Материал: Выставочные работы в туризме

Таким образом, в данной главе я предлагаю рассмотреть, какие затраты несёт турпредпритие, и проанализировать, на чём оно может сэкономить, безусловно, речь идёт о расположении и оформлении стенда.

Итак, как уже говорилось ранее, после установления целей участия в выставке турпредприятие составляет смету стоимости участия в ней. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы. Обычно, примерно половину расходов составляют арендная плата (20-25%) и затраты на изготовление стенда (30-35%). Следует заметить, что, несмотря на то, что на туристических выставках в качестве экспонатов выступают услуги, тем не менее, стенд всё равно присутствует, ведь на нём могут быть представлены каталоги, макеты гостиниц и многое другое.

Цена 1 м² выставочной площади включает:

) стоимость общего электроосвещения,

) стоимость общей охраны территории,

) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента,

) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),

) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки,

) дополнительные услуги.

Участие в международной выставке требует высокого уровня затрат. Так, только аренда 9 м² выставочной площади стоит в среднем $2000, монтаж стенда - $1000. Минимальная стоимость аренды 1 м² площади на MIIT - $150. В конечном итоге, учитывая дополнительные затраты, сумма достигает $10000 - $30000. Исходя из этого, небольшие турпредприятия объединяются и выступают от лица определённого региона, т.к. для них участие в международной выставке непомерно дорогое удовольствие.

Итак, аренда выставочной площади - это только начало, эффективность работы зависит от целого ряда факторов, действие которых необходимо учитывать заранее.

Расходов требуют:

· мероприятия, проводимые на стенде (лотереи и т.д.);

·        тип стенда (рядовый, угловой, двухэтажный)

·        оформление стенда

·        реклама до выставки;

·        работа с прессой (составление пресс-релизов);

· особые формы (или способы) обращения к посетителям: «экзотические персонажи» в старинных костюмах, профессиональные артисты, девушки в форменной одежде и т.д.;

· транспорт (на выставку и обратно);

·        монтаж и демонтаж стенда;

·        текущие затраты по стенду.

Безусловно, турпредприятие имеет возможность сократить свои расходы, сэкономив, например, при выборе места стенда или на размере арендуемой площади, но очевиден тот факт, что при этом предприятие «экономит» и на своём успехе.

Ведь успех зависит и от того, где находится фирма. Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60 %. Если фирма выбирает стенд, открытый с трех сторон, базовая ставка цены 1 м² арендной площади увеличивается на 40 %.

Рисунок 1:

А. доступ с одной стороны, минимум 9 м² без наценки

В. доступ с двух сторон, минимум 18 м² + 10% к базовой ставке

С. доступ в трех сторон, минимум 30 м² + 15% к базовой ставке

D. доступ с четырех сторон, минимум 60 м² +205 к базовой ставке

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расчётного счета) Суть заявки - предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней.

Итак, выбрав и забронировав площадь, предприятие переходит к процедуре оформления стенда, роль которого на пути к успеху велика, ведь стенд - это образ предприятия-экспонента в миниатюре.

2.2 Оформление выставочного стенда как один из элементов затрат

Рассмотрев статьи затрат на участие в выставке, можно сделать вывод,

что затраты на монтаж и оформление стенда - дорогое удовольствие. И в то же время, турпредприятие всё равно должно стремиться к покупке лучшего места для стенда и его оригинальному оформлению. Ведь всё это определяет будущую прибыль и успех предприятия. Исходя из этого, в данном пункте, я предлагаю рассмотреть вопрос оформления и расположения выставочного стенда.

Выставочный стенд - это лицо фирмы. Поэтому успех участия туристического предприятия в выставочных мероприятиях во многом зависит от искусства оформления выставочной экспозиции. Встречаются руководители туристических фирм, которые очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах, журналах, и в то же время не думают, о том, как выглядит их выставочная экспозиция. Но ведь для потенциальных клиентов или партнеров чтение газет с рекламой - занятие ежедневное, а посещение стенда фирмы может стать событием. Следовательно, необходимо приложить все усилия, смекалку, опыт, интеллект, чтобы это событие было запоминающимся.

Каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

. напротив и справа от главного входа,

. на центральных внутренних проходах,

. в углах,

. вблизи от «активных» экспонентов и специализированных помещений для проведения различных мероприятий.

И, наоборот, следует избегать размещения стенда:

. вдали от выходов и центральных проходов,

. в задней части зала,

. позади больших колонн, лестниц,

. лицом в противоположную сторону от места, где происходят различные мероприятия.

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд. Но самым главным является умение оригинально оформить стенд, сделать его интересным для посетителя. В принципе при организации стендов туристических фирм используются преимущественно две концепции. Одна из них, особенно характерная для стендов фирм из латиноамериканских, азиатских и ближневосточных стран и делает упор на визуальном аспекте. Обычно такого рода стенды бывают роскошно оформленными. Для привлечения внимания посетителей используются определенные игровые элементы. Это может быть либо мини-представление (например, "танец живота" всегда обеспечивает успех тунисских стендов), либо игра (например, определить название трех видов вина, или же угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране). Другая же концепция отдает предпочтение информационным аспектам. Стенд такого типа представляет собой достаточно просто, но со вкусом оформленные пункты распространения рекламной продукции и информации. Здесь наиболее существенное значение имеют компетентность и усердие персонала, а также бесперебойное снабжение рекламными материалами.

Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

·          Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов (см. Приложение А).

·          Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам (см. Приложение Б).

·          «Полуостров»: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко «контролировать» прилежащую территорию (см. Приложение В).

·          «Остров»: идеальное решение для крупных предприятий, т.к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию (см. Приложение Г).

·          «Сквозной»: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное «поле зрения» для экспонента (см. Приложение Д).

Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

В качестве сравнения можно рассмотреть два типа стенда:

. Традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3м

. Угловой стенд той же площади

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров.

Фирма должна четко определить тематический план своей экспозиции. Оформление стенда должно быть выдержано в едином стиле. Привлекательность стенда всегда достигается броской частью экспозиции, которая обращала бы на себя внимание посетителей выставки еще на дальних подступах к стенду. Для этого в оформлении стенда используют плакаты, диаграммы, фотографии. Но их количество не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями.

Большое значение при оформлении выставочного стенда имеют композиции из зелени и цветов. Вся выставочная экспозиция условно разбивается на несколько зон:

·        публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты);

·        рабочая (место для проведения переговоров представителей фирмы с потенциальными партнерами и клиентами);

·        служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, для приготовления напитков).

На большинстве выставок принято часть рекламных материалов раскладывать на виду для того, чтобы посетители брали их с собой. Запас таких материалов должен находиться на выставочном стенде. Реклама для раздачи посетителям может состоять из рекламных листовок, буклетов, проспектов, каталогов, сувенирных изделий.

Ее цель - оставить у посетителей материал для последующего более детального ознакомления. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным клиентам.

Помимо общедоступных материалов на стенде, обычно, находятся рекламные или информационные материалы для постоянных или солидных клиентов, руководителей других фирм, посещающих стенд. Такие материалы лучше хранить в рабочей зоне, вместе с документами, необходимыми для ведения переговоров.

Стенд оформляется с помощью отдельных рекламных элементов:

·      надписи на фризе стенда (название фирмы, товарный знак) в некоторых случаях и телефон;

·        плакатов, для оформления стен стенда;

·        экранов с бегущей строкой или изображением, размещенных непосредственно над или около выставочного стенда;

·        мониторов для демонстрации рекламных роликов.

Основная цель данного вида рекламы: привлечь посетителей, заинтересовать их направлениями деятельности, заставить проявить интерес к более детальному знакомству с предлагаемыми туристическими продуктами. Никогда не следует считать работу по оформлению выставочного стенда законченной после открытия выставки. Никогда не поздно переставить экспонаты, дополнить надписи или внести другие изменения.

Следует помнить, что любая выставка - это одновременно и процесс учебы. Учатся сотрудники фирмы, учатся их конкуренты и деловые партнеры. С каждым разом меняются методы оформления стендов. Появляются электронные новинки в оформлении, привлекающие внимание посетителей.

Самое существенное для туристического предприятия состоит в том, чтобы уловить новые тенденции и быть если не первым, то оригинальным. Важнейшую роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и большую фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.

.3 Крупнейшие международные туристические выставки и биржи

ITB - международная туристическая биржа в Берлине. Германия - европейский лидер по проведению международных специализированных выставок. Гостей ITB привлекают продуманность и организованность экспозиций, большое число профессионалов и почти полное отсутствие случайных посетителей. Всему туристическому миру известен этот грандиозный форум, благоприятный для общения и установления всесторонних коммерческих связей. В Берлине представлены все сегменты индустрии: путешествия, дорожно-транспортные компании, туроператоры, международные туристические союзы, техническое оснащение и многое другое. На бирже участвуют представители более 170 стран, а посетителей порядка 140 тысяч. В ходе выставки помимо собственно осмотра экспозиций можно принять участие в различных семинарах, симпозиумах, встречах с экспертами, «круглого стола». А посетители представляют все многообразие бизнеса, связанного путешествиями и отдыхом. Это туроператоры, агенты, хотельеры и издатели профессиональной литературы. Участники крупномасштабного шоу демонстрируют свои достижения широкому кругу профессионалов(см. Приложение Е).

WTM (World Travel Market) - Всемирная туристическая биржа в Лондоне. Туристическая выставка World Travel Market в Лондоне включает в себя презентации услуг известных фирм разных стран мира по более чем 20 направлениям (профилям экспонентов). Это водные, наземные и воздушные путешествия; туристический сервис в целом и, в частности, финансовые и деловые услуги; размещение путешественников; уровень контроля за их прибытием; организация туров; качество познавательно-развлекательных программ для туристов; места проведения туристических мероприятий; деятельность средств массовой информации; профессионализм организаторов мероприятий; качество аэропортов; услуги по организации и сопровождению отдыха; работа профессиональных ассоциаций, а также пунктов назначения; уровень фирм-организаторов выставок, технологических компаний, билетных служб, бюро путешествий; набор и подготовка кадров туристической сферы (см. Приложение Ж).

FITUR - международная туристическая выставка - биржа в Мадриде - одна из крупнейших в мире выставок. По мнению ее постоянных участников, помимо выполнения представительских функций в Мадрид приезжают для подписания коммерческих соглашений международного масштаба, оптовых продаж турпродукта, обмен опытом и консультаций. В рамках форума проводятся конференции, семинары и встречи. Все, что необходимо для создания рабочей атмосферы. В числе участников - туроператоры, транспортные фирмы, гостиничный и ресторанный бизнес, официальные туристические организации и ассоциации, СМИ, фирмы по организации встреч и конференций (см. Приложение И).

BIT- международная туристическая выставка-биржа в Милане - считается самой известной и крупной туристической ярмаркой в Италии, где представлены лучшие предложения местных компаний. За четверть века у ярмарки определился постоянный состав участников, представляющих крупнейшие турфирмы Италии и Европы. Каждый год число их растет. Миланская ярмарка обладает всеми возможностями для успешного ведения переговоров и заключения контрактов по оптовым и розничным продажам (см. Приложение К).

MITT - международная выставка «Путешествия и Туризм» в Москве. Это самая крупная в России ярмарка выездного туризма. Если по аналогии, MITT по своей сути ближе к рабочим FITUR и BIT, чем к имиджевым ITB и WTM. Конечно, все перечисленные выставки, так или иначе схожи. У них практически одни и те же участники: работы на крупных форумах для компании с именем входит в негласный список требований профессиональной этики.

По сравнению с западными, московская биржа, по словам директора MITT, выделяется своей активностью. И ее рабочий смысл преобладает над имиджевыми даже в большей степени, чем в Мадриде или Милане. Объяснение простое: российский рынок до сих пор находится на стадии развития (см. Приложение Л).

British Travel Trade Fair - международная крупнейшая туристическая выставка в Великобритании традиционно проходит весной, в самом начале сезона отпусков. Ежегодно в экспозиции принимают участие более 300 ведущих компаний отрасли: туроператоры и турагенства, отели и курорты, производители спортивной одежды и туристического снаряжения. Выставку посещают более 3000 специалистов и торговых представителей (см. Приложение М).