Материал: Создание пользовательских баз данных в системе управления базами данных Access

.        в появившемся окне выставить сортировку по возрастанию по дате.

Отчеты "Переписка" и "Информация о сотрудниках" создаются аналогично отчету "Информация о предприятии".

Создание форм

Теперь создадим три формы. Формы создаются аналогично, поэтому приведем пошаговое создание формы только для "Учет архива на второй квартал":

1.   перейти на вкладку "Формы";

2.      двойным щелчком выбрать "Создание формы с помощью мастера";

.        из таблицы "Архив на 2000 год" выбрать "Архив" "Май";

.        из таблицы "Предприятие" выбрать "Предприятие";

.        нажать кнопку ;

.        задать имя формы как: " Учет архива на второй квартал ";

.        нажать кнопку .

Остальные формы создаются аналогично.

Создание главной кнопочной формы

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы "Открыть Запрос" или "Открыть Таблицу" с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов. Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая: 1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ); 2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.); 3) создать элементы главной кнопочной формы; 4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных; 5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами; 6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц. Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде.

Рис.5 Структура кнопочной формы

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, "Деловая переписка частного бизнеса") и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога "Диспетчер кнопочных форм",

Рис. 6 Окно создания кнопочной формы

в котором надо нажать кнопку "Да", тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.

Рис.7 Страница кнопочной формы

Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке "Создать" и в появившемся окне ввести имя новой страницы "Формы ввода данных"

Рис. 8 Окно страницы кнопочной формы: Форма ввода данных

и щелкнуть на кнопке "ОК". Будет создана страница кнопочной формы "Формы ввода данных". Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне "Диспетчер кнопочных форм".

Рис.9 Окно страницы кнопочной формы

После этого создаем элементы ГКФ, для этого в "Окне диспетчер кнопочных форм" выделяем страницу "Главная кнопочная форма" и щелкаем "Изменить", откроется новое окно "Изменение страниц кнопочной формы".

Рис.10. Окно изменения страницы кнопочной формы

В этом окне щелкаем на кнопке "Создать", откроется новое окно "Изменение элемента кнопочной формы",

Рис.11 Окно "Изменение элемента кнопочной формы"

в котором выполняем следующее:

вводим текст: Формы для ввода данных;

выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;

выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке "ОК". В окне "Изменение страницы кнопочной формы" отобразится элемент кнопочной формы "Формы для ввода данных".

Рис.12 Окно "Изменение страницы кнопочной формы"

Рис.13. Окно "Выход из БД"

 В результате в окне "Изменение страницы кнопочной формы" будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.

Рис.14 Окно "Изменение страницы кнопочной формы"

Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма. Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Сервис/Программы запуска, и в открывшемся окне выбрать "Кнопочная форма" из раскрывающегося списка, кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка состояния. Можно также ввести заголовок и значок приложения.

 Рис. 15 Окно "Параметры запуска"

Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы

Для создания элементов кнопочной формы "Формы ввода данных" необходимо запустить базу данных (например, "Деловая переписка частного бизнеса" с главной кнопочной формой) и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Откроется окно "Диспетчер кнопочных форм". Затем нужно выделить "Формы ввода данных" в окне "Диспетчер кнопочных форм"

Рис.16 Окно диалога "Диспетчер кнопочных форм"

и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога "Изменение страницы кнопочной формы".

Рис. 17 Окно диалога " Изменение страницы кнопочной формы"

В этом окне щелкаем на кнопке "Создать", откроется новое окно "Изменение страницы кнопочной формы", в котором выполняем:

вводим текст: Переписка;

выбираем из раскрывающегося списка команду: Открыть форму для изменения;

выбираем из списка кнопочную форму: Переписка щелкаем на кнопке "ОК". В окне "Изменение страницы кнопочной формы" отобразится элемент "Переписка". Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму, для этого щелкаем на кнопке "Создать" и в появившемся окне выбираем команду "Перейти к кнопочной форме", выбираем "Главная кнопочная форма" и вводим "Перейти к главной кнопочной форме". Нажимаем на кнопке "ОК"

Рис. 18 Окно диалога "Изменение элемента кнопочной формы"

и закрываем окно "Изменение страницы кнопочной формы". Запустим главную кнопочную форму в окне БД, в которой щелкнем на кнопке "Формы ввода данных", откроется "Формы ввода данных". Создание элементов для кнопочной формы "Отчеты" осуществляется по той же технологии, в результате получим.

Создание подчиненной кнопочной формы: запросы.

Для создания элементов подчиненной кнопочной формы "Запросы" необходимо запустить базу данных (например, "Деловая переписка частного бизнеса" с главной кнопочной формой) и создать макросы "Открыть Запрос" или "Открыть Таблицу" с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов. При создании макроса "Информация о переписке" надо выбрать вкладку "Макросы" и щелкнуть на пиктограмме "Создать", откроется окно диалога "Макрос". В этом окне в раскрывающемся списке выберите макрокоманду "Открыть Запрос" и из раскрывающегося списка выберите имя запроса "Информация о переписке", Затем щелкните на кнопке "Закрыть". В появившемся окне "Сохранить изменения макета или структуры объекта Макрос1?" щелкните на кнопке "Да". Откроется окно "Сохранение", в котором надо указать имя макроса "Информация о переписке" и щелкните на кнопке "ОК". Имя макроса сохранится в списке макросов в окне БД. После создания и сохранения макроса "Параметрический_запрос" в окне БД будут отображаться имена созданных макросов. Для создания элементов кнопочной формы запроса "Успеваемость студентов" необходимо выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Откроется "Диспетчер кнопочных форм".

Рис. 19. Окно диалога "Диспетчер кнопочных форм"

Затем нужно выделить "Запросы" в окне "Диспетчер кнопочных форм" и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога "Изменение страницы кнопочной формы".

Рис. 20 Окно диалога "Изменение страницы кнопочной формы"

В этом окне щелкаем на кнопке "Создать", откроется новое окно "Изменение страницы кнопочной формы", в котором выполняем:

вводим текст: Отчет: Переписка;

выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;

выбираем из списка кнопочную форму: Информация о переписке, щелкаем на кнопке "ОК". В окне "Изменение страницы кнопочной формы" отобразится элемент кнопочной формы "Отчет: Переписка". После создания по такой же технологии элемента "Параметрический запрос", он тоже будет отображаться в окне. Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму. В результате в окне "Изменение страницы кнопочной формы" будут отображаться все элементы кнопочной формы "Запросы". Далее закроем окна "Изменение страницы кнопочной формы" и "Диспетчер кнопочных форм". В окне БД на вкладке "Формы" щелкнем на надписи "Кнопочная форма", откроется Главная кнопочная форма. В Главной кнопочной форме щелкнем на кнопке Запросы, откроется кнопочная форма "Запросы". Таким образом, создана кнопочная форма "Запросы", которая является подчиненной кнопочной формой

Пояснительная записка к программному обеспечению - База данных "Деловая переписка предприятия частного бизнеса".

Основание для разработки:

База данных разработана для курсовой работы по предмету "Информационные системы и технологии" Уфимской государственной академии экономики и сервиса.

Тема разработки: составить базу данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса

Назначения и область применения

Данная БД применима в делопроизводстве предприятия частного бизнеса.

Получение информации:

о деловой переписке предприятия;

о сотрудниках предприятия;

об архиве деловой переписки.

Технические характеристики

База данных "Деловая переписка частного бизнеса" создана с применением СУБД Microsoft Access.

Заключение

В данной курсовой описан алгоритм создания базы данных для учета и обработки информации по деловой документации (электронные адреса, телефоны и факсы партнеров предприятия, исходящая и входящая документация), предприятия частного бизнеса.

В результате вышеописанных действий база данных для учета и обработки информации по деловой документации содержит:

Таблицы:

Архив на 2000 год;

Переписка;

Предприятия;

Сотрудники;

Формы:

Учет архива на первый квартал;

Учет архива второй квартал;

Учет отправителей;

Запросы:

Информация о переписке;

Информация о сотрудниках;

Информация об архиве;

Отчеты

Информация о предприятии;

Информация о сотрудниках.

Переписка.

При использовании созданной базы данных учет и обработка деловой документации предприятия частного бизнеса пользователь получает возможность работать с различными категориями документов, выполнять действия по приему и регистрации, контроля их выполнения, что значительно облегчает и ускоряет этот трудоемкий процесс, также пользователь может сам внести некоторые изменения в базу данных.

Удобный интерфейс созданной базы данных, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в БД, требуя от пользователя лишь небольшого количества каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию обо всех интересующих его данных.

Цель, поставленная перед началом разработки, достигнута.

Список литературы

1. Баталов, С. А. Информационные системы в сервисе телекоммуникаций [Текст] :методические указания по выполнению курсовой работы / С. А. Баталов - Уфа: УГАЭС, 2009. - 18 с.: ил.

2.СпбГУЭФ, под редакцией профессора В.В. Трофимова. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. Москва: Юрайт, 2012. - 521с.:ил.

3.О.Л. Голицына, .Н.В. Максимов, И.И Попов. Информационные системы - Москва: Форум-Инфра-М,2012 - 495с: ил.

Банк, В. Р. Информационные системы в экономике: учебник / В. Р. Банк, В. С. Зверев. - М.: Экономистъ,2005. - 477с.: ил.

.        Максимова, О. В. Информационные технологии для экономистов: учебное пособие / О. В. Максимова, В. И. Невзорова. - Ростов-на Дону: Феникс,2010. - 416с.: ил.