11
Приложение к приказу директора
ЗАО «Контакт» от 02.06.2009 № 101
(Инструкция Минфина России от 13.04.2000
№ 134/56)
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. В практике нередко возникает потребность подготовить выписку
из приказа по основной деятельности. Выписка – это копия опреде-
ленной части подлинного документа. В ней содержатся все реквизи-
ты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.
Уставы и положения являются сложными организационными документами, имеющими сводный кодификационный характер и определяющими порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы МВД России, единого органа, структурного подразделения.
Устав как учредительный документ, определяющий администра- тивно-правовой статус юридического лица, может содержать следующие разделы: общие положения; акционерный (уставной) капитал; порядок деятельности; управление; учет и отчетность, распределение прибыли; прочие накопления; прекращение деятельности.
На основании положения действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие органы и организации.
Положения об МВД, УВД, ОВД разрабатываются на основе типовых положений и утверждаются вышестоящими органами управления. Положение о структурном подразделении определяет админист- ративно-правовой статус подразделения(задачи, функции, права, обязанности и ответственность).
При разработке текста положения о делопроизводственном подразделении целесообразно взять за основу структуру Положения о службе документационного обеспечения управления, приведенного в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управлен-
12
ческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления).
Всоответствии с рекомендациями ГСДОУ текст положения должен включать следующие основные разделы:
«Общие положения» – раздел, определяющий правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения
иосвобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться в своей деятельности структурное подразделение.
Во втором разделе«Основные задачи» излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.
Вразделе «Функции» дается перечисление конкретных видов производственно-хозяйственной деятельности, закрепленных за данным структурным подразделением.
«Права и обязанности» – раздел, описывающий права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые выполняет структурное подразделение по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.
Вразделе «Ответственность» устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных ему прав.
Вразделе «Взаимоотношения. Связи по должности» имеется описание служебных взаимоотношений структурного подразделения с другими подразделениями органа, организации, предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.
Раздел «Организация работы» содержит определение порядка деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.
Положение о структурном подразделении организации разрабатывается и подписывается руководителем подразделения. Согласование
13
текста документа проводится по усмотрению руководства органа, организации. Организационные документы подлежат согласованию с отделами юридическим, труда и зарплаты(при наличии таких подразделений в структуре организации), заместителями руководителя, курирующими работу соответствующих подразделений, и др. Положения о структурных подразделениях относятся к группе документов, подлежащих утверждению вышестоящим руководителем. Они, как правило, вводятся в действие с момента их утверждения руководителем организации, не требуя специальных мер по вводу их в действие, т.е. не требуя издания приказа(распоряжения) об утверждении этих документов. Положение о структурном подразделении доводится до работников под подпись путем оформления на этом документе виз ознакомления с обязательным указанием (от руки) даты ознакомления.
Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих служебные, организационные вопросы, финансовые и иные специальные стороны деятельности органов внутренних дел, их служб и подразделений, а также отдельных должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Инструкция является документом длительного действия(до замены новой). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинаются инструкции, как правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок использования и другие сведения общего характера. Поскольку текст инструкции носит указующий характер, в ней рекомендуется использовать четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного числа или в безличной форме.
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. Если инструкция утверждается специальным распорядительным актом (приказом), то в нем устанавливается срок ее введения
14
в действие, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители и на первом листе инструкции проставляется отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу.
При необходимости внесения изменений и дополнений в организационные документы не допускаются зачеркивания и исправления текста с пометкой «исправленному верить». Изменения и дополнения вносятся руководителем органа, организации (в приказ и его приложения) приказом, который доводится до работников структурного подразделения под подпись.
Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей общие положения о должности, функции, правах, обязанностях и ответственности конкретных должностных лиц, служащих на этой должности. Унифицированная структура текста данного документа включает следующие разделы:
Общие положения устанавливают сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.
Функциональные обязанности – перечисление конкретных функций, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе – руководство, утверждение, обеспечение, подготовка, рассмотрение, исполнение, контроль, согласование и т.д. Выполнение конкретных функций должностным лицом выражается в тексте инструкции глаголом настоящего времени несовершенного вида.
Права – определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
Ответственность – установление видов ответственности за -не своевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
Взаимоотношения. Связи по должности– перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается служебной информацией, указание
15
сроков получения и представления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.
Государственной системой ДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел«Оценка работы», в котором должны быть перечислены критерии оценки качества выполнения работником своих функций и обязанностей, степени использования прав и т.д.
При разработке должностных инструкций следует учитывать -на именования должностей в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), предусмотренных в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Должностные инструкции разрабатываются и подписываются руководителями структурных подразделений. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются руководителем организации.
Должностные инструкции доводятся до работников под подпись. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под подпись либо производится переработка инструкции в целом. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.
Должностные инструкции должны быть заменены и зановоут верждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (т.е. при увольнении прежнего работника и вступлении в должность другого работника).
Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом – приказом руководителя о распределении обязанностей.
1.2. Распорядительные документы
Все распорядительные документы должны строго соответствовать нормативно-правовой базе и не содержать положений, противоречащих ей.