Материал: Табличные процессоры в области экономики. Назначение и решаемые при помощи них задачи. Язык макропрограммирования

Табличные процессоры в области экономики. Назначение и решаемые при помощи них задачи. Язык макропрограммирования

«Табличные процессоры в области экономики. Назначение и решаемые при помощи них задачи. Язык макропрограммирования»

Введение

Как известно, целью экономической деятельности любой фирмы как в сфере материального производства, так и в сфере обслуживания населения является производство товаров или услуг с требуемым качеством и минимальными затратами трудовых и материальных ресурсов, в конечном итоге - получение прибыли. Достижение этой цели - задача многоплановая, решение которой зависит от творческих способностей всех сотрудников фирмы, т.е. от того, какие решения принимает каждый участник производственного процесса от руководителя до рядового исполнителя на своем участке производства.

Самой важной сферой применения табличных процессоров длительное время есть финансово-экономические расчеты, которые включают в себя множество методов и инструментов, что использованы для принятия всяких решений: от простых вычислений- до сложных многокритериальных операций, что позволяют получать решения для коммерческих расчетов при разных начальных условий.

Применение таких исчислений - очень многофакторная процедура, которая требует хорошей математической подготовки и использования огромного количества вспомогательных материалов.

С переходом к рыночным отношениям потребность в точных вычислениях очень сильно возросла. Они стали незаменимыми для проведения коммерческих сделок.

В множестве с принципами анализа, современного моделирования некоторых событийэ кономические вычисления перерастают вновое существенно влиятельное направление управления, организации предпринимательской деятельности -финансовый менеджмент.

Исходя из выше изложенного можно сделать вывод, что тема реферата является достаточно актуальной в наше время.

Целью написания реферата является характеристика табличных процессоров с точки зрения работы экономиста.

В соответствии с целью ставятся следующие задачи:

рассмотрение назначение указанного программного обеспечения или технологии;

характеристика специфика ее использования;

описание основной информации о разработчиках в данной области, ценовом диапазоне программных решений и области применения;

описание технологии решения экономических задач.

.Понятие об электронных таблицах

В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы: дневник в школе, расписание электричек, расписание занятий и т.д. Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за счёт того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде, но и обрабатывать их.

Класс программного обеспечения, используемый для этой цели, называется табличными процессорами или электронными таблицами.

Основное назначение табличных процессоров - обработка таблично организованной информации, проведение расчётов на её основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков, диаграмм.

Табличный процессор или электронная таблица - это интерактивная система обработки данных, в основе которой лежит двухмерная таблица. Ячейки таблицы могут содержать числа, строки или формулы, задающие зависимость ячейки от других ячеек. Пользователь может просматривать, задавать и изменять значение ячеек. Изменение значение ячейки ведет к немедленному изменению значений зависящих от нее ячеек.

Табличные процессоры обеспечивают также задание формата изображения, поиск, сортировку. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого, какой-либо ячейки приводит к перерасчёту значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями.

Электронные таблицы используются во всех сферах человеческой деятельности, но особо широко используются для проведения экономических и бухгалтерских расчётов.

Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ - табличный процессор.

Главное достоинство электронной таблицы - это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным (рис.1).

Рис.1. Внешний вид электронной таблицы

То есть программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т.д.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

создание и редактирование электронных таблиц;

создание многотабличных документов;

оформление и печать электронных таблиц;

построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

создание многотабличных документов, объединенных формулами;

работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

создание итоговых и сводных таблиц;

использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

создание слайд-шоу;

решение оптимизационных задач;

решение экономических задач типа “что - если” путем подбора параметров;

разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк - это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов - это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ , ВА до BZ и т. д.

Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера.

Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.

Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4).

Ячейка - область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы.

Адрес ячейки - определяется названием (номером) столбца и номером строки.

Ссылка - способ (формат) указания адреса ячейки.

В электронных[таблицых существует понятие блока (диапазона) ячеек, также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей.

Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми, например, ставится разделительный символ - двоеточие <:> или две точки подряд <..>.

Каждая команда электронной таблицы требует указания блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.

Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления курсором. Удобнее задавать диапазон выделением ячеек.[2]

Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются: ширина ячейки в 9 разрядов, левое выравнивание для символьных данных и основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

Блок ячеек - группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей).

При работе с электронной таблицей на экран выводятся рабочее поле таблицы и панель управления. Панель управления обычно включает:

главное меню;

вспомогательную область управления;

строку ввода и строку подсказки.

Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретного табличного процессора.

Строка главного меню содержит имена меню основных режимов программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему меню, содержащему перечень входящих в него команд. После выбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю.

Вспомогательная область управления включает:

∙ строку состояния;

∙ панели инструментов;

∙ вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.

В строке состояния (статусной строке) пользователь найдет сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей электронной таблицы, номере текущего окна и т.п.

Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы вызвать на экран те области таблицы, которые на нем в настоящий момент не отображены, используются вертикальная и горизонтальная линейки прокрутки.

Бегунки (движки) линеек прокрутки показывают относительную позицию активной ячейки в таблице и используются для быстрого перемещения по ней. В некоторых табличных процессорах на экране образуются специальные зоны быстрого вызова.

При щелчке мыши в такой зоне вызывается соответствующая функция. Например, при щелчке мыши на координатной линейке вызывается диалог задания параметров страницы.

Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода - возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, a не ее результат. Строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования текстовых данных.

Приведенная структура интерфейса является типичной для табличных процессоров, предназначенных для работы в среде Windows. Для табличных процессоров, работающих в DOS, чаще всего отсутствуют командные кнопки панелей инструментов и линейки прокрутки.

Рабочее поле - пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.

Панель управления - часть экрана, дающая пользователю информацию об активной ячейке и ее содержимом, меню и режиме работы.

Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движения курсора.

Возможности экрана монитора не позволяют показать всю электронную таблицу.

Мы можем рассматривать различные части электронной таблицы, перемещаясь по ней при помощи клавиш управления курсором. При таком перемещении по таблице новые строки (столбцы) автоматически появляются на экране взамен тех, от которых мы уходим. Часть электронной таблицы, которую мы видим на экране монитора, называется текущим (активным) экраном.

Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, а которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Вы можете создать книгу для совместного хранения в памяти интересующих вас листов и указать, какое количество листов она должна содержать. Все листы рабочей книги сохраняются в одном файле.

Заметим, что, термин «рабочая книга» не является стандартным. Так, например, табличный процессор Framework вместо него использует понятие Frame (рамка).

В настоящее время наиболее популярными и эффективными пакетами прикладных программ являются Excel, Calc, QuatroPro, Lotus 1-2-3.

2.Табличные процессоры в работе экономиста

Табличные процессоры давно уже прочно вошли в различные области техники, анализа, быта и сферы услуг. Они используются в различных отчетах, подсчетах, вычислениях, базах данных, презентациях и во многом другом.

Сталкиваясь с необходимостью обработки и анализа большого объема данных, будь то описания, названия, цифры, где нужны несложные, циклически повторяемые операции предпочтительно задействовать табличные процессоры.

С помощью данной программы возможно не просто выполнять математические действия, но и структурировать данные, размещая их в отдельные строки, столбцы и ячейки таблиц.

Информация в форме электронных таблиц вполне предназначена для анализа.

В работе бухгалтера, экономиста, аналитика сводные таблицы табличных процессоров в настоящее время занимают существенное место. Базовые сводные таблицы рассчитаны для работы с отформатированными списками, помогая структурировать, группировать содержимое таблицы удобным способом.

При дополнительных настройках бухгалтерские программы позволяют переносить информацию в таблицы электронных таблиц для детального анализа и составления отчетов.

Благодаря интерактивным таблицам пользователь самостоятельно выбирает какие данные показать, какие скрыть в отчете, так как очень часто приходится работать с колоссальным масштабом данных, а директора интересует только небольшая доля.

Благодаря тому, что лист электронной таблицы представляет собой готовую таблицу, табличные процесоры можно использовать для создания документов без каких-либо расчётов, имеющих табличное представление (например, прайс-листы, штатные расписания сотрудников учреждений).

В них легко можно создавать различные виды как диаграмм,так и графиков, которые берут значения переменных для построения из ячеек таблиц (например, график снижения инфляции за определенный период, динамику изменения некоторого финансового показателя).

Табличные процессоры содержат большое количество финансовых и статистических функций, благодаря чему данный контент могут использовать штатные работники здравоохранения для подготовки различных документов, отчетов, расчета оптимального расписания и т.д.

Табличные процессоры интенсивно используются в бухгалтерии - во многих фирмах и учреждениях это один из основных инструментов при проведении расчётов, создания диаграмм и документов. Для данных целей он имеет в себе весь минимальный набор элементарных функции.