Національний аерокосмічний університет ім. М.Є. Жуковського «ХАІ»
Гуманітарний факультет
Кафедра
документознавства та української мови
КУРСОВА РОБОТА
З ДИСЦИПЛІНИ «ІНФОРМАЦІЙНІ РЕСУРСИ»
НА
ТЕМУ «ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА НА ПІДПРИЄМСТВІ
ПАЛИВНО-ЕНЕРГЕТИЧНОГО КОМПЛЕКСУ»
Харків -
2014 р.
ВСТУП
Будь-яка компанія - маленька чи велика, потребує своєчасного і якісного ведення кадрової документації. Всі поточні питання, пов'язані з автоматизацією системи кадрового документообігу на підприємстві, введення систем до кадрових відділів на підприємствах.
У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.
Документи - це основні інформаційні ресурси підприємства, робота з якими вимагає правильної організації.
Лат. documentum - зразок, свідоцтво, доказ, будь-який матеріальний об'єкт) - наділений в письмову форму акт, що засвідчує наявність фактів певного значення.
Документ виступає одночасно і як предмет праці управлінського працівника, і як його результат.
Найважливішою функцією документа є інформаційна. У документі фіксуються факти, події, явища практичної і розумової діяльності людини.
Також документ виконує виховну функцію. Він дисциплінує виконавця, вимагає підвищеного рівня освітньої підготовки, а добре оформлений документ виховує естетичний смак управлінських кадрів, підвищує престиж організації.
Рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення називається документообігом.
Документообіг - це безперервний процес руху документів, об'єктивно відображає діяльність підприємства і дозволяє оперативно керувати ним.
Дослідження інформаційних систем на підприємстві є дуже важливим завданням для сучасного документознавства. В цьому й полягає актуальність теми курсової роботи.
Ступінь наукової розробки теми. Інформаційні системи кадрового документообігу привертали увагу багатьох вчених. У працях Т.Ю. Базаров[1], Глинских А.Б. [2]. Р.Д. Гутгарц. [3], В.А. Невежин [4] та інших вчених розглянуті різні аспекти що до інформатизації систем кадрового документообігу.
Об’єктом нашого дослідження є інформаційні системи кадрового діловодства.
Предмет дослідження - інформатизація кадрового документообігу на підприємстві паливно-енергетичного комплексу.
Мета роботи - проаналізувати інформаційну систему кадрового діловодства.
Ця мета обумовлює наступні завдання дослідження:
розглянути загальну організацію інформаційних систем кадрового документообігу;
виявити особливості інформатизації системи на підприємстві паливно-енергетичного комплексу;
проаналізувати автоматизовану систему кадрового документообігу.
Для досягнення поставленої мети в дослідженні застосовані наступні наукові методи: аналізу, синтезу, дедукції, порівняння, системний метод.
Метод аналізу використано під час розгляду
інформатизованих систем на підприємстві. Метод синтезу застосовано для підбиття
підсумків окремих розділів та дослідження в цілому. Метод дедукції дав
можливість розглянути різні автоматизовані системи. Метод порівняння
використано під час виявлення особливостей інформатизованих систем саме
підприємств паливно-енергетичних комплексів. Системний метод застосовано для
аналізу інформаційних систем кадрового документообігу на підприємстві.
РОЗДІЛ 1. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ
.1 Інформаційні системи кадрового
документообігу
За останнє десятиліття у зв'язку з розвитком ринкових відносин в Україні з'явився стійкий попит на автоматизацію роботи з документами. Величезний потенційний попит на програми та послуги в області автоматизації діловодства викликаний цілим рядом причин:
З документами працюють абсолютно всі організації та велика кількість приватних осіб;
Практично кожна організація стикається з проблемами в діловодстві, навіть якщо мова не йде про автоматизацію: документи губляться, не контролюються і т.д.;
Зросли запити користувачів на вдосконалені програми автоматизації діловодства, здатні інтегруватися з численними автоматизованими робочими місцями, інформаційними та прикладними системами;
За рахунок поліпшення ведення діловодства підприємства та організації отримують реальний шанс поліпшити якість свого управління, що є однією з найактуальніших завдань сучасної української економіки;
Секретарі та особи, відповідальні в організаціях за ведення діловодства, часто прагнуть підвищити свою кваліфікацію.
Цілий ряд національних особливостей у веденні діловодства, мові та культурі не дозволяють використовувати західні готові прикладні рішення. Однак з'являється все більша кількість українських виробників, що пропонують недорогі якісні рішення в цій галузі, зростає кваліфікація користувачів. Це дає надію на те, що перспективи розвитку галузі досить сприятливі.
Документи, що накопичилися за роки роботи підприємства, як в електронному, так і в паперовому вигляді, являють собою інформаційний запас. Їх вивчення дозволяє виявляти тенденції, проводити ретроспективний аналіз кадрової діяльності, оцінити значимість окремих управлінських рішень і формувати більш достовірні прогнози розвитку.
Після проведення оптимізації бізнес-процесів виникає необхідність застосування сучасних технологій для виконання процесу з найбільшою швидкістю, найменшими витратами і максимальною ефективністю. Для цього застосовують засоби автоматизації.
Програмні засоби, що використовують для автоматизації документообігу, досить умовно можна розділити на чотири категорії:
. Системи Workflow;
. Системи колективної роботи користувачів над документами;
. Системи, призначені для зберігання і пошуку документів;
. Системи електронної пошти.
Системи Workflow - це повна або часткова автоматизація бізнес-процесу, при якій документи, інформація або завдання передаються від одного учасника (бізнес-процесу) до іншого для виконання дій згідно набору керівних правил.
Системи колективної роботи вирішують всі необхідні завдання з організації спільної роботи користувачів над документами, чим значно скорочує терміни реалізації проектів.
Впровадження системи колективної роботи дозволяє, з одного боку, виключити ризики втрати важливих документів та їх версій при підготовці до виконання - оскільки всі версії документів зберігаються в архіві, а з іншого - забезпечити прозорість процесу підготовки документів і неформального їх узгодження, а також забезпечити можливість внесення змін і правок в електронні документи. Контроль виконання документів ведеться в режимі реального часу, що особливо цінно для керівника: з'являється можливість оцінки стану справ по проекту в будь-який момент часу. І, нарешті, суттєво зменшується кількість паперових документів за рахунок спільної роботи над їх електронними версіями.
Системи, призначені для зберігання великих обсягів інформації та забезпечити зручний доступ до неї, прийнято називати електронними архівами. В рамках галузі або корпорації мова йде навіть не про традиційну автоматизацію каталогів бібліотек, а про побудову інтегрованої системи глобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ і збереження величезних обсягів документів в електронному вигляді. До того ж, технологія повинна включати як засоби створення та наповнення банку даних, так і засоби забезпечення його належного функціонування та розвитку.
В рамках системи електронного документообігу підприємства, електронний архів - це підсистема, що забезпечує наступні можливості:
зберігання документів у єдиній базі даних;
структурування інформації;
швидкий пошук потрібного документа;
підготовку документів до передачі в архів;
визначення необхідного часу зберігання для кожного документа у відповідності з діючими нормативами;
знищення документів із закінченим терміном зберігання;
формування необхідних аналітичних звітів за запитом користувача;
організація резервної копії архіву.
Системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка здійснює паралельне поширення документів. Електронна пошта є основною системою, що дозволяє здійснювати комунікації як між співробітниками підприємства, так і з зовнішніми кореспондентами.
Тенденцією розвитку систем автоматизації діловодства та документообігу є інтеграція всіх перерахованих систем. Основні функціональні можливості типової системи даного класу можна визначити наступним чином:
прийняття та обробка вхідної документації;
реєстрація внутрішніх і зовнішніх документів;
підготовка і надсилання вихідних документів;
оперативний контроль виконання документів;
організація процедур узгодження та візування документів;;
автоматичне заповнення реквізитів документів;
організація документообігу між окремими підрозділами підприємства (в тому числі територіально віддаленими);
ведення електронного архіву;
обмеження доступу до документів, розмежування прав доступу до документів у відповідності з посадовими інструкціями співробітників, забезпечення цілісності документів;
а) можливість підготовки стандартних звітів, сформованих за запитом користувача;
б) наявність додаткових сервісів, наприклад, автоматична розсилка повідомлень, можливість роботи з графічною інформацією (кресленнями, схемами та ін.).
обстеження організаційної структури підприємства, потоків робіт і формальний опис схеми руху документів;
складання номенклатури документів, формування довідників і класифікаторів, складання інструкцій;
адаптація системи на основу інформацію, отриману на етапі обстеження;
установка та налаштування програмного забезпечення і дослідна експлуатація;
кінцеве налаштування системи з урахуванням недоліків, виявлених під час дослідної експлуатації;
навчання персоналу організації.
Деякі з цих етапів можуть йти паралельно. Особливу увагу слід звернути на процес навчання персоналу, не слід економити на цьому кошти, так як у випадку непрофесійності персоналу навіть найдосконаліша система, яка ідеально підходить для вашої організації, буде малоефективна.
В залежності від перерахованих вище факторів впровадження системи може зайняти від одного-двох тижнів до півроку. Впровадження системи управління ресурсами підприємства може зайняти рік і більше.
Окремого розгляду заслуговує вартість систем. Основним правилом є наступне: системи одного класу коштують приблизно однаково.
Вартість системи залежить від кількох факторів: класу системи, функціональних і технологічних можливостей системи-представника певного класу, масштабу впроваджуваної системи. Вартість системи складається не тільки з вартості ліцензій програмного забезпечення - роботи, що проводяться на тому чи іншому етапі процесу впровадження, також вимагатимуть коштів, причому сума, витрачена на впровадження, може значно перевищувати сумарну вартість ліцензій необхідного програмного забезпечення. Наступним дуже важливим фактором, що впливає на кінцеву вартість системи, є величина витрат на експлуатацію, супровід і технічну підтримку системи.
Кількісно оцінити економічну ефективність від впровадження системи автоматизації досить складно, оскільки доводиться враховувати велику кількість факторів і обробляти значний обсяг інформації. Чим складніше і масштабніше система, тим складніше кількісно оцінити її економічну ефективність. При розгляді питань про необхідність впровадження систем електронного документообігу ми виділили основні вигоди, які отримує організація від впровадження системи. Якщо система обрана правильно і процес впровадження пройшов успішно, то за рахунок скорочення часу на виконання рутинних операцій по роботі з документами співробітники організації можуть більш ефективно використовувати робочий час і виконувати більший обсяг робіт. Складні системи дозволяють оптимізувати діяльність окремих підрозділів і всієї організації в цілому. Багато системи дозволяють отримувати аналітичну інформацію, яка використовується для прийняття багатьох важливих управлінських рішень.
Автоматизація документообігу необхідна в будь-якій організації, незалежно від масштабу і типу власності. Класифікація та існуючі продукти для автоматизації роботи з документами системи автоматизації діловодства та документообігу:
системи управління потоками робіт;
системи організації та управління архівами документів;
системи електронного управління документами.
Існують і інші, не менш важливі вигоди, які дасть система автоматизації. Ці вигоди не завжди виявляються в явному вигляді, але вони, безумовно, також впливають на ефективність діяльності організації в цілому - підвищується рівень професійної підготовки персоналу, зростають амбіції співробітників, прищеплюється культура використання сучасних інформаційних технологій.
Впровадження системи електронного документообігу дає значний економічний ефект, однак кількісна його оцінка є складним процесом, оскільки доводиться враховувати безліч чинників. Економічний ефект в значній мірі визначається правильністю вибору системи та проведення процесу впровадження.
Складання та оформлення документів має проводитися за певними правилами. Державними стандартами в області діловодства та документаційного забезпечення управління передбачені уніфіковані форми для ланки документів.
Автоматизація діловодства переводить на новий якісний рівень вирішення завдання організації роботи з документами:
) ще на стадії впровадження автоматизованої системи проводиться аналіз та оптимізація документообігу. Складаються чіткі схеми руху кожного типу документа, визначаються особи відповідальні за виконання кожного етапу роботи над документом;
) розмежування прав доступу забезпечує послідовну роботу над електронним документом декількох користувачів;
) поточний стан кожного документа можна контролювати;
)налагоджується обмін документами з територіально віддаленими користувачами, які отримують доступ до системи по каналах INTERNET .
В даний час велика частина українських підприємств вже завершила автоматизацію основних підрозділів та зараз впритул підійшла до необхідності впровадження нових технологій в службах персоналу. Це диктується не модою, а зростаючою конкуренцією, необхідністю швидкого прийняття рішень, потребою в оптимізації штатів. Сучасні системи автоматизації дозволяють значно полегшити працю кадровиків і впорядкувати всі облікові і розрахункові процеси, пов'язані з персоналом. Завдяки можливостям швидкого пошуку та доступу до необхідної інформації про співробітників забезпечуються наступні переваги в поточній роботі кадрових співробітників:
) економляться тимчасові витрати за рахунок позбавлення від паперової тяганини і прискорення документообігу;
) підвищується прозорість обліку, можливість контролю роботи співробітників кадрових служб;
) забезпечується доступність і швидкість пошуку документів;
) здійснюється автоматичний контроль правильності складання і заповнення кадрової документації;