) з'являється можливість ефективного перерозподілу обов'язків співробітників завдяки зниженню рутинної обробки паперових документів;
) знижується трудомісткість регламентованої звітності в державні органи;
) проводиться підготовка даних для автоматизованого розрахунку заробітної плати.
В результаті впровадження автоматизованої системи кадрового документообігу кадрова служба вирішує два завдання.
По-перше, кадровики отримують цінний інструмент автоматизації звичайних завдань, можливість формувати гнучкі звіти про працівників з різними умовами відбору і сортування.
По-друге, в результаті автоматизації звичайних процедур співробітники кадрової служби більше часу можуть присвятити завданням, націленим на підвищення ефективності роботи персоналу, що особливо важливо в сучасних умовах.
Отже, програмні засоби, ща використовують для
автоматизації документообігу умовно розділяють на чотири категорії, а також
процеси впровадження цих систем ділять на етапи. Деякі з цих етапів можуть йти
паралельно. Багато систем дозволяють отримувати аналітичну інформацію, яка
використовується для прийняття багатьох важливих управлінських рішень. Сучасні
системи автоматизації дозволяють значно полегшити працю кадровиків та
впорядкувати всі облікові та розрахункові процеси.
1.2 Інформатизація кадрового
документообігу на підприємстві паливно-енергетичного комплексу
Український ринок інформаційних технологій пропонує широкий вибір програмних продуктів для вирішення актуальних проблем управління персоналом та оптимізації бізнес-процесів в компаніях різного рівня організаційного розвитку та різних напрямків діяльності.
Автоматизована система управління кадрами дозволяє вести облік працівників, видавати й реєструвати накази, стежити за наданням відпусток, отримувати різноманітну аналітичну інформацію і вирішувати багато інших завдань. Програми управління людськими ресурсами допомагають не тільки ефективно розподіляти трудові ресурси і управляти капіталом, але і є джерелом, з якого службовці можуть отримувати відомості як корпоративного, так і індивідуального характеру.
Системи обліку кадрів були розроблені на підставі програм розрахунку заробітної плати. Надалі функціонал цих програм значно розширився. Це було пов'язано з усвідомленням керівників підприємств необхідності якісних змін у роботі відділу кадрів. Оптимізація роботи персоналу, зростання професіоналізму фахівців по роботі з персоналом призводить до того, що діяльність з управління кадрами стає все більш технологічною, системної та якісної. Успіх будь-якої компанії залежить часто від того, наскільки ефективним буде робота відділу кадрів, завдання якого - знайти і втримати потрібних фахівців, а також правильно розподілити наявні трудові ресурси. Іноді при цьому доводиться вносити корективи в структуру компанії. Відповідно зростають і потреби в ефективних інструментах управління потоками інформації. У зв'язку з цим розробники автоматизованих систем повинні приділяти більше уваги розвитку програмних продуктів з управління людськими ресурсами, шукати шляхи об'єднання необхідних функцій в єдину інформаційну систему управління кадрами.
Програмний продукт з управління кадрами дозволяє:
) оперативно отримувати аналітичну інформацію и приймати,
) обґрунтовані управлінські рішення;
) налагодити ефективний облік всієї інформації, що відноситься до персоналу компанії, створюючи тим самим основу для аналізу і планування витрат на персонал;
) вести облік відповідно до законодавства та мінімізувати ризик фінансових санкцій з боку фіскальних органів.
На сьогоднішній день існує досить багато систем управління кадрами, представлених як комплексними програмами, які охоплюють весь діапазон завдань управління людськими ресурсами, так і вузькоспеціалізованими рішеннями. Вартість таких систем варіюється від декількох сотень гривень до сотень тисяч доларів.
Як і в будь-якому проекті, починати необхідно з визначення головної і проміжних цілей проекту. Саме від правильно розставлених на цьому етапі акцентів в чому залежатиме успіх проекту автоматизації, тобто вибирати продукт для автоматизації слід у відповідності з поставленими завданнями.
Багато хто намагається піти зворотним шляхом - спочатку вибрати інформаційну систему управління кадрами, а потім з її допомогою вирішити певні завдання. Такий крок свідомо невірний, бо всі існуючі на вітчизняному ринку програми мають різний функціонал і не можуть претендувати на звання «універсальної системи».
Важливо автоматизувати функції управління персоналом взагалі, а саме ті з них, які важливі на поточний момент і будуть затребувані найближчим часом. Надлишкові функції системи ускладнять роботу користувачів і віднімуть додаткові ресурси «комп'ютерного парку» компанії.
Зазвичай серед автоматизуються функцій - основні і найбільш трудомісткі бізнес-процеси, пов'язані з управлінням персоналом: прийом на роботу, переведення, звільнення, оформлення відпусток і т. Д. Також в автоматизації потребують такі процеси, як облік робочого часу та нарахування заробітної плати. Компаніям, бізнес-процеси яких орієнтовані на західні стандарти, необхідна автоматизація планування кар'єри, управління навчанням, підбору кандидатів, планування організаційної структури та штатного розкладу, самообслуговування. Такий функціональністю цікавляться в першу чергу швидко розвиваються компанії або підприємства з західним стилем менеджменту (в основному - представництва іноземних компаній).
Основні потреби більшості вітчизняних підприємств визначаються двома факторами: загальною ситуацією з автоматизацією і вимог законодавства. На сьогоднішній день автоматизація обліку кадрів на багатьох підприємствах - «кусочно-клаптева»: накази друкуються в «Word», кадровий облік ведеться в «Excel», зарплата вважається в «1С». При великій чисельності працівників трудовитрати на отримання статистичних даних, а також на перевірку інформації, одержуваної керівництвом з різних підрозділів, непомірно зростають. Тому першочергове завдання - налагодити облік основних бізнес-процесів (навести елементарний порядок в кадровому обліку).
Необхідно відзначити, що, незважаючи на зростаючий попит, автоматизація управління кадрами не є найбільш пріоритетним завданням автоматизації в більшості українських компаній. В першу чергу автоматизуються бухгалтерський, податковий, виробничий та оперативний облік. Тому бюджети проектів по автоматизації управління кадрами істотно менше бюджетів на автоматизацію, скажімо, бухгалтерського обліку, хоча по трудовитратах ці завдання цілком порівнянні. Досить часто з цієї причини на першому етапі автоматизації доводиться обмежуватися вирішенням найбільш важливих і складних завдань.
Програмні продукти розрізняють за функціональними характеристиками. Наприклад, можливість аналізу професійних навичок співробітника, планування навчань та тренінгів для його просування по кар'єрних сходах існує в західних кадрових системах, але рідко зустрічається у вітчизняних. Промислові системи управління персоналом розробляються не один рік і мають як закладені в системі функціональні можливості, так і обмеження. Розробка додаткової функціональності для відповідності бізнес-процесам компанії часто неможлива через обмежень в архітектурі системи і високої вартості даної розробки. Тому під час демонстрації системи управління кадрами не слід покладатися на слайди Microsoft Power Point, повністю довіряючи словами менеджера з продажу про успішний досвід фахівців з реалізації завдань будь-якої складності. Демонстрація можливостей робочої системи визначить її функціональні можливості, а практичні приклади підтвердять або спростують перспективи успішного використання програмного продукту для реалізації завдань відділу кадрів вашої компанії.
Пошук рішення для автоматизації управління кадрами - це не тільки вибір програмного пакета, хоча система управління персоналом в компанії і будується саме на основі функціональних можливостей програмного продукту. Тому необхідно переконатися, чи відповідає дана функціональність вимогам до системи. Слід уважно ставитися до заяв про те, що деякі вимоги до системи є недоцільними, оскільки вони часто ґрунтуються на тому, що на основі конкретного програмного продукту реалізувати їх неможливо.
Програмні продукти, існуючі на вітчизняному ринку, можна умовно розділити на наступні групи.
Модулі управління кадрами в складі комплексних інформаційних систем. Подібні модулі можуть працювати як у складі комплексу (наприклад, ERP-систем), так і автономно. Крім стандартних функцій кадрового обліку та розрахунку зарплати, ці системи підтримують всі елементи кадрового менеджменту: підбір, навчання, оцінку, мотивацію, управління проектами та інші. Крім того, ці інформаційні системи надають можливість формувати і контролювати бюджети кадрової діяльності, здійснювати кадрове планування, Internet-підтримку, зворотний зв'язок і багато іншого. Як приклад таких комплексних систем можна привести SAP, Oracle, BAAN, Scala, Navision (західні), Галактика, Парус, 1С, БОС, Бест-Про (російські). Кількість установок російських систем обчислюється сотнями і тисячами, західних - одиницями і десятками. У фінансовому сенсі становище зворотне: обсяги продажів російських виробників вимірюються, в кращому випадку, десятками мільйонів доларів, західних - десятками мільярдів.
Спеціалізовані програми обліку кадрів. Більшість систем управління кадрами призначені тільки для автоматизації кадрового діловодства. Таких програм багато, і всі вони дуже схожі, що пояснюється чіткою регламентацією правил і форм кадрового обліку. Більшість таких систем працює не автономно, а у зв'язці з системою розрахунку заробітної плати.
Безперечними лідерами на українському ринку є програми московської фірми «1С» («1С: Управління персоналом 8.0», «1С: Зарплата і кадри 7.7»). Вони адаптовані до законодавства України і мають хорошу підтримку з боку фірми-розробника (оновлення, консультації, розвиток функціоналу). Добре зарекомендувала себе система HRB компанії Robertson & Blums - багатофункціональна західна система. Вона також добре адаптована до законодавства України. Дані програмні продукти мають інструментарій для налаштування системи, враховуючи індивідуальні вимоги компанії-замовника в рамках вже закладеної в конфігурацію функціональності («1С» має вбудований об'єктно-орієнтована мова, «HRB» - спеціальна мова алгоритмів, який дозволяє адаптувати такі кадрові процедури, як прийом на роботу, переведення, звільнення у відповідності зі сформованими бізнес-процесами компанії).
Локальні спеціалізовані рішення. Безліч програм розроблено для автоматизації окремих процесів управління кадрами (підбір персоналу, різні види тестування). Такі системи не претендують на роль комплексних рішень, але цілком можуть бути застосовні для вирішення обмеженого кола завдань. Основною проблемою при підтримці таких рішень є абсолютна залежність підприємства-користувача від розробника системи.
Розподілені вузькоспеціалізовані інформаційні системи. Зазвичай розробниками і власниками таких систем є великі державні та урядові організації з розгалуженою структурою, які директивно зобов'язують нижчестоящі структури використовувати єдиний програмний продукт. Характерним прикладом подібної програми є Єдина державна кадрова система «Картка». У більшості випадків такі продукти мають строго заданий функціонал і не можуть використовуватися в інших організаціях.
При виборі програмного забезпечення слід виділити декілька ключових етапів, що визначають успішність проекту автоматизації в цілому. У першу чергу необхідно керуватися порівнянням початкових функціональних можливостей систем (типової конфігурації) з поставленими завданнями. На цьому етапі також необхідно оцінити гнучкість продукту, тобто. ступінь легкості його адаптації до специфічних вимоги майбутніх користувачів.
Другим найважливішим етапом є пристосування продукту до вимог національного законодавства. Підвищеним попитом користуються системи з оперативною підтримкою змін відповідно до вимог законодавства, випробувані в реальній роботі на українських підприємствах.
Наступним етапом є співвідношення ціни і корисного функціоналу порівнюваних систем. При цьому необхідно враховувати такі показники, як простота використання, швидкодія, необхідні технічні засоби, надійність та ін. Дуже важливо звернути увагу не тільки на ціну програмного продукту, а й на сукупну вартість програмного забезпечення, консультаційних послуг і після проектного супроводу системи. Іноді вартість впровадження може відчутно перевищувати вартість програми.
Інформаційні системи - це інтелектуальні продукти, тому успіх автоматизації часто залежить більшою мірою від команди фахівців з впровадження та підтримки інформаційного продукту.
Якість впровадження, терміни виконання проекту, рішення поставлених завдань і загальна задоволеність результатами проекту безпосередньо залежать від досвіду і знань консультантів компанії-постачальника.
При виборі компанії-впроваджувача слід врахувати кількість виконаних проектів пропонованого програмного забезпечення, звернути увагу на стабільність, досвід і репутацію цієї компанії на ринку і т. д.
Не варто забувати, що відомості про невдалі проектах швидко поширюються. І якщо ваша компанія орієнтована на довгострокові перспективи в бізнесі, то вибирати партнера в сфері автоматизації треба на підставі його успішного досвіду роботи на вітчизняному ринку.
Насамперед керівник підприємства повинен чітко усвідомлювати, що ефективність бізнесу підвищують не тільки комп'ютерні програми, але і правильні рішення і дії персоналу компанії. При цьому роль систем автоматизації полягає у своєчасному наданні максимально повної інформації для прийняття відповідних рішень.
Оптимальним шляхом впровадження проекту автоматизації зазвичай є максимальне залучення до робіт за проектом співробітників підприємства-замовника, що використовують поради та досвід фахівців компанії-впроваджувача. Автоматизація будь-якого процесу - серйозний проект, що вимагає постійної уваги і участі майбутніх користувачів. В силу слабкої формалізації процесів кадрового менеджменту управлінські модулі інформаційних систем управління кадрами не диктують жорстких моделей і схем. Автоматизація відділу кадрів - процес не тільки технічний, але і творчий. На жаль, у розробці інформаційних систем професійні кадровики приймають недостатня участь, а закладені в системи «книжкові» моделі управління кадрами не завжди придатні для реальних управлінських процесів. Професіоналізм і практичний досвід спеціалістів-кадровиків, чітке розуміння завдання і творчий підхід до справи будуть дуже доречні для розвитку корпоративної системи управління кадрами.
Дуже важливим чинником є супровід системи. Пакети управління кадрами менш схильні до змін, ніж модулі розрахунку зарплати, але, тим не менш, повинні також своєчасно і якісно супроводжуватися. Це питання має докладно обговорюватися при переговорах з потенційними підрядниками робіт з впровадження програми.
Варто відзначити, що останнім часом на вітчизняному ринку систем автоматизації кадрового обліку:
. Збільшився інтерес до Internet-технологій;
. Спостерігається інтеграція з корпоративними ERP-системами та із суміжними продуктами;
. Розвиваються партнерські мережі, а також методологічні бази проектів впровадження і консультування.
Найближчим часом прогнозується підвищення попиту на комплексні системи управління кадрами, реєстрації робочого часу та розрахунку зарплати, що відповідають законодавству України.