Таким чином, в першу чергу необхідно визначити:
для чого потрібна автоматизація на підприємстві, які вимоги пред’явити до
інформаційної системи підприємства паливно-енергетичного комплексу і яких
результатів від неї очікувати. Використання нових технологій значно підвищує
ефективність роботи кадрових служб за рахунок використання переваг
інформаційних систем. Важливо не помилитися з визначенням як самого програмного
забезпечення, так і компанії-постачальника. У разі невдалого вибору можуть не
виправдатися попередні очікування, і, як наслідок, - «ручна робота»,
подорожчання проекту впровадження, використання системи зі шкодою для
продуктивності (з урахуванням вже витрачених тимчасових і фінансових коштів на
її придбання і впровадження), а в підсумку , можливо, повна відмова від
програмного забезпечення.
РОЗДІЛ 2. КАДРОВИЙ ДОКУМЕНТООБІГ НА ПІДПРИЄМСТВІ
.1 Організація кадрового
документообігу на підприємстві паливно-енергетичного комплексу
Головне призначення посадових інструкцій полягає в тому, щоб зробити трудовий процес максимально прозорим. Цей документ покликаний перераховувати обов'язки і сферу відповідальності працівника, область його компетенції, основні критерії, які застосовуються для оцінки ефективності праці, а також структурні елементи управління, пов'язані з діяльністю співробітника.
Щоб грамотно скласти посадову інструкцію, слід ретельно вникнути в особливості діяльності службовця, підготувати опис робочого місця або посади так такої. Уважний аналіз здійснюваних видів робіт дасть можливість чітко визначити необхідні вимоги до конкретної посади, а також перелік знань і навичок, якими повинен володіти кваліфікований співробітник.
Посадові інструкції працівників кадрових служб тісним чином пов'язані з основним положенням про кадрову службу. Подібні інструкції створюються для кожної конкретної посади і набирають чинності після затвердження керівником кадрової служби.
Можна навести наступний перелік основних елементів посадової інструкції: загальні положення, функції, посадові обов'язки, права, відповідальність та заохочення працівника. Варто відзначити, що посадові інструкції можуть сприятливо вплинути на психологічний клімат в організації, вирішити конфліктні ситуації, чітко розмежувати обов'язки між співробітниками і підвищити рівень відповідальності.
Посадова інструкція виконує свої функції протягом тривалого часу і, як правило, існує аж до появи нової посадової інструкції, покликаної замінити застарілу. цей організаційно-правовий документ є основою, на якій будується вся система регулювання діяльності працівника.
Структура кадрової служби підприємства визначається залежно від організаційної структури підприємства, установи, організації, видів його діяльності та штатної чисельності працівників.
На великих підприємствах, як правило, кадровою службою керує заступник директора з кадрів (персоналу) або, наприклад, заступник голови правління АТ по кадрам, якому підпорядковується безпосередньо відділ кадрів, адміністративно-господарська служба з підрозділами та ін.
Якщо на підприємстві його структурою передбачено, що кадровими питаннями відає відділ кадрів, очолюваний начальником відділу кадрів, то в цьому випадку цей начальник завжди підпорядкований безпосередньо керівнику підприємства, який через нього координує кадрову роботу на підприємстві.
Якщо на підприємстві чисельність працівників невелика і немає спеціальної кадрової служби, то зазвичай у штатному розкладі передбачається посаду інспектора з кадрів.
На деяких підприємствах, де введення посади інспектора з кадрів недоцільно, керівник підприємства наказом про призначення відповідального за ведення кадрової роботи одному з працівників (зазвичай секретарю або спеціаліста з діловодства, а нерідко і працівникам бухгалтерії) доручає ведення кадрового діловодства, трудових книжок, табельного обліку і оформлення документів для призначення пенсії.
Для правильної організації роботи з кадрами на будь-якому підприємстві спочатку повинні бути складені та затверджені в установленому порядку:
колективний договір;
правила внутрішнього трудового розпорядку;
штатний розклад;
посадові інструкції;
положення про відділи та служби підприємства та інші документи.
Документи, що оформляються кадровою службою підприємства, що належать до кадрового діловодства, поділяються на:
) розпорядчі документи з особового складу (по кадрах або персоналу);
) облікові документи по кадрах (персоналу).
До розпорядчих документів з особового складу відносяться накази (розпорядження) керівника підприємства про:
) прийняття, переведення і звільнення працівників;
) надання відпусток;
) заохочення і стягнення;
) внесення змін до трудової книжки (зміна прізвища, записів і т. д.).
Наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 р № 253 "Про затвердження типових форм первинного обліку" затверджено такі типові форми наказів:
№ П-1 - Наказ (розпорядження) про прийом на роботу;
№ П-5 - Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу;
№ П-6 - Наказ (розпорядження) про надання відпустки;
№ П-8 - Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту).
Наказ про прийом на роботу (№ П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу працівників і оформляється у відділі кадрів на всіх працівників. Завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу в певних випадках є перепусткою в цех (відділ) для ознайомлення з умовами роботи. Згода працівника з умовами праці, відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інші відмітки по необхідності проставляються на зворотному боці наказу. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ оголошується працівнику під розписку, на підставі якого співробітник відділу кадрів заповнює особисту картку і робить відповідні записи у трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або аналогічний йому документ.
Наказ про переведення на іншу роботу (№ П-5) застосовується при оформленні переведення працівника з одного цеху (відділу, дільниці) в інший і оформляється співробітником відділу кадрів у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії підприємства . Наказ візує начальник цеху (відділу, дільниці) попереднього і нового місця роботи та підписує керівник підприємства (організації), після чого відділ кадрів робить відмітки в особистій картці, трудовій книжці та інших документах. На зворотному боці наказу робляться відмітки про нездані матеріальних та інших цінностях, які враховувалися (значилися) за працівником за попереднім місцем роботи.
Наказ про надання відпустки (№ П-6) застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпусток, які надаються працівникові відповідно до чинного законодавства, колективним договором, контрактом, графіком відпусток. Даний наказ оформляється у двох примірниках і підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації), один примірник наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу про надання відпустки працівник відділу кадрів робить відмітки в особистій картці працівника, а бухгалтерія робить розрахунок відпускних. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки робиться відмітка "без оплати".
Наказ про припинення трудового договору (контракту) (№ П-8) застосовується при звільненні працівника. Він оформляється співробітником відділу кадрів у двох примірниках і підписується начальником (майстром) цеху (відділу, дільниці) та керівником підприємства (організації). Один примірник наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу про припинення трудового договору бухгалтерія здійснює розрахунок з працівником. Застосування вищевказаних форм наказів бажано і зручно, проте не обов'язково.
В основному на підприємствах в даний час накази оформляються на окремих аркушах (формату А4) і підшиваються в спеціальні папки, а в рукописному вигляді - у спеціальні книги наказів по кадрам (зазвичай такі накази мають індекс "к"), оформлені в установленому порядку, пронумеровані , прошнуровані, підписані керівником та завірені печаткою підприємства.
Накази по кадрах можуть видаватися як індивідуальні, так і групові, якщо на підприємстві протягом одного дня видається велика кількість наказів по кадрам. Принцип побудови параграфів у групових наказах наступний: спочатку розташовуються накази про прийом на роботу, потім про переклади, надання відпусток, звільнення та інше (наприклад, про зміну прізвища тощо).
Всі оригінали наказів по особовому складу накопичуються і зберігаються у відділі кадрів (службі управління персоналом) або в особи, уповноваженої наказом директора вести кадрове діловодство. Усі видані накази по особовому складу підприємства заносяться в книгу реєстрації наказів у хронологічному порядку. Зразок такої книги реєстрації наказів та порядок її ведення наведено у листі Мінпраці від 19.10.2005 р № 09-487.
Як накази, так і книга реєстрації наказів є документами постійного зберігання і по закінченні 75-річного терміну зберігання в архіві підприємства повинні бути передані до державного архіву. Такий же порядок дотримується і при ліквідації підприємства. Терміни зберігання документів вказані в Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженому наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р № 41.
До облікових документів по кадрам (персоналу) підприємства належать:
особова картка;
особову справу;
штатно-посадова книга;
алфавітна книга;
алфавітні картки;
книга обліку бланків трудових книжок;
книга обліку руху трудових книжок;
графік відпусток;
книга (журнал) обліку відпусток.
Особова картка за формою № П-2 ведеться на всіх працівників підприємства і заповнюється на підставі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документа про закінчення навчального закладу (при цьому всі записи робляться без скорочень). На лицьовій стороні картки вказуються повне найменування підприємства, стать працівника, номер особистої картки, табельний номер, а в графі "алфавіт" - початкова буква прізвища працівника. Особові картки комплектуються відповідно до штатного розкладу по структурних підрозділах, а всередині структурного підрозділу - за прізвищами працівників в алфавітному порядку. Записи в особовій картці завіряються підписами працівника. Як випливає з листа Держкомстату від 24.06.2005 р № 14 / 1-2-25 / 58 форма № П-2 є обов'язковою як для юридичних осіб, так і для фізичних осіб-підприємців.
Особиста справа ведеться на керівників, фахівців і матеріально відповідальних осіб підприємства і складається з наступних частин:
опису документів;
заяви про прийом на роботу;
наказу про прийом на роботу (копії);
особового листка по обліку кадрів;
автобіографії;
копій документів про освіту;
копій свідоцтв про народження дітей;
копії трудового контракту і т. д.
У міру видання наказів вони накопичуються в особовій справі в хронологічному порядку. Особові справи працівників зберігаються як секретні документи підприємства. До них можуть мати доступ тільки певні посадові особи, коло яких обмежений і визначається розпорядженням директора підприємства.
Штатно-посадова книга ведеться на підставі штатного розпису підприємства для відстеження вакантних посад і, як правило, заповнюється олівцем.
Алфавітна книга ведеться на всіх працівників підприємства із зазначенням П.І.Б. працівників підприємства в алфавітному порядку, місця роботи і посади, а також номерів всіх наказів по кожному працівнику.
Алфавітні картки за формою № П-3, які оформлюються на кожного працівника на великих підприємствах з метою полегшення роботи відділу кадрів (служби по роботі з персоналом) з картотекою.
Книга обліку бланків трудових книжок (і вкладишів) за формою № П-9, в яку вносяться всі операції, пов'язані з отриманням та використанням бланків трудових книжок.
Книга обліку руху трудових книжок за формою № П-10, в якій реєструються всі трудові книжки і вкладиші до них, прийняті від працівників при працевлаштуванні, а також знову видані трудові книжки і вкладиші до них. Крім того, в цій книзі зазначаються дані про видачу трудових книжок працівникам при їх звільненні, причому при такій видачі працівники повинні поставити підпис і дату отримання трудової книжки.
Книга (журнал) обліку відпусток, який на підставі ст. 10 Закону України від 15.11.96 р № 504/96-ВР "Про відпустки" повинен вестися на кожному підприємстві, із зазначенням у ній номера наказу, на підставі якого працівник відправляється у відпустку, виду відпустки, а також дати початку і закінчення відпустки .
Крім того, у відділі кадрів (службі управління персоналом) для правильного оформлення трудових книжок працівників повинні бути:
друк відділу кадрів (для запевнення записів у трудових книжках);
штамп із зазначенням найменування підприємства (проставляється в третій графі розділу "Відомості про роботу" трудових книжок при прийомі на роботу);
штамп "Виданий вкладиш".
Табельний облік робочого часу ведеться за типовими формами № П-12, № П-13, № П-14, № П-15 і № П-16, затвердженим наказом Мінстату від 09.10.95 р № 253. Табель обліку робочого часу являє собою поіменний список працівників цеху (відділу), дільниці, підприємства і ведеться окремо за категоріями (керівний склад, службовці, робітники), а в межах категорій працюючих - у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку. Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер. У разі звільнення (або переведення) працівника в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому працівникові і повинен залишатися вільним не менше трьох років.
Табель складається за два - три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць і документів з обліку особового складу, оформлених належним чином (наказів про прийом, переведення, звільнення). Облік явок на роботу і використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації, тобто позначки всіх прибулих, або шляхом реєстрації тільки неявок і запізнень.
Як випливає з листа Мінпраці від 01.06.2005 р № 36-211, табель обліку робочого часу ведеться як на постійних, так і на тимчасових працівників.
Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форми № П-12, № П-13) застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, отримання даних про відпрацьований ними час, розрахунку заробітної плати , а також для складання статистичної звітності. Зазначений табель складається в одному примірнику уповноваженою на те особою і після відповідного оформлення передається в бухгалтерію.