Материал: 1813

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное –

материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Сдет информац я об меющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем [30].

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о: дате его формирования;

авторе данных; на меновании документа; формате, который необходим для корректного прочтения материалов и т.п. Чем подробнее бу-

В обще же пр нято считать под электронным документом (ЭД) структур рованный информационный объект, в соответствие

«регистрац онная карточка», состоящая из реквизитов документа, со-

неформализованныйА(произвольный) – это любое сообщение, записка, текст, записанный на носителе информации;

служебный (официальныйД) – записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Электронный документ и электронный документооборот тесно

взаимосвязаны, без первого невозможно второе. Оборот материалов значительно упрощается, если организации, Иобменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование. При этом электронные документы могут быть формализованными, т.е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и неформализованными (например скан-копия).

В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например формат счета-фактуры). Но если документ неформализо-

ванный, его принятие и распознавание возможно только с участием человека.держащ х перечень нео ходимых данных о нем.

31

Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.

СЭлектронный документ – документ, в котором информация

представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для пр знан я его действительным.

Электронный документ должен соответствовать следующим

ниматьсятребован ям:

создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и припомощью программных и технических средств;

содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его под-

болеебАнизкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;

более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

более низкая стоимостьЭДархивного хранения ЭД;

возможность контекстного поиска;

новые возможности защиты документов;

упрощение подготовки в сочетании с широкими возможностями;

принципиально новые возможностиИпредставления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например аудио-,ния и др. с целью организации и повышения эффективности работы с

ними.

Условно документы можно разделить на следующие группы:

по способу документирования: рукописные; электронные;

графические; кино-, фото -, фонодокументы;

32

по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетностатистические и др.;

по месту составления: входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации); внутренние (со-

Сставленные и используемые в самой организации);

по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные);

с грифом огран чен я доступа.

Документы могут иметь следующие грифы: «Для служебного вестностипользован я» (служебная информация, предназначенная только для работн ков конкретной организации или отрасли); «Секретно», «Совершенно секретно», «Осо ой важности» (информация, содержащая государственную тайну); «Конфиденциально» (информация, доступ к

побАпроисхождению: официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке); личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);

по юридической значимостиД: подлинники или оригиналы

(первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором); копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его

внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии документов, на которыхИв соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу); дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

по форме изложения: индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме); трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например справка с места работы); типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, например, командирования, и используемые во всех организациях);

по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

33

Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия: на экране дисплея; бумажном носителе; ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде. При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на

Сбумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

огласован е проекта электронного документа имеет следующие пре мущества:

кимпрочтен е документа на экране ПК без вывода на бумагу;справлен я вносятся в проект документа;

одновременная рассылка проекта документа сразу нескольвиз рующ м.

Организация имеет право создавать в электронном виде почти все учетные документы. Первичные документы, которые составлены в электронной форме и подписаны электронной подписью, считаются равными по юридической силе с бумажными документами, подпи-

В организациях используютсяДразличные организационнораспорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки, справки и т.п.), оформленные на бланках. Согласно ГОСТ

Р 51141–98: бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (за исключением письма).

В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 указывается, что в бланк документа обязательно включа-

ются реквизиты, идентифицирующие автора письменного докумен-

та: официальное название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта,

34

в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Таким образом, набор реквизитов для бланков документов может быть разным, главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в

СВ зав с мости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30–2003 устанавл вают два вар анта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использован е углового или продольного бланка не влияет ни на

ней документов.

юридическую с лу документа, ни на его правовой статус.

Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003, угловой бланк (рис. 4) является наиболее

А целесообразно использовать в случаяхД, когда наименование организа-

ции содержит большое количество печатных знаков, например в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

И

Рис. 4. Фрагмент бланка с угловым расположением реквизитов

35