Материал: Управление формальными и неформальными организациями на предприятии

Управление формальными и неформальными организациями на предприятии

Введение

Система управления «человеческими ресурсами» играет огромную роль в развитии организации. Несмотря на важность всех факторов экономического успеха, сущность бизнеса определяют, прежде всего, люди. Организация это не только группа людей, деятельность которых координируется для достижения общих целей и базируется на формально и точно определенных взаимоотношениях между ее членами. Это место где человек выполняет работу в окружении людей, во взаимодействии с ними и со временем, учитывая общность взглядов, интересов в рамках формальной структуры образуются спонтанные, неформальные, объединения работников.

Среди основных проблем организационной эффективности и качества деятельности организации, на одном из первых мест стоит проблема того, что почти всегда реальные стереотипы поведения и отношений членов организации слегка или весьма далеко отходят от формального плана руководства организации и при определенных условиях несут в себе как положительное, так и отрицательное влияние на деятельность формальной организации.

Актуальность выбранной темы состоит в определении роли на влияние процесса функционирования и взаимодействия формальных и неформальных организаций на фирмах, предприятиях и иных институтах.

Цель проведения исследования.

Изучить особенности и обосновать способы более эффективного управления действующими формальными и неформальными организациями на предприятии ООО «Стройтех».

Задачи:

1.      Осуществить сравнительный анализ понятий «формальная организация» и «неформальная организация», их характеристики и взаимосвязь.

2.      Провести исследование процесса, механизма и методов управления формальными и неформальными группами.

.        Изучить формальные и неформальные организации, существующие в ООО «Стройтех». Определить их взаимодействие и влияние на работу предприятия.

.        Проанализировать существующие методы управления данными группами в ООО «Стройтех».

.        Показать возможность более эффективного использования методов влияния на неформальные группы с целью извлечения потенциальных выгод и уменьшения их отрицательного воздействия на функционирование предприятия.

Предмет исследования.

Особенности и процесс функционирования формальных и неформальных организаций.

Объект исследования.

Формальные и неформальные организации на предприятии ООО «Стройтех».

Гипотеза.

Источником благополучия и развития ООО «Стройтех» может быть грамотное управление неформальными группами в рамках формализованной структуры предприятия.

неформальный организация оптимизация

1. Сущность формальных и неформальных организаций. Их внутривидовое взаимодействие и методы управления

В первую очередь, рассмотрим понятие «организация», чтобы выяснить и определить её сущность. На сегодняшний день существует множество определений организации, так как это достаточно гибкое и подверженное влиянию обстоятельств явление. Рассмотрим некоторые из них:

«Организация (от позднелат. organize - сообщаю стройный вид, устраиваю) объединение индивидов в единое целое для совместного труда. Данный термин часто употребляют для обозначения совокупности процессов и действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого, а также для внутренней упорядоченности автономных частей целого» [3, с.102].

Организация - как относительно обособленное объединение двух или более лиц, находящихся в достаточно устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение достаточно долгого промежутка времени. Взаимодействие членов организации базируется на некоем общем интересе, и может быть связано достижением общей цели. При этом организация обладает определенным групповым потенциалом или групповыми возможностями, позволяющими ей вступать во взаимодействие с окружением и адаптироваться к изменениям, происходящим в окружении.[2, с.11]

На основе вышеуказанных определений, можно выделить характерные особенности организации [1, с. 15]:

) Члены организации идентифицируют себя и свои действия с организацией в целом и тем самым во внешних взаимодействиях выступают как бы от имени организации. Человек говорит не о себе, а об организации в целом, употребляя местоимения: мы, у нас, наши, нам и т.п.

) Взаимодействие между членами организации носит характер непосредственных контактов, личного разговора, наблюдения поведения друг друга и т.п. В организации люди непосредственно общаются друг с другом, придавая формальным взаимодействиям «человеческую» форму.

) В организации наряду с формальным распределением ролей, если таковое существует, обязательно складывается неформальное распределение ролей, обычно признаваемое в организации. Отдельные члены организации берут на себя роль генераторов идей, другие склонны к координации усилий членов организации, третьи заботятся о взаимоотношениях в организации, о поддержании хорошего климата в коллективе, четвертые следят за тем, чтобы был порядок в работе, все выполнялось в срок и доводилось до конца. Есть люди, которые играют роль - структуризаторов: они ставят перед группой цели, отслеживают влияние окружения на решаемые организацией задачи.[13]

Существует два типа организации: формальные и неформальные. Оба типа организаций имеют значение для фирм, предприятий и иных институтов, оказывая непосредственное влияние на них.

Основа любой организации - это люди, а в результате разделения труда и деятельности определенных организационных структур происходит интеграция членов организации в группы, их совместная деятельность в соответствии со структурой предприятия, совместное достижение общих целей и взаимозависимость. Такие группы формируются в результате заранее спланированных действий руководства организации как некоторая часть формальной структуры и называются формальными. [15]

«Формальные группы обычно выделяются как структурные подразделения в организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи. Формальные группы могут быть сформированы для выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи, например, комиссия по разработке какого-либо проекта» [6,с.114].

В обиходной речи слово «формальный» имеет негативный оттенок, означающий не заинтересованность в результатах, равнодушное отношение к выполнению должностных обязанностей. Однако формализм имеет ряд достоинств:

·        делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на них, передовые технологии и приемы работ;

·        устанавливает единые нормы и правила для всех, чем исключает произвол и способствует объективной деятельности;

·        обеспечивает «прозрачность» постановки дела для контроля и гласность для взаимодействия с общественностью, что, безусловно, важно для демократизации управления.

В отличие от формальных, неформальные организации (группы), возникают, вследствие принципиальной неполноты формальных организаций, поскольку формальной действующей в организации документацией, все возможные ситуации, какие могут случиться, предусмотреть попросту невозможно. Формализовать все субъективные представления в качестве норм для регуляции общественных отношений, возможно только при тоталитарных политических режимах.[7, с.46]

Неформальные организации создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации, в соответствии с их: взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями, привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру. Они представляют собой, спонтанно (самопроизвольно) сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного общения. Картина неформальных организаций, чрезвычайно пестра и изменчива по направленности интересов, характеру деятельности, по возрастному и социальному составу.

Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения, люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. В неформальных группах складывается определенное распределение ролей и позиций. Обычно эти группы имеют явно или не явно выраженного лидера.

Во многих случаях неформальные группы могут оказывать на своих членов влияние равное или даже большее, чем формальные структуры. Структуру сущности типов формальных и неформальных организаций можно представить в следующей таблице (№1).

Таблица №1. Сущность типов формальных и неформальных организаций.

.1 Механизм образования формальных и неформальных организаций

Создание определенной формальной структурной единицы (а в некоторых случаях нескольких структурных единиц), необходимо для достижения каждой цели предприятия, причем эта единица должна действовать автономно, и для осуществления совместной трудовой деятельности, должна быть формально связана с другими структурными единицами организации.

Осуществление структуризации по следующим признакам [3, с. 203]:

По признаку управляемого объекта выделяют:

·        предприятие в целом;

·        цех;

·        участок;

·        бригаду;

·        агрегат.

По признаку области деятельности различают:

·        технологическую;

·        экономическую;

·        организационную;

·        социальную область.

По признаку содержание труда:

·        научные исследования;

·        подготовку производства;

·        оперативное управление;

·        снабжение;

·        сбыт;

·        бухгалтерский учет;

·        управление персоналом;

·        управление финансами;

·        планирование производства и др.

По характеру решаемых задач:

·        организацию;

·        регулирование;

·        контроль;

·        учет и анализ;

·        стимулирование.

По периодичности решения:

·        годовые;

·        квартальные;

·        месячные;

·        декадные;

·        суточные;

·        текущие и др.

Эффективность организации напрямую зависит от эффективности деятельности групп, которая в свою очередь зависит от целого ряда факторов, например, по мнению А.К. Семенова и В.И. Набокова: «от состава и размеров рабочих групп, групповых норм, статуса и функциональных ролей членов группы, уровня образования членов группы, степени конфликтности, сплоченности людей» [6,с.485].

Таким образом, можно отметить, что на эффективность деятельности влияют не только формализованные факторы, но и сугубо социальные, человеческие. Следовательно, когда люди объединяются в группы для выполнения определенной работы, получения результата и вознаграждения за него, естественным результатом общения является спонтанное возникновение неформальных групп. Механизм образования формальных и неформальных организаций, можно представить в схеме. (Приложение №1)

.2 Факторы формирования и признаки существования формальных и неформальных организаций

Как было уже ранее отмечено, основным фактором формирования формальных жёсткоструктурированных организаций является создание их по воле руководства, для решения организации поставленных перед ней задач и целей. Поэтому формируется формальная структура с чёткими просчётами, согласовываясь с действующим законодательством страны. Все решения при становлении таких организаций взвешены, продуманы и прописаны в соответствующих документах. Отношения между работниками регулируются различными нормативными документами. Для каждого работника организации в соответствии с его местом, в ее иерархической структуре, существует стандартизованная система поведенческих норм, санкций, ролевых требований, т.е. формальной роли, содержащая описание процедур, процессов работы и набор предписаний, выражающих требования руководства организации или ее подразделений. В таких организациях имеются формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры организации, формальное название должности и ее место среди других должностей организации, физическая локализация данного работника внутри организации и степень его доступа к информации, поощрения, награды и наказания, которые могут быть применены к данному субъекту в соответствии с его статусом. А так же поощрения, награды и наказания, которые данный работник может применять по отношению к другим работникам организации.[7,с.22] Все эти условия создаются для достижения организацией жёсткой структуры в системе управления рабочим персоналом и ведением хозяйственной деятельности.

Порождение же неформальной структуры в организации, обусловлено рядом причин, к числу которых относятся: невозможность формализовать всю совокупность социальных отношений в организации; необходимость учитывать в структуре организации специфические особенности и качества конкретных людей; необходимость адекватно реагировать на изменения внешней среды организации; неизбежность возникновения в организации непредвиденных ситуаций, требующих новых подходов к решению возникающих проблем.

Побудительными причинами вхождения человека в неформальную группу чаще всего оказываются неудовлетворенные потребности, многие ищут и находят в ней тех, с кем они чувствуют себя более свободно, если у них есть вопросы или нужен совет. Она также дает работникам чувство идентификации и определенного положения, удовлетворяющее их социальные потребности, предлагает групповую поддержку, защиту и т.д.

Рассмотрим более подробно основные причины вхождения человека в неформальную группу (организацию) [6, с. 493-497] :

Принадлежность - одна из самых сильных наших эмоциональных потребностей. Возможность принадлежать к группе и поддержка с ее стороны, тесно связаны с удовлетворенностью сотрудника. И, все же, несмотря на то, что потребность в принадлежности широко признается, большинство формальных организаций сознательно лишают людей возможностей социальных контактов. Поэтому рабочие часто вынуждены обращаться к неформальным организациям, чтобы эти контакты обрести.

Помощь.

Люди предпочитают прибегать к помощи своих коллег, а не начальства. Получение помощи от коллеги полезно обоим: и тому, кто получил ее, и тому, кто ее оказал. В результате оказания помощи дающий ее приобретает престиж и самоуважение, а получающий - необходимое руководство к действию. Таким образом, потребность в помощи приводит к возникновению неформальной организации.

Защита.

Потребность в защите продолжает оставаться важной причиной вступления людей в те или иные группы. Хотя в наши дни очень редко можно говорить о существовании реальной физической опасности на рабочих местах, самые первые профсоюзы зародились именно в социальных группах, которые собирались в пивных и обсуждали свои претензии к начальству. И сегодня члены неформальных организаций, состоящих из работников низовых уровней, защищают друг друга от причиняющих им вред правил.

Общение.

Во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию. Поэтому одной из важных причин принадлежности к неформальной организации является доступ к неформальному каналу поступления информации - слухам. социальным сплетням и другой информации, которая либо совсем не поступает из официальных источников, либо идет по формальным каналам слишком медленно. Это может удовлетворить потребности отдельной личности в психологической защите и принадлежности, а также обеспечить ей более быстрый доступ к нужной для работы информации.