Материал: 156

16

Краспорядительным документам, отражающим административноуправленческую деятельность ОВД, относятся: приказы ненормативного характера, распоряжения, указания, протоколы.

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации, о подготовке которых говорилось в подразделе«Организационные документы». По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители органа, организации (начальник, его заместители) издают распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам и оформляются на общем или специальном бланке. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую».

Обязательными реквизитами для этих видов документов являются: герб или эмблема, наименование вышестоящей организации (полное и строкой ниже краткое), наименование организации – автора документа, наименование вида документа (указание), его дата и номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись.

Краспорядительным можно отнести и такой вид документа, как протокол, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Протокол ведется во время заседания, совещания и оформляется на общем бланке. В его формуляр входят: герб или эмблема, наименование органа государственной власти, наименование органа (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), заголовок, текст, подписи председателя и секретаря заседания.

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире – его окончания. Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название органа, подразделения, службы в родительном падеже. Текст протокола состоит из двух частей: в первой части – вводной – содержатся список при-

17

сутствующих и повестка дня; во второй части – основной – фиксируется ход заседания (совещания).

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает в себя фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек).

Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций– должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел«Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал.

При проведении расширенных совещаний (собраний, заседаний) с большим числом присутствующих во вводной части протокола указывается их количественный состав, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

В повестке дня протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). В ряде случаев повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не включается в текст протокола, в нем делается отсылочная запись: «Повестка совещания прилагается». Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Основная часть протокола строится по разделам в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый пункт состоит из следующих частей: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Если имеются тексты докладов, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии выступившего указывается: «Текст обзора, (доклада, отчета, выступления) прилагается» (в протоколе без кавычек).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня. Фамилию и инициалы докладчика печатают в именительном падеже

18

от первого положения печатающего устройства, и через тире с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию, инициалы и должность выступающего пишут в именительном падеже от первого положения печатающего устройства, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения(постановления) в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Решения должны быть конкретными и состоять из фамилии, инициалов исполнителя, содержания поручения и срока его исполнения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Принятие решения нередко требует голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования.

Впрактике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов.

Всокращенных протоколах в основной части указывается порядковый номер вопроса и печатается его название. Последняя строка названия подчеркивается и под чертой (в скобках) печатают фамилии, инициалы выступающих в хронологическом порядке, после чего записывается решение по данному вопросу. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какоголибо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается

кпротоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: все реквизиты заголовочной и вводной частей, необходимые реквизиты основной части и реквизиты оформляющей части протокола без личных подписей председателя и секретаря, так как выписки заверяются делопроизводителем.

1.3. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют принятие управленческих решений. Они не содержат поручений и не обязывают их выполнять. Особенностью этих документов является

19

то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Всоответствии с приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. № 987

всостав информационно-справочных документов включаются: акты,

заключения, докладные, пояснительные записки; справки, обзоры, доклады, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы1. К ним также можно отнести служебные, объяснительные записки, письма; отзывы, сводки, списки, перечни, предложения.

Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов

куничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п.

Вакте содержатся следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата (дата актируемого события), номер, место составления, гриф утверждения (при необходимости), заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения(при необходимости), подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указываются: наименование документа, в соответствии

скоторым была образована комиссия, его номер и дата; или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка; или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее в вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами с точками и печатаются через 1,5 интервала. В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки. В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, сущность и характер про-

1Приказ МВД России от4 декабря 2006 г. № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

20

веденной комиссией работы; фиксируются установленные факты, выводы по полученным результатам и при необходимости предложения по устранению выявленных недостатков.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»).

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы специалиста (или группы специалистов) по какому-либо вопросу или докумен-

ту. Заключение состоит из двух частей: в первой части кратко излагаются существо вопроса, анализ основных положений и дается общая оценка; во второй – конкретные замечания по существу вопроса или документа с выводами и предложениями, которые допускается нумеровать арабскими цифрами. Готовится заключение на листах формата А4. В заголовке к тексту должно быть указано название документа или вопроса, на который оно подготовлено. Документ подписывает специалист, дающий заключение, его подпись удостоверяется печатью. В сторонние организации заключение направляется с сопроводительным письмом.

Докладная записка является документом, адресованным субъекту управления, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями ее автора. Она может быть ини-

циативной или подготовленной по указанию руководителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внутрен-

няя докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги (возможно рукописным способом) и имеет следующие реквизиты: адресат; вид документа; заголовок к тексту с указанием затрагиваемых в ней вопросов и рассматриваемого периода или даты; текст; подпись; дату составления документа. Внешняя докладная записка оформляется всегда на общем бланке и имеет дополнительные реквизиты: наименование организации, место составления документа, регистрационный номер.

Служебная записка является разновидностью докладной и отражает вопросы материально-технического, информационного, хо-

зяйственного обеспечения. Оформляется на стандартных листах формата А4 и имеет те же реквизиты, что и внутренняя докладная записка.