Введение
информационный управление учет
Современный научно-технический прогресс позволил повысить качество жизни людей. Одним из основных результатов этого направления деятельности являются новинки бытовой техники. Если еще несколько десятков лет назад последние новинки бытовой техники могли себе позволить достаточно обеспеченные люди, то в настоящее время доступность всех основных категорий товаров бытовой техники позволяет в каждой семье иметь холодильник, телевизор, стиральную машину и кухонную плиту. Кроме того, значительное количество всевозможных приспособлений и помощников: компьютеры, планшеты, телефоны, телевизоры, магнитофоны, микроволновые печи, пылесосы, кухонные комбайны, соковыжималки, блендеры, кофе машины, миксеры, кофемолки, мясорубки и многое другое делают работу менее тяжелой и напряженной, и даже увлекательной. [1]
Разработка информационной системы на предприятии может улучшить его работу, и привести к повышению прибыли, качеству и ускорению предоставляемых услуг.
Сервисные центры позволяют продлить срок эксплуатации техники, а так же предотвратить поломки с помощью качественного обслуживания.
Информационная система (ИС) - это программно-аппаратный комплекс, предназначенный для автоматизированного сбора, хранения, обработки и выдачи информации. Обычно ИС имеют дело с большими объемами информации, которая имеет достаточно сложную структуру.
Актуальность выбранной темы заключается в том, что учёт оказываемых услуг на предприятии облегчит и ускорит работу Диспетчера. Диспетчер сможет быстрее обслуживать клиентов, что приведёт к большему потоку клиентов, вследствие этого будет больше прибыль предприятия.
Предприятие ИП Михайлов А.О. основано не так давно, поэтому его автоматизация ещё только развивается. Новые разработки полезные для его существования и развитият. к. они помогают облегчить работу сотрудников и в следствии получить больше прибыли.
Для внедрения информационной системы в деятельность организации, необходимо создать качественный проект и управление над ним.
Управление проектом информационной системы «Учёт оказываемых услуг» будет осуществляться в программном обеспеченииMSProject.Project (или MSP) - программа управления проектами, разработанная и продаваемая корпорацией Microsoft.Project создан, чтобы помочь менеджеру проекта в разработке планов, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса и анализе объёмов работ. Microsoft Project создаёт расписания критического пути. Расписания могут быть составлены с учётом используемых ресурсов. Цепочка визуализируется в диаграмме Ганта. [2]
Целью работы является осуществление ведения проекта ИС «Учёт оказываемых услуг» для предприятия ИП Михайлов А.О.в программе MS Project.
Для достижения цели был поставлен ряд задач:
выполнить анализ деятельности предприятия ИП Михайлов А.О.;
сформировать документацию по управлению проектом «Учёт оказываемых услуг» для предприятия ИП Михайлов А.О.;
осуществить выполнение проекта, с помощью специализированного программного обеспечения MS Project.
Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, списка использованных источников и приложения. Основная часть содержит два раздела структуризация проекта и реализация проекта информационной системы.
Управление проектами заключается в
осуществлении и доведении проекта до логического завершения путем организации и
управления людьми, временем, издержками и ресурсами. Как уже было отмечено,
каждый проект содержит в себе несколько отличительных черт, делающих его
уникальным. Отчасти из-за своей уникальности проект - изначально рискованное
мероприятие. [3]
1. Структуризация проекта информационной системы
.1 Анализ деятельности
предприятия
Сервисный центр - организация, занимающаяся оказанием услуг по сервисной поддержке и обслуживанию техники, оборудования и другой продукции. Деятельность сервисных центров включает предторговый, гарантийный и послепродажный ремонт.
Предприятие ИП Михайлов А.О. занимается ремонтом и обслуживанием бытовой техники и электроники, также компьютеров, телефонов и планшетов, которые клиенты привозят в офис, а также заправке картриджей и монтаже сетей и офисных АТС. При отсутствии возможности доставить технику самим клиентом осуществляется выезд на место, и при необходимости доставляется силами сервисного центра. При обращении клиента в сервисный центр, диспетчер оформляет заявку на принятие заказа. Проводится анализ объекта, в результате которого осуществляется вывод, будет ли выполнен ремонт техники или нет. Инженерный отдел составляет прайс-лист по ремонту и обслуживанию техники, так как он работает с поставщиками запчастей и устройств для ремонта техники. Ремонт проводиться специальным оборудованием соблюдая правила безопасности. Так же предприятие занимается продажей периферийных устройств для телефонов, планшетов и компьютеров. Предприятие занимается покупками б/у техники и техники вышедшей из строя.
На предприятии работают квалифицированные специалисты с многолетним опытом работы. Директор руководит всей работой предприятия.
Адрес предприятия:
Пермский край, г. Кунгур, ул. Ленина 66
Режим работы:
ПН-ПТ: 10 - 19 без обеда
СБ: 10 - 17
ВС: выходной.
Структурировав перечень услуг, предприятие может повысить свою прибыль, расширить границы предприятия или открыть ещё один сервисный центр в другом месте, так же может повыситься качество предоставляемых услуг и увеличиться количество клиентов.
Проведённый анализ предметной
области предоставляет полное описание предметной области предприятия ИП
Михайлов А.О. для создания работоспособной информационной системы по данному
предприятию. Приведено описание работы сервисного центра с указанием работы
инженерного отдела. Так же создана организационная структура предприятия,
которая показывает взаимодействие директора и подчинённых.
1.2 Формирование базовых
документов по управлению проектом информационной системы
Проект - это совокупность задач или мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, которая обычно имеет уникальный и неповторяющийся характер.
Управление проектом (Project Management) - использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта.
Для того чтобы правильно управлять проектом информационной системы, нужно сформировать базовые документы по управлению проектом. Базовыми документами будут являться Устав и План управления проектом.
Устав проекта
Устав проекта - это инструмент, который формально авторизует проект и является звеном, соединяющим предстоящий проект с текущей работой организации.
В Уставе проекта документируются первоначальные требования к проекту, удовлетворяющие потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон.
Присутствует устав проекта.
Данный документ обычно отражает ситуацию со стороны организации-заказчика, выпускается руководителем, внешним по отношению к проекту, и назначает менеджера проекта, наделяя его полномочиями на использование в проекте ресурсов организации.
Устав проекта должен содержать следующую информацию:
- требования к проекту и продукту проекта, в достаточно общем виде;
- цель проекта;
- информация о назначенном менеджере проекта и уровне его полномочий;
- расписание контрольных событий;
- отношения между участниками проекта;
- функциональные организации и их участие;
- допущения относительно организации и окружения, а также внешние допущения;
- ограничения относительно организации и окружения, а также внешние ограничения;
- реальная бизнес-ситуация, служащая обоснованием проекта с данными о прибыли на инвестиции;
- бюджет проекта. [5]
Устав проекта повышает вероятность успешного завершения проекта. Он документирует намерения участников проекта в самом начале проекта и может служить основополагающей точкой разрешения споров между участниками проектной команды и исполняющей организацией.
При составлении устава проекта было выполнено установление устава правил организации работ по проекту с помощью документирования, стратегий, целей, методологии ведения проекта, ролевых функций и правил проекта, необходимых для достижения бизнес-целей проекта. Определены ответственные за управление и реализацию.
Разработка устава занимает значительное время. При создании следующего проекта, разработанный устав можно будет использовать как шаблон, что бы разработка устава заняла меньше времени. Устав проекта помогает при управлении проектом, так как некоторая информация необходимая для работы в MS Project.
План управления проектом
План управления проектом (Project Management Plan) - пакет утвержденных формальных документов, в которых указано, как проект будет исполняться, и как будет происходить мониторинг и управление проектом. План может быть обобщенным или подробным, а также может включать один или несколько вспомогательных планов управления и другие документы по планированию.
Процесс разработки плана управления проектом есть процесс документации действий, необходимых для определения, подготовки, интеграции и координации всех вспомогательных планов. Корректно составленный план управления проектом является основным источником информации о том, как проект будет планироваться, оцениваться, контролироваться и закрываться. План управления проектом обновляется и редактируется в рамках процесса осуществления интегрированного управления изменениями проекта.
План управления проектом рекомендуется разделять на 3 блока по характеру содержащейся в них информации.
Вспомогательные планы управления проектом, в число которых входят:
- план управления содержанием проекта;
- план управления расписанием проекта;
- план управления стоимостью проекта;
- план управления качеством проекта;
- план управления обеспечением персоналом;
- план управления коммуникациями проекта;
- план управления рисками проекта;
- план управления конфигурацией.
Базовая линия проекта, состоящая из:
- базового расписания проекта;
- базового плана по стоимости;
- базового плана по качеству;
- реестра рисков.
Результаты анализа, проведенного проектной командой в отношении содержания, объема и сроков проекта.
Для проекта информационной системы «Учёт оказываемых услуг» создан план управления проектом. (Приложение Б)
В первом пункте плана управления проектом указывается название проекта. Название проекта нельзя изменять на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Во втором пункте определяются цели и задачи проекта. Цели формируются исходя из требований заказчика, которые заключаются в автоматизации основных бизнес-процессов предприятия. Были поставлены цели, такие как привлечение клиентов и увеличение прибыли, повышение качества предоставляемых услуг.
Третий пункт определяет требования к проектному решению и результаты проекта. Этот раздел является элементом базового содержания проекта. Для обеспечения связи между требованиями заказчика и результатами проекта рекомендуется использовать функцию качества.
Четвёртый пункт определяет границы проекта. Это базовый элемент содержания проекта. В границах проекта описывается, что включается в проект, чтобы исключить ситуацию, когда участник проекта ошибочно считает некоторый продукт, услугу или результат входящими в проект.
Пятый пункт определяет инструменты и технологии для реализации управления проектом.
В шестом пункте находиться иерархическая структура работ - модель, раскрывающая проект уровень за уровнем до такой степени детализации, которая необходима для эффективного планирования и контроля проекта.
Седьмой пункт описывает потребность в ресурсах. Она определяется трудоемкостью работ, отраженных в разработанной ранее ИСР.
Восьмой пункт Плана показывает укрупненный календарный план. Он разрабатывается на основе контрольных событий, информации из Устава проекта и информации из используемой методологии проектного управления.
Девятый пункт критические факторы успеха. Он описывает условия, обеспечение которых на проекте может быть залогом успеха.
Десятый и одиннадцатые пункты отображают допущения и ограничения со стороны исполнителя. При реализации проекта ограничения могут быть изменены.
Двенадцатый пункт первоначально сформулированные риски. Указываются уже известные риски и основные категории потенциальных рисков.
Управление рисками - это процессы, связанные с идентификацией, анализом рисков и принятием решений, которые включают максимизацию положительных и минимизацию отрицательных последствий наступления рисковых событий.
Планирование управления рисками - процесс принятия решений по применению и планированию управления рисками для конкретного проекта. Этот процесс может включать в себя решения по организации, кадровому обеспечению процедур управления рисками проекта, выбор предпочтительной методологии, источников данных для идентификации риска, временной интервал для анализа ситуации.
Планирование управления рисками - выбор подходов и планирование деятельности по управлению рисками проекта.
Идентификация рисков - определение рисков, способных повлиять на проект, и документирование их характеристик.
Качественная оценка рисков - качественный анализ рисков и условий их возникновения с целью определения их влияния на успех проекта.
Количественная оценка - количественный анализ вероятности возникновения и влияния последствий рисков на проект.
Планирование реагирования на риски - определение процедур и методов по ослаблению отрицательных последствий рисковых событий и использованию возможных преимуществ.
Мониторинг и контроль рисков - мониторинг рисков, определение остающихся рисков, выполнение плана управления рисками проекта и оценка эффективности действий по минимизации рисков. [6]
План управления рисками представлен. (Приложение В)
Плана управления проектом информационной системы «Учёт оказываемых услуг» позволил создать документы и описать характеристики и границы проекта, связанные с ним услуги, а также методы приемки и управление содержанием. Описание содержания позволило оценить желаемый результат и выступать в качестве основы для составления базового плана содержания, которому необходимо следовать при выполнении всех работ проекта.
Разработка базовой документации по управлению проектом информационной системы «Учёт оказываемых услуг» позволила описать часть документов для качественной и благополучной реализации управления проекта в MS Project. Залогом успеха является понимание необходимости данных документов в процессе управления проектами. Результатом данной работы стали, разработанные устав проекта и план управления проектом, которые будут использованы в дальнейшей работе.