Материал: Создание информационной системы для хранения, анализа и обработки информации, применяемой для организации отдела снабжения

За счет автоматизации процесса обработки данных цели будут достигнуты. За счет автоматизации процесса обработки данных ожидается экономия на оплату труда работников. Ожидаемые результаты проекта в предметной области отражены в таблице 1.4.

Таблица 1.4 - Результаты проекта в предметной области

1.4 Постановка и формализация задачи

Цель разрабатываемой информационной системы: автоматизация работы снабженческого отдела. На основе цели выделим такие задачи разработки информационной системы:

Обеспечить удобный ввод данных о клиентах, методистах, книгах.

Обеспечить возможность хранения данных обо всех заказах.

Обеспечить возможность отбора книг, клиентов, методистов, заказов по разным параметрам.

Обеспечить возможность поиска данных по разным критериям.

Обеспечить возможность печати необходимых документов.

Функции системы представлены в виде диаграммы (рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 - Функции информационной системы

При внедрении указанной информационной системы будут решены три группы задач:

. Улучшение таких экономических показателей, как денежные затраты на выполнение учета поставок на основе заказов, затраты рабочего времени сотрудников на выполнение этого процесса, производительность труда работников. Ускорится процесс обработки информации, подготовки документации, передачи их в другие подразделения.

. Улучшение показателей качества обработки информации, что обусловлено исключением ошибок, связанных с расчетами.

. Повышение удовлетворенности клиентами качеством обслуживания, что может привести к увеличению количества обслуживаемых заказов.

Кроме того, снизится загруженность и утомляемость работников, повысится их мотивация к труду, что позитивно скажется на общей эффективности работы отдела.

.5 Анализ существующих разработок

Для автоматизации складского учёта использование возможностей персональных компьютеров является важной составной частью системы информационного обеспечения офисной деятельности. Системы складского учета часто входят в состав систем бухгалтерского учета. Современные бухгалтерские информационные системы (далее БИС) включают в себя не только чисто бухгалтерские функции по формированию отчётов, расчёта заработной платы и прочее, но и идёт дооснащение такими модулями как склад, реализация основных средств и т.д.

Всё же можно выделить следующие задачи БИС:

обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухучета, планирования, анализа;

получение информации о текущем состоянии дел;

бухгалтерский, статистический учёт;

автоматизация обработки запросов пользователей.

В настоящее время разработано множество программных средств в области бухгалтерского учета и автоматизации управления предприятиями, финансово-экономического анализа, правовых баз данных и справочных систем. Многие из них прошли нелегкий путь становления и приобрели известность. Это такие хорошо известные фирмы - разработчики программ: «Ай-Ти», «Парус», «R-Style», «1С», «Галактика», «Интеллект-Сервис», «Информатик», «Инфософт», «Инфин», «ИСТ», «Консультант +» и др.

Фирмой "АйТи" разработана комплексная система автоматизации "БОСС", предназначенная для крупных предприятий, производственных и торговых объединений. Как инструмент управления предприятием система "БОСС" имеет отраслевую ориентацию и включает "БОСС-Бухгалтер", осуществляющую ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также набор следующих функциональных модулей, направленных на автоматизацию определенных хозяйственных процессов: "БОСС-Кадровик" (управление персоналом и начисление заработной платы); "БОСС-Референт" (управление документооборотом); "БОСС-Кладовщик" (автоматизация складского учета, причем для крупных предприятий, как правило, разрабатывается отдельно); "БОСС-Продавец" (управление сбытом); "БОСС-Снабженец" (автоматизация процесса снабжения); "БОСС-Технолог" (управление производством); "БОСС-Финансист" (автоматизация управления финансами с элементами анализа); "БОСС-Аналитик" (анализ фактических производственных затрат и полученных финансовых результатов). По сути дела, система "БОСС" представляет собой интегрированную систему с расширенным набором функциональных возможностей. Компания "АйТи" предлагает две реализации продукта, различающиеся программно-аппаратными платформами. Для средних и некоторых крупных предприятий имеется система "БОСС-Компания", которая в качестве SQL-сервера использует предметная область Scalable SQL Server v3.01 фирмы Pervasive Software. По желанию заказчика в комплект поставки может быть включен развитый инструментарий разработки приложений, позволяющий вести быстрое проектирование баз данных и визуальную компоновку программных модулей, используя стандарт языка SQL и язык четвертого поколения. "БОСС-Компания" не предъявляет высоких требований к параметрам аппаратного обеспечения: клиентские рабочие станции должны иметь процессор не ниже 386 и оперативную память объемом минимум 2 Мбайт, а сервер - процессор класса 486/66 и ОЗУ емкостью от 16 Мбайт.

Сетевой программный комплекс бухгалтерского учета RS-Balance компании R-Style Software Lab состоит из модулей "Центральная бухгалтерия", "Торговый дом", "Касса", "Зарплата" и "Основные средства". Главным здесь является модуль "Центральная бухгалтерия", куда поступает информация, введенная в других системах. Особого внимания заслуживает предметная область "Торговый дом", сочетающая в себе бухгалтерские и информационные функции. Для бухгалтерии формируются ведомости и регистры бухгалтерского учета в любом разрезе. Для менеджеров составляются ведомости, необходимые для управления товарооборотом и проведения заготовительной деятельности. Движение товаров отслеживается от момента подготовки контракта на закупку до этапа реализации. Формирование цены производится с учетом таможенных сборов и прочих накладных расходов, что облегчает правильное определение финансового результата от реализации товаров.

Система Diasoft BALANCE компании "Диасофт", представляющая собой универсальный программный комплекс, позволяет совмещать автоматизацию бухгалтерского учета с комплексной автоматизацией банка (на базе предметной области Diasoft BANK) или страховой компании (при помощи пакета Diasoft INSURANCE). В рассматриваемую систему встроен мощный язык описания расчетов, дающий возможность пользователю самостоятельно определять алгоритмы обработки первичной информации, например, правила проведения расчетов, алгоритмы формирования проводок по их результатам, правила формирования сводных данных. Посредством этого языка можно получить доступ к любым данным системы, после чего с помощью арифметических и логических операций, а также специальных операторов языка сформировать новую характеристику объекта учета.

Принцип работы программы корпорации "Парус" прост и мало отличается от принципов, заложенных в другие продукты этой категории. Ввод информации в систему начинается с обработки первичных документов. Платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и прочие платежные документы хранятся в специальном разделе, к которому разрешен прямой доступ. Накладные на отпуск продукции и счета хранятся отдельно друг от друга. После занесения первичных документов имеется возможность отработать документы в учетной части. Использование разного рода справочников организаций и материальных ценностей облегчает заполнение документов. Система автоматизации "Парус" полностью совместима с новыми программными продуктами корпорации, предназначенными для автоматизации деятельности страховых фирм.

В наше время на рынке программных средств самой популярной системой автоматизации деятельности предприятия является «1С: Предприятие».

«1С: Предприятие» является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ «1С: Предприятие», включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Все составляющие системы программ «1С: Предприятие» можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Система «1С: Предприятие» имеет несколько Конфигураций, с помощью которых возможно вести все участки бухгалтерии в различных областях бизнеса и экономики.

В комплексную поставку входят основные компоненты системы программ «1С: Предприятие»: "Бухгалтерский учет", "Оперативный учет", "Расчет", а также основные конфигурации: "Бухгалтерский учет", "Торговля +Склад", "Зарплата + Кадры", "Производство + Услуги + Бухгалтерия", "Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры".

Пользователи могут применять конфигурации, входящие в новую комплексную поставку, как по отдельности, так и совместно, подобрав для себя подходящий вариант работы с системой. Выбор конфигурации зависит, прежде всего, от решаемых задач, от типа деятельности и структуры конкретного предприятия, уровня сложности ведения учета и других условий.

Пользователи могут вести учет в комплексной конфигурации или решать разные задачи учета в отдельных конфигурациях, пользуясь средствами обмена данных, или же начать с автоматизации одного из направлений учета, используя отдельную конфигурацию.

Типовая конфигурация «1С: Торговля и склад» (Компонента «Оперативный учет») предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

«1С: Торговля и склад» автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия и позволяет:

вести раздельный управленческий и финансовый учет;

вести учет от имени нескольких юридических лиц;

вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

оформлять закупку и продажу товаров;

производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

формировать необходимые первичные документы (товарные расходные накладные, счета - фактуры, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.);

выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

В «1С: Торговля и склад» возможно:

задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;

работать с взаимосвязанными документами;

выполнять автоматический расчет цен списания товаров;

быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;

вести учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах;

получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;

автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии.

Сравнительная характеристика программных средств автоматизации складской деятельности представлена в таблице 1.5.

Таблица 1.5 - Сравнительная характеристика бухгалтерских программ

При оценке программного средства использовалась следующая шкала оценок: 5 - качество поддерживается в полном объёме; 4 - недочёты; 3 - плохо реализована; 2 - возможность разработки; 1 - качество отсутствует.