Відмітки в табелі про причини неявок на роботу, фактично відпрацьований час, роботу в надурочний час або інші відхилення від нормальних умов роботи повинні бути зроблені тільки на підставі документів, оформлених належним чином (листка непрацездатності і т.д.). Облік використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т. д.).
Табель обліку використання робочого часу (форма № П-14) призначений для обліку використання робочого часу працівників з твердим місячним окладом або ставкою. Облік часу понаднормових робіт здійснюється на підставі списків осіб, які працювали понаднормово (форма № 15). Ці списки з відміткою майстра про кількість фактично відпрацьованого понаднормового часу використовуються для запису в табель. Облік часу простоїв здійснюється на підставі листків обліку простоїв (форма № 16), які з відміткою про час простоїв використовуються для запису в табель.
До обов'язків працівників кадрової служби чи працівників, яким доручено ведення кадрового діловодства, відноситься також і оформлення перших двох розділів на зворотному боці листків непрацездатності, в яких поряд з цілим рядом відомостей необхідно вказати і загальний трудовий стаж працівника.
З 1 січня 2001 року згідно ст. 7 Закону від 18.01.2001 р № 2240-III "Про загальнообов'язкове державне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням" допомога по тимчасовій непрацездатності працівників виплачується і обчислюється залежно від страхового стажу працівника, тобто періоду, протягом якого особа підлягала загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню. Згідно з п. 2 ст. 7 зазначеного закону до його вступу в силу (тобто до 1 січня 2001 року) до страхового стажу зараховується загальний трудовий стаж працівника в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше. Порядок обчислення стажу до 1 січня 2001 регулювався Правилами обчислення загального трудового стажу для призначення працівникам допомоги по тимчасовій непрацездатності, затверджених постановою КМУ від 19.10.98 р № 1658.
Отже, до організації кадрового документообігу на
підприємстві паливно-енергетичного комплексу треба підходити дуже ретельно.
Спочатку повинні бути складені та затверджені в установленому порядку: колективний
договір, правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розклад, посадові
інструкції, положення про відділ та служби підприємства та інші документи.
2.2 Система автоматизації роботи з
кадрами на підприємстві паливно-енергетичного комплексу
Практичне використання системи «БОС-Кадровик» на підприємстві паливно-енергетичного комплексу.
Керівництво ефективно діючого паливно-енергетичного комплексу приділяє значну увагу кадровій політиці. Кадровий облік і планування є невід'ємною складовою частиною єдиного процесу управління підприємством. Система управління персоналом «БОС-Кадровик», розроблена компанією ЗАТ «БОС. Кадрові системи », здатна забезпечити керівників підприємства необхідною інформацією для прийняття обґрунтованих рішень в галузі управління персоналом.
За допомогою системи «БОС-Кадровик» співробітники підприємства одержують необхідну для виконання їх посадових обов'язків інформацію і кращі можливості для роботи:
Керівники підприємств можуть оперативно отримувати потрібні їм відомості щодо структури підприємства, штатного розпису, інформацію про співробітників і вакансії;
Начальники кадрових служб можуть зосередити свою увагу на контролі і плануванні трудових ресурсів для їх ефективного використання спільно з іншими ресурсами підприємства;
Співробітники фінансових та кадрових служб отримують зручний і надійний засіб для виконання своїх посадових обов'язків.
Система «БОС-Кадровик» дозволяє:
Планувати структуру організації, штатні розписи та кадрову політику;
Проводити розрахунок заробітної плати, оперативний облік руху кадрів;
Вести адміністративний документообіг з персоналу та обліку праці, атестації та визначенню потреб (навчання, підвищення кваліфікації) працівників;
Рекрутинг персоналу на вакантні посади;
Ведення архівів без обмеження строків давності та багато іншого.
Функціональні можливості системи «БОС-Кадровик»:
Створення нових, перепідпорядкування та ліквідація наявних підрозділів на підставі підготовлених і підписаних наказів;
Створення і ведення корпоративної структури підприємства або холдингу будь-якої складності. Вся історія по розформувати підприємствам і підрозділам зберігається в базі даних;
Підтримка множинних ієрархічних структур, що об'єднують персонал: організаційних, функціональних, проектних, бюджетних та ін .;
Підтримка роботи з окладами, вартовими ставками, тарифною сіткою і різними надбавками і доплатами;
Ведення і планування штатного розкладу структурних підрозділів підприємства. Ведення діючого та будь-якої кількості версій планованого штатного розкладу. Робота з планування штатного розкладу може бути розділена на ділянки. Збереження всієї історії змін штатного розкладу, наведено у додатку А;
Виконання групових операцій з позиціями штатного розкладу, їх атрибутами (у тому числі масове індексування, зміна окладів і / або часових тарифів), приклад наведено в додатку В;
Підготовка різних вихідних документів за штатним розкладом, а також регламентованої звітності для України;
Забезпечення всього спектру робіт інспектора управління з праці та заробітної плати: планування структури, облік праці, аналітика витрат на оплату праці, нарахування / утримання з персоналу з формуванням відповідних наказів, приклад штатного розкладу наведено в додатку Б;
Ведення повної інформації про персонал та здійснення операцій з ним, включаючи прийом і звільнення працівників на роботу, переміщення по службі, заміщення, суміщення, ведення особистих карток, трудових книжок, стажу, оформлення відпусток і лікарняних листів, відряджень, облік заохочень, стягнень, подарунків, страхових послуг, даних про військовозобов'язаних. Об'єм інформації повністю відповідає формі Т2 і навіть істотно перевершує її вимоги.
При необхідності зберігати дані про персонал, не передбачені базовою поставкою системи, існує механізм додаткових атрибутів, що дозволяє оголосити абсолютно будь атрибути, що характеризують працівника, посада, рядки штатного розкладу, родичів працівника, підрозділу, підприємства і багато інших об'єктів, що можна розглянути у додатку Г ;
З працівником, кандидатом, рядком штатного розкладу можуть бути пов'язані додаткові документи (інструкції, резюме, копії дипломів, сертифікатів і т.д.), представлено у додатку Д;
Автоматичне формування наказів, пов'язаних з основними діями по прийому, звільненню, переміщенню працівника (версія Microsoft® SQL Server ™), або автоматичне виконання дій з працівниками, кандидатами, рядками штатного розкладу при проведенні відповідних наказів (версія Oracle® Server). Реалізовані всі необхідні типові форми. При необхідності форми документа можуть бути легко змінені, відповідно з додатком Е;
Формування великого числа різноманітних довідок, аналітичний облік, статистичні форми;
Необмежене за часом зберігання інформації з персоналу, можливість в будь-який момент отримати інформацію по давно звільненому персоналу, розстановці персоналу на будь-яку дату в минулому та іншу архівну інформацію, приклад наведений у додатку.
Облік кандидатів на роботу та всіх необхідних персональних даних щодо них;
Ведення обліку заходів щодо атестації та перепідготовки кадрів;
Формування та планування кадрового резерву;
Облік робочого часу як сумарно за місяць, так і щодня. Автоматичне формування табелів на підставі планування графіків роботи, систем оплати праці працівників з наступним введенням відхилень;
Відпрацьований час за місяць по кожному працівнику і по кожному типу відпрацьованого часу підсумовується і використовується в якості вихідних даних для автоматичного нарахування заробітної плати;
Система поставляється з більш ніж 150 переднастроєних типовими видами оплати. Алгоритми розрахунку видів оплати доступні для налаштування, і при необхідності може:
Бути реалізований вид оплати будь-якої складності;
Розрахунок як погодинної, так і відрядної оплати праці (індивідуальні та бригадні наряди) з будь-якими методами розподілу сум;
Розрахунок авансу, відпусток і лікарняних, міжрозрахункових виплат. Нарахування та розрахунок різних доплат і утримань;
Розрахунок основних податків (єдиний соціальний податок і податок на доходи фізичних осіб) відповідно до законодавства;
Коректний з бухгалтерської точки зору перерахунок заробітної плати минулих періодів;
Можливість проводити розрахунок заробітної плати кілька разів на місяць (будь-яке число раз) з автоматичним формуванням платіжних та звітних документів (розрахунок податків, платіжні відомості, проводки) окремо по кожному такому розрахунком;
Налаштування шаблонів і автоматичне формування бухгалтерських проводок з автоматичним розбиттям сум у розрізі 6 стандартних і 7 довільних рівнів аналітики;
Велика кількість звітних документів, у тому числі уніфіковані форми.
Довідник «Заходи / Типи заходів» модуля «Управління кадровими процесами» дозволяє формувати в автоматизованій системі управління персоналом будь-які типи оцінки персоналу, навчання, адаптації, а так само заходи з підбору кадрів.
Для створення нового заходи з управління персоналом у системі «БОС-Кадровик» необхідно вказати набір наступних параметрів:
Параметри працівника, кандидата - тип групи фізичних осіб, які братимуть участь у заході;
Термін виконання в днях - дані з планування та обліку результативності за певний період часу;
Періодичність - кількість проведених заходів на місяць (наприклад: за оцінкою персоналу);
Тип неявки - можливі типи неявки працівників під час проведеного заходу;
Заявки - заявки на участь у заході від лінійного керівника;
Рекомендації - види рекомендацій за підсумками проведеного заходу;
Витрати - дані для обліку й аналізу витрат щодо заходу (в системі передбачена можливість роботи з будь-якими типами валют);
План проведення - план проведення заходу;
Журнал відвідуваності - дані по відвідуваності заходи співробітниками компанії;
Ресурси - перелік необхідних технічних ресурсів для проведення заходу («Бос-кадровик» дозволяє бронювати той чи інший вид ресурсу на певний період часу);
Контрагент - інформація по контрагенту, залученим до проведення заходу;
Місце проведення - інформація за місцем проведення заходу;
Ознайомлення - дані з обліку ознайомлення з результатами заходу (можливі значення: «згоден», «не згоден», з можливістю зазначення причини незгоди);
Розглянути функціональні можливості системи «БОС-Кадровик» можна на прикладі прийому фізичної особи. При прийомі на роботу фізичної особи в автоматизованій системі управління персоналом «БОС-Кадровик» первинна інформація про співробітника вноситься в модуль «Облік кадрів».
Для того щоб прийняти нового співробітника на роботу в системі «БОС-Кадровик» необхідно зробити наступні дії:
Внести нового працівника в загальний список фізичних осіб в модулі «Облік кадрів», так як на додатку Ж.
. Потім у списку «Загальний список фізичних осіб» вибрати пункт «Додати новий запис» і внести в «Особисту картку» працівника дані, необхідні для заповнення, наочно наведено у додатку З.
«Загальний список фізичних осіб» є єдиним для всіх підрозділів компанії і отже інформація по фізичній особі, доданому до цього списку, доступна для всіх відповідних фахівців цих підрозділів.
Далі необхідно зайти в модуль «Облік кадрів» того підрозділу, до якого приймається на роботу дана фізична особа, приклад наведений у додатку И, і у вікні «Прийом нового співробітника» заповнити три діалогових вікна:
Прийом на роботу;
Прийом на роботу - продовження;
Доплати і надбавки.
У вікні «Прийом на роботу» обов'язковою для заповнення є наступна інформація:
. Працівник. У цьому полі вказується прізвище людини (прийнятого на роботу) шляхом вибору його прізвища із загального списку фізичних осіб, як можна побачити у додатку І.
. Табельний номер. Унікальний код для кожного працюючого співробітника підприємства. Табельний номер вибирається для підстановки в поле зі списку вільних табельних номерів.
. Дата прийому. Необхідно вказати реальну дату прийому співробітника на роботу. За замовчуванням, в дане поле підставляється поточна дата.
. Статус. При заповненні цього поля використовується інформація, що міститься в довіднику «Статуси працівників». Обраний статус визначає, чи буде, прийом на роботу проводиться за штатним розписом або без зв'язку з ним. Крім того, за допомогою «Статусу» система контролює правильність проведення операції прийому на роботу і видає попередження в тому випадку, якщо працівника намагаються прийняти на роботу всередині системи зі статусом «Постійне місце роботи» вдруге.
. Причина (особливості) прийому. Значення вибирається зі списку формулювань причин і особливостей (пов'язаних з прийомом на роботу) з довідника «Причина (особливості) прийому / переміщення / звільнення». Інформація, внесена в дане поле, автоматично включається в текст пункту наказу про прийом на роботу.
У нижній частині вікна «Прийом на роботу» знаходиться таблиця для ініціалізації нового трудового стажу працівника. При прийомі співробітника на роботу система пропонує почати відлік стажу з моменту прийому. В результаті цієї операції з'являються записи у списку стажу з коментарем (автоініціалізація) при прийомі на роботу. За умовчанням в системі відзначаються не всі стажем. Користувач на свій розсуд може прибрати або додати ініціалізацію необхідного стажу роботи нового співробітника.
Таким чином, ми бачимо що ця програма дуже
зручна у використанні і суттєво полегшує роботу кадрового відділу, та й
підприємства в цілому. Ця система дозволяє: планування структур
організації,штатних розкладів. Вести адміністративний документообіг з персоналу
та обліку праці. Рекрутинг персоналу на вакантні посади та багато чого іншого.
ВИСНОВКИ
У результаті проведеного дослідження ми дійшли таких висновків:
Інформація - документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі.
Для організації діяльності митних органів України най затребуваною є офіційна інформація, що надходить у вигляді правових актів, документів нормативно-розпорядчого характеру з офіційних друкованих та електронних джерел. Обіг інформації у митній службі свідчить про наявність інформаційних відносин. Під інформаційними відносинами можна розуміти врегульовані інформаційно-правовою нормою інформаційні суспільні відносини, сторони якого виступають як носії взаємних прав і обов'язків, встановлених і гарантованих інформаційно-правовою нормою.
Розглянуті загальні організаційні моменти впровадження автоматизованих систем кадрового документообігу в підприємства. В даний час велика частина українських підприємств вже завершила автоматизацію основних підрозділів і тепер впритул підійшла до необхідності впровадження нових технологій в службах персоналу. Це диктується не модою, а зростаючою конкуренцією, необхідністю швидкого прийняття рішень і потребою в оптимізації штатів .