снижение расходов (в среднем приблизительно от 30 до 60%);
уменьшение налогооблагаемой базы;
профессиональное обслуживание;
договорные отношения;
снижение рисков;
своевременное решение всевозможных вопросов.
Также специалисты it аутсорсинга проводят работы по обслуживанию пользовательских машин. Рекомендуется привести все компьютеры в соответствие с определенными стандартами (объем памяти, HDD, частота процессора должны обеспечивать работу устанавливаемого программного обеспечения). аутсорсинг - это не только абонентское обслуживание компьютеров, но также и обслуживание офисной техники.
Сегодня без современной качественной офисной техники не обходится ни одна компания. Копировальные аппараты, принтеры, сканеры, факсы и многофункциональные устройства - это важнейшее звено в любой офисной работе. Именно эти устройства обеспечивают оперативную обработку документов, вывод нужных данных на печать или их преобразование в электронный вид, осуществление деловых контактов с клиентами и партнерами компании.
Современные многофункциональные устройства могут не только печатать, сканировать или копировать документы, но и выполнять функции факсового сервера, интегрироваться с почтовым сервером предприятия. Отдавать работу с подобными устройствами на it аутсорсинг предпочитают многие компании.
Ведь если настройка МФУ может проводиться штатным специалистом, то ремонт и обслуживание производятся только представителями соответствующих сервис-центров.
Сфера it аутсорсинга в нашей стране начала развиваться намного позже, чем в странах Европы или в США. Поэтому многие предприятия не сразу могут определиться, что лучше: ввести должность it специалиста в компании или пригласить его со стороны.
В стоимость it аутсорсинга может также входить лицензирование всех установленных пользовательских программ. Обычно вводится список устанавливаемых на рабочее место программ, сами пользователи не должны иметь прав для установки нового софта.
И конечно, основная задача для администратора it аутсорсинга - работа с серверным оборудованием и программным обеспечением. Выбор серверной платформы во многом зависит от основных функций сервера, но избыточность функционала - основная черта серверного оборудования.
Выбор сервера напрямую зависит от программного
обеспечения, которое предполагается на нем установить.
1.3.2 ОСОБЕННОСТИ IT АУТСОРСИНГА НА МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
Основная цель, которую преследуют при переходе на аутсорсинговое обслуживание малые предприятия, как, впрочем, и все остальные, - это повышение эффективности бизнеса.
Первый заключается в снижении затрат на создание и обслуживание IT-инфраструктуры приятия
Второй предполагает изменение структуры затрат предприятия. Это достигается за счет уменьшения амортизационных отчислений за оборудование, поскольку оно принадлежит аутсорсеру. Кроме того, все налоговые отчисления в соответствующие фонды для своих сотрудников осуществляет аутсорсер
Третий основан на передачи части рисков, связанных с ИТ, компании - аутсорсеру. Конкретный список задач, которые то или иное предприятие ставит перед ИТ, - всегда уникален, и универсальное решение найти невозможно.
Но в то же время значительная часть задач поддается систематизации, которая во многом основана на масштабах предприятия и сложности существующей ИТ-инфраструктуры.
Рассмотрим наиболее типичные случаи перехода к аутсорсинговому обслуживанию ИТ-сферы для предприятий малого бизнеса разного масштаба.
Малые предприятия, количество рабочих мест (компьютеров) в которых не превышает 10 штук. С технической точки зрения IT-инфраструктура очень проста, компьютеры обычно объединены в локальную сеть посредством концентратора. Для выхода в Интернет обычно используется одна из рабочих станций, работающая в качестве шлюза. Выделенных серверов в сети обычно нет.
С организационной точки зрения никаких обособленных подразделений еще нет, единая политика, стандарты и планы развития ИТ-сферы отсутствуют.
Основной интерес для таких компаний it-аутсорсинг представляет в качестве более экономичной альтернативы найма собственного сотрудника.
Следующим уровнем можно считать компании, компьютерный парк которых насчитывает от десятка до пяти десятков компьютеров.
Сложность ИТ-инфраструктуры уже выше. В сети есть один или несколько выделенных серверов.
Используются офисные мини АТС, значительное количество периферийного оборудования.
Нередко есть удаленные рабочие станции и даже небольшие подразделения, для которых необходимо организовать доступ к сети предприятия и возможность нормальной работы. Профессиональный уровень it-специалистов должен быть достаточно высоким, что неизбежно влечет за собой рост расходов на их содержание.
Если в компании уже есть собственные IT-специалисты, то вместо расширения штата возможно использование услуги аутстаффинга. Эта услуга схожа с аутсорсингом, но предполагает не заказ конкретной услуги, а, скорее, рабочего времени специалиста.
В рамках договора определяется количество часов в неделю, которое специалист должен отработать на предприятии. Аутстаффинг позволяет снизить расходы на поддержку сети и IT-инфраструктуры, по сравнению с зачислением сотрудника равного профессионального уровня в штат. В то же время постановка задач и контроль его работы ложится на руководство предприятия-заказчика.
Другим вариантом для компании подобного масштаба может стать передача всех функций ИТ-отдела сторонней организации, или функциональный аутсорсинг.
Подобная модель сотрудничества предполагает, что все обслуживание рабочих станций, серверов, администрирование сетей и обеспечение работоспособности программного обеспечения ложится на аутсорсера. Данный вариант предполагает несколько более высокие траты, по сравнению с аутстаффингом, но обеспечивает предприятию-заказчику иной уровень обслуживания. Ведь все проблемы, связанные с обслуживанием ИТ-инфраструктуры, ложатся на компанию-аутсорсера.
Следует отметить, что помимо обслуживания, на аутсорсинг может быть отдано и само аппаратное и программное обеспечение. Рабочие станции при таком подходе заменяются тонкими клиентами, вся сетевая инфраструктура сводится к одному или нескольким маршрутизаторам. Все сложное оборудование - серверы, системы хранения и резервного копирования данных, предоставляет клиенту аутсорсер, он же несет полную ответственность за их работоспособность.
Программное обеспечение также может предоставляться аутсорсером. Все вопросы лицензирования, поддержки, обновления программного обеспечения решает аутсорсер самостоятельно. Клиент не тратится ни на дорогостоящее оборудование, ни на лицензионные отчисления за пользование программного обеспечения, он платит только установленную договором арендную плату за их использование.
Применение функционального аутсорсинга позволяет предприятию-заказчику сконцентрировать усилия на свои основных бизнес-функциях, не отвлекая административные ресурсы на обслуживание ИТ.
Малые предприятия, насчитывающие большое количество рабочих станций - от 50 до 100 и более, нуждаются в достаточно сложной IT-инфраструктуре.
По результатам некоторых исследований, именно эти предприятия реже всего обращаются к it-аутсорсингу. Во многом из-за того, что они вполне способны сформировать собственную ИТ-службу, укомплектованную достаточно квалифицированными специалистами.
В то же время держать в штате нужное количество профессионалов будет слишком дорого. Таким образом, появляются специалисты, заменить которых слишком сложно, уход подобного сотрудника может привести к немалым проблемам. В то же время именно компаниям такого масштаба передача ИТ-инфраструктуры на аутсорсинг позволяет получить наибольшие выгоды.
Вот преимущества, которые может дать it-аутсорсинг предприятиям малого бизнеса:
снижение затрат на приобретение оборудования и программного обеспечения, налоговых отчислений
отсутствие необходимости создавать собственный ИТ-отдел и связанных с этим расходов
возможность снизить стоимость владения и обслуживания ИТ-инфраструктуры предприятия
высокая квалификация сотрудников обслуживающей компании
разделение части рисков с аутсорсером
полная прозрачность всех расходов на ИТ
возможность быстрого доступа к новым технологиям
и масштабирования
.3.3 НАПРАВЛЕНИЯ IT АУТСОРСИНГА ДЛЯ НЕБОЛЬШИХ КОМПАНИЙ
Для небольших компаний, число сотрудников в которых не превышает 10-30 человек (а, следовательно, имеющих и небольшое количество компьютерных рабочих мест), нет необходимости принимать на работу собственного it-специалиста.
Наиболее правильным будет приглашение системного администратора в рамках договора it аутсорсинга для предприятия.
Договор может быть заключен на разные виды работы.
Можно выделить три основных направления работы специалиста it аутсорсинга - это:
Развитие, эксплуатация и текущая поддержка различных бизнес-приложений (MS Axapta, SAP, ERP системы, 1С). Для небольших компаний наиболее актуальна именно поддержка системы 1С - как повсеместно использующейся на предприятиях
Обслуживание и эксплуатация в рамках it аутсорсинга пользовательских компьютеров, офисного оборудования и периферии (принтеры, сканеры, факсы, модемы и прочие)
Эксплуатация и поддержка самой инфраструктуры сети. К этому направлению относится настройка и обслуживание ЛВС-офиса, администрирование серверов, поддержка телефонии и АТС, обслуживание систем хранения данных
Естественно, каждая организация определяет необходимый список работ для it аутсорсинга, исходя из своих основных потребностей.
Рассмотрим эти направления более подробно.
Первое из них - обслуживание бизнес-приложений.
В небольших компаниях довольно редко используются такие приложения, как MS Axapta, SAP или ERP системы. Такое возможно, если компания является региональным филиалом более крупного предприятия, но в этом случае поддержка осуществляется централизованно. Чаще всего на it аутсорсинг отдается обслуживание системы 1С, если она не поддерживается местным региональным представителем.
Поддержка 1С заключается в установке программы на пользовательских машинах, обновлении конфигурации и платформы 1С, обновлении в рамках договора на it аутсорсинг справочников и классификаторов, архивировании данных, создание при необходимости дополнительных отчетов или обработок для удобства пользователя и обмен данными между конфигурациями. Обычно для более углубленной работы с программой компании привлекают программистов, обновление же программы и резервное копирование проводит технический специалист.
В стоимость it аутсорсинга также входит консультация по горячей линии и обучение пользователей.
Вторым направлением деятельности является поддержка компьютерной инфраструктуры для пользователей.
Сюда входит настройка и установка компьютеры, обслуживание периферийных устройств. Чтобы обеспечить более эффективную работу компании, специалисты it аутсорсинга должны проверить параметры пользовательских компьютеров на соответствие установленному программного обеспечения.
Проводимое в рамках договора на it аутсорсинг лицензирование всего пользовательского программного обеспечения ставит обязательным условием создание согласованного списка необходимых программ. В него обычно входит необходимый минимум: графический и текстовый редактор, программы для просмотра и работы с pdf-файлами, архиваторы, используемые бизнес-приложения.
В рамках договора на it аутсорсинг осуществляется поддержка работы оргтехники.
Сюда относят сканеры, копировальные аппараты, принтеры, МФУ и факсы. Обычно обеспечивается мелкий ремонт и смена расходных материалов (но с заменой картриджа могут справиться и сами пользователи). Для большего удобства проводится настройка принтеров - сетевых (по IP-адресу), а не локальных.
Ну и конечно, основные работы в рамках it аутсорсинга проводятся для поддержания работоспособности сети и серверного оборудования.
Это функционирование кабельной системы, прокладка нового кабеля с соблюдением требований, предъявляемых к СКС (структурированные кабельные системы).
Правильный монтаж с соблюдением всех норм поможет обеспечить бесперебойную работу сети (использование витой пары категории 5е и выше или оптического кабеля, ограничение на длину сегмента сети в 90 метров для витой пары).
Обслуживание серверов по договору it аутсорсинга включает в себя выбор платформы (самого сервера) и серверного программного обеспечения. Установка серверного программного обеспечения производится, исходя из финансовых возможностей организации и необходимых приложений.
Некоторые организации делают ставку на свободное программное обеспечение семейства Unix, которое требует от специалиста it аутсорсинга более высокого уровня подготовки. Эти системы активно используются в качестве веб-серверов (Apache) и почтовых серверов. Также обязательно должен быть установлен и настроен антивирусный сервер.
Кроме установки и настройки необходимых программ, договор it аутсорсинга предполагает организацию резервного копирования данных.
Есть несколько видов создания бэкапов:
полный - содержит точный образ всех сохраняемых данных;
дифференциальный - копируются только те данные, которые были изменены с момента последнего копирования;
инкрементальный - копия файлов, которые изменились со времени создания последней дифференциальной, полной или инкрементальной копии;
Последний метод копирования наиболее быстрый, но восстановление копий при использовании данного метода будет самым длительным.
По договору it аутсорсинга специалист должен
обеспечивать резервное копирование файлов, баз данных, данных почтовых систем.
Копирование производится на магнитную ленту, накопители на жестких дисках или
магнитооптические диски. Привлечение специалистов по договору it аутсорсинга
позволяет небольшим компаниям получать качественные услуги в сфере ИТ и при
этом экономить.
.3.4 ПРОБЛЕМЫ РАЗВИТИЯ АУТСОРСИНГА
Малая популярность ИТ-аутсорсинга в России объясняется просто. Сегодня компании не могут оказать качественные ИТ-услуги за невысокую плату. Многим потенциальным клиентам по-прежнему более выгодно заниматься обслуживанием компьютерного обеспечения и настройкой ПО самостоятельно. Таким образом, выгоды от стороннего ИТ-обслуживания многие компании просто не видят.
Очень важно, чтобы руководители наших компаний начали наконец-то доверять этой услуге. Одна из причин того, почему это сложно сделать в принципе, - наличие страха у руководителей впускать в свой бизнес стороннюю силу, которая своим появлением может нарушить управляющий механизм. Поставщики должны не только убедить компании в преимуществах своих услуг, но и построить с ними хорошие партнерские, доверительные отношения. Для этого аутсорсинговые компании должны научится мыслить как их потенциальные клиенты. Компаниям же рекомендуется дать возможность аутсорсерам продемонстрировать на должном уровне все свои преимущества. Руководители должны оценить все возможные преимущества именно на собственном опыте.