Материал: Учет оказываемых услуг

Результатом первого раздела стала структуризация проекта ИС «Учёт оказываемых услуг» для предприятия ИП Михайлов А.О., так же разработаны устав проекта и план управления проектом, которые были использованы в дальнейшей работе по управлению проектом. Процесс формирования базовых документов это важнейшая часть управления проектом, так как она влияет на качество, длительность и успешность проекта.

2. Реализация проекта информационной системы с использованием MS Project

.1 Планирование проекта информационной системы

Одним из необходимых инструментов проектного управления является программный продукт, без которого невозможно осуществлять полноценное планирование и оперативные расчеты.

Чтобы выбрать оптимальный программный продукт для управления проектами, необходимо четко представлять функции и требования, предъявляемые к системе. Так как управление проектами в организации может осуществляться на различных уровнях, требования к программному продукту на каждом уровне тоже будут отличаться. [7]

Управление проектом информационной системы «Учет оказываемых услуг» будет осуществлено в таком программном обеспечении, как MS Project. Эта программа хорошо подходит для проекта, т.к. проект является бесплатным и имеет маленький масштаб.

Структурное планирование включает в себя несколько этапов:

-       разбиение проекта на совокупность отдельных работ, выполнение которых необходимо для реализации проекта;

-       построение сетевого графика, описывающего последовательность выполнения работ;

-       оценка временных характеристик работ и анализ сетевого графика.

Управлять всеми указанными комплексами работ можно, используя методы сетевого планирования, позволяющие выбирать наилучший план из всех возможных вариантов.

Используя сетевые графики, можно концентрировать внимание на небольших участках работы и исполнителях, получать в любой момент времени полную информацию, своевременно принимать решения, оперативно вмешиваться в ход работ. С их помощью, возможно, рационально маневрировать ресурсами, достигать экономии средств, времени, энергии, материалов и т.д.

Сетевые графики способствуют определению направленных критических работ, оценивают резервы напряжённых работ, планируют сроки выполнения всего комплекса работ.

Сетевой график должен удовлетворять следующим свойствам.

         Каждой работе соответствует одна и только одна вершина.

         Работа не может быть представлена на сетевом графике дважды.

         Работу можно разбить на несколько отдельных работ, каждой из которых будет соответствовать отдельная вершина графика. [8]

Ни одна работа не может быть начата до того, как закончатся все непосредственно предшествующие ей работы. То есть если в некоторую вершину входят дуги, то работа может начаться только после окончания всех работ, из которых выходят эти дуги.

Ни одна работа, которая непосредственно следует за некоторой работой, не может начаться до момента ее окончания. Другими словами, если из работы выходит несколько дуг, то ни одна из работ, в которые входят эти дуги, не может начаться до окончания этой работы.

Начало и конец проекта обозначены работами с нулевой продолжительностью. Такие работы называются вехами и обозначают начало или конец наиболее важных этапов проекта.

Для последующей реализации проекта в MS Project необходимо создать список задач, для каждой задачи определить длительность и взаимосвязи между этими задачами, выполнить расчёты и определить критический путь.

Критический путь - цепочка связанных работ на графике, своевременное завершение которых является необходимым условием своевременного завершения всего проекта. Эта цепочка в плане работ является наиболее длинной по продолжительности. Если хотя бы одна работа критического пути задержится на один день, то и весь проект обязательно опоздает на один день.

Критической называется такая работа, для которой задержка ее начала приведет к задержке срока окончания проекта в целом. Такие работы не имеют запаса времени. Некритические работы имеют некоторый запас времени, и в пределах этого запаса их начало может быть задержано.

Для того чтобы найти критические работы необходимо:

         вычислить ранее время начала работы;

         вычислить позднее время начала работы. [9]

Для того чтобы посчитать критический путь для проекта информационной системы «Учёт оказываем услуг», необходимо назначить работы по проекту, предшественников и длительность.

Задачи проекта

После определения работ по проекту, нужно отразить их взаимосвязь в сетевом графике. Работа обозначается в виде кружка с номером задачи внутри.

Производиться вычисление раннего и позднего времени начала работ, составляется таблица, где высчитывается резерв времени.

Очень важно закончить проект по расписанию, необходимо обратить особое внимание на задачи на критическом пути и назначенные им ресурсы. Если критическая задача занимает больше времени, чем ожидалось, или ресурсы для критической задачи неожиданно становятся недоступными, проект не будет выполнен к первоначальной дате окончания.

2.2 Ресурсы проекта

Microsoft Project разработан для помощи менеджеру в создании проекта, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. С его помощью создается расписание критического пути. Расписание может быть составлено с учётом используемых ресурсов. И это всё отображается в диаграмме Ганта.

Окно Microsoft Project изображено на рисунке.

Окно MS Project

Строка меню, панель инструментов и строка состояния являются стандартными для всех приложений Microsoft Office.

Строка ввода предназначена для ввода и редактирования данных.

Рабочая область предназначена для отображения выбранного представления.

Процесс планирования ресурсов - определение, какие ресурсы, и в каком количестве необходимы для выполнения работ проекта. Он связан с процессами определения перечня операций, стоимости, расчета и утверждения расписания проекта.

Управление ресурсами - одно из достоинств MS Project.

Ресурсы - это то, что используется для выполнения работ проекта: оборудование, людские ресурсы, материалы.

Были использованы такие ресурсы как:

         трудовые - это работники или коллективы, выполняющие запланированные в рамках проекта работы.

         материальные - материалы, которые потребляются при выполнении работ проекта.

         затратные - различные виды денежных расходов сопряженных с работами проекта, которые напрямую не зависят от объема, длительности работ и потребляемых ими трудовых или материальных ресурсов. [10]

В проекте были использован такие ресурсы как, персонал, программное обеспечение, техническое обеспечение.

Для определения рабочего времени и выходных дней ресурса, может быть создан собственный календарь ресурса.

Выравнивание ресурсов - это процесс реорганизации плана проекта с целью ликвидации перегруженности его ресурсов.

Для выравнивания применяются следующие основные приемы.

         Уменьшение объема назначения ресурса на некоторую задачу. Это приведёт к увеличению ее длительности пропорционально ежедневному уменьшению трудозатрат.

         Реорганизация сетевого графика работ. В результате параллельные задачи, становятся последовательными и перегруженность преодолевается. Это может привести к удлинению проекта в целом.

         Замена перегруженного ресурса другим свободным ресурсом или несколькими свободными. Это может привести к снижению качества работ.

         Вставить перерывы в задачах или назначениях для ликвидации их пересечений. Наличие перерыва позволяет высвободить один или все ресурсы задачи.

         Учесть сверхнормативные трудозатраты ресурсов как сверхурочные. Сверхурочные трудозатраты назначаются сотрудникам в разумных пределах (не более 2 - 3 часов в сутки). При этом следует учитывать фактор усталости, который снижает эффективность труда.

Всё выше перечисленные приёмы могут привести к ухудшению проекта. Потому что может увеличиться длительность или стоимость проекта.

В системе имеется два способа выравнивания: автоматический и вручную. При автоматическом выравнивании Microsoft Project сам пытается избавиться от перегрузки перемещением задач на другие сроки или вставкой перерывов между задачами, оперируя резервами времени некритических задач.

При ручном выравнивании загрузки ресурсов используются следующие типовые приемы:

         изменение объемов назначений;

         замена одного ресурса другим;

         редактирование распределения трудозатрат;

         прерывание задачи;

         перенос трудозатрат в сверхурочные.

В проекте используется ручное выравнивание. Так же можно использовать автоматическое выравнивание. Равномерное распределение трудозатрат помогает разгрузить персонал и в итоге увеличить производительность. [11]

В программе MS Project были назначены все задачи по данному проекту:

-       начало проекта;

-       планирование работ;

-       выбор ПО;

-       выбор ТО;

-       формирование документации;

-       разработка системы;

-       ввод начальных данных;

-       передача в эксплуатацию;

-       конец проекта.

Каждой задаче присвоена своя длительность, начало и окончание работ, по умолчанию планирование производится от даты начала работ. Далее был составлен перечень человеческих и материальных ресурсов для работы с задачами проекта:

-       Макаров Д.В. - разработчик проекта;

-       Петрова А.В. - бизнес-эксперт проекта;

-       Антипина С.Б. - руководитель проекта;

-       техническое обеспечение;

-       программное обеспечение.

Управление ресурсами это одно из главных функций управления проектом. В результате работы с ресурсами были определены работы выполняемые в запланированной последовательности, соответствующие календарному плану работ по проекту. Равномерное распределение трудозатрат в течение рабочего дня полезно не только тем, что ресурсы перестают быть перегруженными в плане проекта. Управление и распределением ресурсов одно из значительных действий управления проектом.

2.3 Управление проектом

Управление проектом заключается в осуществлении и доведении проекта до логического завершения путём организации и управления человеческими ресурсами, временем, издержками и ресурсами.

Управление проектами - это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к операциям проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту.

Гиперссылки можно указывать для задач, ресурсов или назначений. Использовать гиперссылки удобно тогда, когда документ слишком объемен, чтобы хранить его в плане проекта. В таком случае его можно разместить на локальном компьютере и в план поместить ссылку на него. Для создания связи между гиперссылкой и объектом в плане (ресурс, задача,) необходимо:

         по любому объекту нажав правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню и выбрать команду Гиперссылка;

         установить путь где находится файл;

         выбрать файл.

Гиперссылка была использована в проекте, для задачи Формирование документации, т.е. создана ссылка на документ План управления проектом. (Рисунок)

Гиперссылка к задаче

Группировать данные можно как с помощью предопределенных групп, так и «на лету», самостоятельно выбирая параметры группировки. Один из способов - группировка таблицы по данным одного столбца. Для этого нужно щелкнуть по стрелке, отображающейся в правой части ячейки заголовка столбца, по данным которого производится сортировка. Выбрать направление сортировки. В данном проекте была проведена группировка столбца длительность в таблице задач, это привело к тому, что задачи расположились в порядке возрастания по длительности. (Рисунок)

Группировка столбца

В ходе работы проводилось управление проектом с помощью специализированного инструментального средства MS Project. В ходе проделанной работы были определены задачи, ресурсы, предшественники проекта, был выполнен расчет раннего и позднего времени начала работ, также был определен критический путь проекта.

Заключение

Автоматизации является необходимой частью в жизни предприятия. Автоматизация позволяет снизить трудоемкость человека, затраты на оплату человеческого труда, повышает эффективность работы предприятия, увеличивается прибыль предприятия.

Сегодня информационные технологии оказывают влияние не только на обработку данных, но и на способ выполнения работы людьми, на продукцию, характер конкуренции. Информация во многих организациях становится ключевым ресурсом, а информационная обработка - делом стратегической важности. Большинство организаций не сможет успешно конкурировать, пока не предложит своим клиентам такой уровень обслуживания, который возможен лишь при помощи систем, основанных на высоких технологиях.

Управление проектами использует уникальные методы для повышения эффективности проекта информационной системы. Развитие профессионального управления проектами превратило его в мощный инструмент управления не только созданием новых продуктов, но и осуществлением целенаправленных изменений в рамках отдельных организаций, предприятий.Project является наилучшей системой для управления проектами.

Во-первых, в системе предусмотрено большинство необходимых функций, которые используют для создания проекта.

Во-вторых, Microsoft Office является самым распространенным офисным приложением не только в России, но и в мире, что делает его популярным, а значит более востребованным. Это очень важно, например, для интеграции приложений.

Проделанная работа не является конечным результатом проделанной работы. Чтобы достичь конечного результата, нужна дальнейшая работа по управлению проектом, а так же созданию самой информационной системы.

Результатом первого раздела стала структуризация проекта ИС «Учёт оказываемых услуг» для предприятия ИП Михайлов А.О., так же разработаны устав проекта и план управления проектом, которые были использованы в дальнейшей работе по управлению проектом. Процесс формирования базовых документов это важнейшая часть управления проектом, так как она влияет на качество, длительность и успешность проекта.

Во втором разделе проводилось управление проектом с помощью инструментального средства MS Project. В ходе проделанной работы были определены задачи, ресурсы, предшественники проекта, был выполнен расчет раннего и позднего времени начала работ, также был определен критический путь проекта.

Для достижения цели были решены следующие задачи:

         выполнить анализ деятельности предприятия ИП Михайлов А.О.;

         сформировать документацию по управлению проектом «Учёт оказываемых услуг» для предприятия ИП Михайлов А.О.;

         осуществить выполнение проекта, с помощью специализированного программного обеспечения MS Project.

Поставленная цель достигнута - осуществлено управления проектом ИС «Учёт оказываемых услуг» для предприятия ИП Михайлов А.О.

В ходе проделанной работы осуществлено управление проектом информационной. Работа выполнена успешно, так как были реализованы все требования по созданию и управлению проектом. Проект будет являться начальной опорой для создания информационной системы.

Список использованных источников

1    «Что такое сервисный центр» http://sc62.ru/blog/? p=96

2       «Microsoft Project» https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Project

3       «Управление проектами» http://www.studfiles.ru/preview/4545719/

         «Управление проектами» http://bibliotekar.ru/biznes-43-2/110.htm

         «Устав проекта. Общие сведения об Уставе проекта» http://www.pmphelp.net/index.php? id=114

         «Управление рисками проекта» http://iteam.ru/publications/project/section_36/article_382

         «Основные программные продукты в управлении проектами» http://studme.org/1303022721087/menedzhment/osnovnye_programmnye_produkty_upravlenii_proektami

         «Сетевое планирование и управление» http://www.intuit.ru/studies/courses/496/352/lecture/8389

         «Критический путь в MS Project» http://tenstep.com.ua/open/miscpages/94.3Glossary.htm

         «Ресурсы и назначение» http://www.intuit.ru/studies/courses/496/352/lecture/8395

         «Выравнивание ресурсов» http://www.intuit.ru/studies/courses/496/352/lecture/8399? page=2

         ГОСТ 7.32-2001 «ОТЧЕТ О НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ»