирм, предлагаемых на российском рынке, студентам предстоит освоить программные комплексы «САМО-ТурАгент» и «ТурУЧЕТ».
Программа «САМО-ТурАгент» предназначена для внутриофисной автоматизации отдельного турагентства или сети агентств. Она представляет эффективную возможность определять состав и стоимость туров по странам и туроператорам (с загрузкой из Интернета или по прямому вводу), вести поиск и анализ предложений туроператоров и учет продаж. Комплекс позволяет создавать архивы клиентов, проводить автоматизированный обмен заявками/подтверждениями, формировать документы туриста, учитывать платежи. Для анализа финансового состояния предусмотрены различные отчеты. Комплекс «САМО-ТурАгент» ис-
17
пользуют около 50 фирм, в том числе «Blue Sky», МТК «Спутник» и т.д. Программа «ТурУЧЕТ» ориентирована на максимально быстрый и про-
стой ввод информации о клиенте и туре при оформлении, печать пакета документов по выбранному клиентом туру, учет денег, заплаченных оператору клиентом, построение финансовых отчетов. Вся информация сохраняется в единой базе данных формата MS Access, чтобы несколько менеджеров с разных ПК могли одновременно вносить новые данные, корректировать и строить отчеты по этой информационной базе данных.
Дополнением к программе «ТурУЧЕТ» является разработка «ТурПАСПОРТ», предназначенная для автоматизации подготовки документов для загранпаспорта. Благодаря ей фирмы и компании, которые занимаются оформлением пакета документов для получения загранпаспорта, существенно сокращают время на обработку информации о клиенте для размещения ее на необходимых бланках.
Программа «САМО-ТурАгент»
1. В меню «Настройка»:
−«Назначение прав доступа». Создайте новую категорию «Студент» с ограниченными правами доступа (исключается администрирование);
−«Пользователи». Добавьте нового пользователя (свои ФИО), определив ему право доступа к настройке параметров системы как «Студент»;
−«Добавочные статусы заявок». Создайте статус «Университет» с описанием. Выберите привлекательный для вас файл значка.
2. В меню «Справочники»:
−«Валюты». Добавьте денежные единицы «фунт стерлингов» (буквенный код GBP, цифровой код – 826) и «новая турецкая лира» (буквенный код TRY, цифровой код – 949). Интересующие вас валюты и их коды можно найти в Интернете по запросу «классификатор валют»;
– «Курсы валют». Добавьте курсы доллара, евро и фунта стерлингов на
текущую дату;
– «Партнеры». Создайте нового партнера «Университет» (классификация «Прочие»), адрес и реквизиты – на свое усмотрение);
– «Туры». Введите данные о новом туре: направление «Европа», партнер «Университет», минимальный срок подачи заявки – 5 дней, комиссия −
5%.
3. В разделе «Предложения»:
− с помощью функции фильтр найдите все предложения по запросу
18
«Турция»;
−сформируйте собственное предложение: из списка «направление– туроператор» выберите «Европа – Университет»; на вкладке гостиница
«Еastgate hotel» 5* (Оксфорд), standard room, all inclusive; транспорт – авиа,
стандарт, Москва-Лондон, автобус Лондон-Оксфорд; услуги – страховка «РосГосСтрах», продолжительность 10 дней; себестоимость 500$, продажа – 700 $. Сохраните введенную информацию;
−с помощью функции фильтр найдите сформированное вами предложение: а) обычный стандарт, б) с ценами.
4. В разделе «Заявки»:
−сформируйте заявку на составленное вами предложение (программа «обмен опытом»);
−найдите в существующей базе данных все заявки по запросам:
а) туроператор «Tez»;
б) направление – «Египет»; в) частично оплачена; ) фамилия туриста – Иванов;
д) гостиница − «Советская»; е) заказан евроавтобус;
ж) проблемные и VIP заявки. 5. В меню «Клиенты»:
−произведите поиск по интересующим вас запросам (фамилия, адрес, дата рождения).
6. В разделе «Платежи»:
−создайте платеж от «Университета» (приходный, наличный, 700 $, остальная информация – произвольно);
−с помощью фильтра найдите платеж «Университет».
7. Подготовьте к печати следующие документы (по любому клиенту): бланк заказа, ваучер на проживание, гарантийное письмо, договор с клиентом, заявка на бронирование, платежное поручение, путевка, счет к оплате, отчеты по заявкам и по платежам.
Программа «ТурУЧЕТ»
1.Войдите в программу под именем «Наш новый менеджер.
2.В разделе «Сотрудники» определите для выбранной категории максимальные права доступа.
19
3. В меню «Справочники»:
– добавьте оператора «Ярославия», комиссия 10%, координаты – по своему усмотрению;
– добавьте город и отель «Жемчужина» (3 , Спортивная набережная, у
Арсенальной башни, +7 (4852) 73-12-73, www.riverhotel-vp.ru);
–ознакомьтесь с вариантами размещения и питания.
4.С помощью меню «Курсы валют» получите с интернет сайта Центробанка России курс доллара:
а) на текущий день, б) за последнюю неделю.
Проделайте подобные операции для евро и английского фунта стерлингов (необходима активация последней валюты).
5. В списке «Страны и отели» найдите отель «Жемчужина». 6. В списке операторов найдите «Ярославия».
7. В главной форме выберите меню «Показывать всех клиентов».
8.Добавьте нового клиента. Для этого введите собственные ФИО, паспортные данные и адрес (в разделе «Паспорта» информация автоматически переводится на английский язык).
9. Создайте для нового клиента тур «Моя страна» (Россия, Воронеж,
«Волжская жемчужина», размещение STND, питание All, категория билета ж/д, экскурсии согласно программе тура, продолжительность 7 дней, оператор «Ярославия». Чистая стоимость тура 5 тыс. руб., скидка 3%, страховка 200 руб., доп. экскурсии 500 руб. Рассчитайте общую стоимость тура. Сохраните тур.
10. Произведите поиск только что зарегистрированного клиента по запросу «Фамилия». Откройте созданный тур. Внесите изменения: увеличьте стоимость тура до 5,5 тыс. руб. Пересчитайте общую стоимость тура. Создайте копию тура.
11.В разделе «Напоминания» внесите задачу для нового менеджера «Позвонить новому клиенту» (ваши ФИО).
12.В уже имеющейся в программе базе данных найдите ближайший день рождения Вашего клиента.
13.В раздел «Затраты» добавьте «Налоги» − 13 тыс. руб. Внесите эту затрату в общий отчет.
14.Составьте отчеты за все время работы фирмы: а) по оператору «Тез»; б) по стране Россия; в) по отелю «Волжская жемчужина».
20
15. Сохраните всю введенную информацию перед выходом из програм-
мы.
Программа «ТурПАСПОРТ»
1.Внесите в карточку клиента полные сведения о себе или выдуманном человеке.
2.На основе данной карточки подготовьте для печати: заявление о выдаче паспорта, сведения на владельца паспорта, требования и квитанцию ОВИР.
Практическое занятие 2.
Интернет-маркетинг в социально-культурном сервисе и туризме Туристические разделы на сайтах общего назначения
Деятельность современной туристической фирмы невозможно представить без использования глобальных компьютерных сетей, самой популярной из которых является Интернет. Поиск необходимой информации при огромном количестве интернет-ресурсов осуществляется с помощью различных поисковых систем. Наиболее часто туристические разделы встречаются в каталогах этих поисковиков, представляющих систематизированные сборники ссылок.
На основе каталогов русскоязычных поисковых систем, таких как Aport, Yandex и Rambler, можно выявить наиболее популярные туристические сайты, предназначенные для потенциальных клиентов. Все эти страницы отсортированы в порядке их посещаемости: чем больше людей за текущий день просмотрело тот или иной сайт, тем выше он в рейтинге поисковой системы, тем его соответственно легче найти.
Наиболее развитый туристический раздел имеет портал Mail.ru. На его странице «Путешествия» потенциальные туристы могут выбрать тур по географическому признаку (страна), в зависимости от его стоимости или других качественных характеристик (новогодние туры, отдых с детьми). Здесь также представлены новости туризма, тематические статьи, отзывы отдыхающих, предложены разнообразные услуги (авиабилеты, паспорта, визы, страхование).
Задание № 1
1.Откройте программу Internet Explorer и найдите туристические разделы
впоисковых системах Aport (http://www.aport.ru), Yandex (http://www.yandex.ru) и Rambler (http://www.rambler.ru). Определите каталог,