Материал: Создание информационной системы для хранения, анализа и обработки информации, применяемой для организации отдела снабжения

Создание информационной системы для хранения, анализа и обработки информации, применяемой для организации отдела снабжения

Введение

Для любого крупного торгового предприятия одной из наиболее актуальных проблем является эффективное управление товарными запасами. Недостаток товарных запасов у предприятия приводит к недовольству и потере клиентов, снижению прибыли. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов, делая функционирование предприятия совершенно не эффективным. Эффективное управление складскими запасами в современных условиях рынка - необходимое условие создания, развития и реализации конкурентных преимуществ предприятия.

При управлении складскими запасами предприятию приходится выполнять ежедневную обработку больших объемов информации. И несвоевременное получение (передача) данных, наличие ошибок при обработке, утеря информации может привести к ошибкам, а значит - к снижению эффективности данного процесса. В настоящее время на некоторых предприятиях по-прежнему используется ручная обработка информации, или присутствует «лоскутная автоматизация», когда автоматизации поддаются только отдельные (в основном вычислительные) операции. Это существенно замедляет процесс обработки информации, тем самым снижая эффективность всего процесса управления запасами. Это касается и ООО «Мир книги», где номенклатура товаров очень обширна, поэтому вопросы эффективной организации процесса управления товарными запасами для данного предприятия очень актуальны. Кроме того, в компании «Мир книг» процесс снабжения имеет свои особенности. Распределением книг занимаются методисты, которые работают на основе заявок от учителей. Кроме того, за каждым методистом закреплен определенный район. Задача методистов - поиск клиентов, а уже на основе полученных методистами заявок менеджеры оформляют заказ, операторы подбирают товары, а экспедиторы осуществляют доставку. Процесс управления процессом закупки и распределения товара в компании выполняется в основном вручную, а также с использованием таких средств автоматизации, как офисный пакет. Имеющиеся на рынке программного обеспечения продукты не устраивают компанию как высокой ценой, так и недостаточным учетом специфики организации.

Вышеизложенное позволяет сформулировать противоречие между потребностью компании в системе автоматического учета процессов закупки и реализации товара, и отсутствием приемлемых готовых решений. Проблема исследования состоит в разрешении этого противоречия.

Предмет исследования в дипломной работе - автоматизация управления складскими запасами, в качестве объекта исследования выступает информационная система компании.

Цель настоящей выпускной квалификационной работы - создание информационной системы для хранения, анализа и обработки информации, применяемой для организации отдела снабжения. Разработанная информационная система будет использована работниками отдела.

На основе цели были выделены следующие задачи:

анализ существующих подходов к автоматизации управления запасами предприятия;

анализ информационного обеспечения управления запасами в отделе снабжения предприятия. Выявление основных недостатков в области управления запасами предприятия.

проектирование и внедрение информационной системы для более эффективной организации учета запасов в отделе снабжения.

Теоретическая база - теория баз данных (Диго С.М., Кузин А.В., Хомоненко А.Д. Дейт, Харрингтон Д. и др.), теория информационных систем (Титоренко Г.А., Васильев Ю.П. и др.), технологии разработки программных продуктов (Камаев В.А., Окулов С.М., Орлов С.А., Соколов А.П., Хорев П.Б.), основы моделирования (Советов Б.Я. и др.).

. Аналитическая глава

.1 Анализ предметной области

Объектом исследования в дипломной работе является розничный магазин «Мир книги». Форма собственности - частная. Вид деятельности - розничная торговля. Профиль объекта: книги, канцелярские товары. Магазин выполняет ряд торговых (коммерческих) функций. Имеет общую площадь 106,03 кв.м., в том числе: площадь торгового зала составляет 70,56 кв.м., занимаемая под оборудование (установочная площадь) составляет 53 кв.м.; помещения для приема, хранения и подготовки товаров к продаже - 25,3 кв.м.; служебные помещения аппарата управления - 4,62 кв.м.; санитарно - бытовые помещения - 5,82 кв.м. В таблице 1.1 представлены основные финансово-экономические показатели и темп их изменения.

Таблица 1.1 - Основные экономические показатели финансово-хозяйственной деятельности магазина «Мир книги»

На основе данных таблицы 1.1. можно сделать вывод, что розничный товарооборот в 2016 г. по сравнению с 2015 г. вырос на 2 993 995 руб. благодаря тому, что в 2016 г. расширился ассортимент товаров, более эффективно стала использоваться торговая площадь, регулярно проводятся рекламные акции.

Сумма валового дохода выросла на 957 493 руб. Его росту способствовало увеличение товарооборота на 36,2 %, увеличение торговых надбавок на 4,3 % по сравнению с 2015 годом, повышение уровня коммерческой деятельности, введение дополнительных услуг, оказываемых покупателям, установление прочных хозяйственных связей с поставщиками, получение наибольших скидок на товар от поставщиков.

Издержки обращения в 2016 г. увеличились на 992 698 руб., вследствие увеличения арендной платы за магазин, увеличения численности персонала и их заработной платы, а также в связи с подорожанием ГСМ и аренды земли увеличились транспортные расходы.

Однако в 2016 г. магазин получил прибыль от реализации в сумме 1 081 472 руб., рост показателя в динамике составил 25,2 %. Но рентабельность продаж и издержек обращения снизилась на 0,8 и 2,6 % соответственно

Проведенный выше анализ экономических показателей свидетельствует о том, что предприятие растет, развивается, товарооборот и прибыль в отчетном 2016 г. выросли.

Управление организацией осуществляется по функционально-линейной схеме, в которой высшие должностные лица организации осуществляют функциональное управление в соответствии с делегированными им полномочиями, а среднее управленческое звено и подчинённые им руководители осуществляют функции линейного управления. Данная схема управления является наиболее распространённой среди производственных предприятий и при всей своей простоте позволяет организовать эффективное управление с наличием обратной связи для контроля за изменением сложившейся ситуации. Организационная структура ООО "Мир книги" показана на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Организационная структура ООО "Мир книги"

Опишем функциональные обязанности должностных лиц и структурных подразделений организации. Во главе фирмы стоит генеральный директор, который решает в основном управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.

Распределением книг (на основе заказов от покупателей) занимается отдел снабжения. В его функции также входит поиск новых поставщиков с более выгодными условиями поставки. Этот отдел решает вопросы закупки по всему ассортименту. Закупка производится на основании заявок покупателей, принятых методистами и оформленных менеджерами.

Отдел продаж организует работу магазинов, осуществляющих непосредственную торговлю книгами. Отдел бухгалтерии включает в себя три подотдела: это главный бухгалтер, выписка, платежи и касса.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет, делает баланс, различные встречные сверки, считает все налоги и решает вопросы, возникающие в отделах, находящихся в его подчинении. Кассир занимается распределением наличных средств фирмы (выдача заработной платы, выделение средств на хозяйственные нужды, выдача командировочных и т.д.)

В отдел экономической безопасности входят: начальник охраны, который отвечает за безопасность объекта и пропускной системой; системный администратор, обязанностью которого является сохранение информационной безопасности и обеспечение функциональности вычислительного комплекса.

Все работники, по каждому структурному подразделению, несут полную материальную ответственность.

.2 Техническая и технологическая сущность задач

Объектом анализа в дипломной работе является деятельность по управлению работы отдела снабжения. Эта деятельность выполняется отделом снабжения.

Работ отдела снабжения отражена на контекстной диаграмме функциональной модели деятельности предприятия. Контекстная диаграмма представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Контекстная диаграмма функциональной модели

Основными входными данными для учета движения запасов являются:

заявки от учителей;

перечень наименований книг;

данные методистов;

данные о наличии книг;

данные клиентов.

В качестве результата выполнения процесса представлены такие выходы:

заявка в формате Excel;

заявка в печатном виде;

заказ на поставку книг;

доставленные книги.

Все задачи выполняют сотрудники отдела снабжения (методисты, менеджеры, операторы, экспедиторы) на основе должностных инструкций и законодательства РФ.

Рассмотрим, каким образом организован процесс снабжения. Суть работы методистов заключается в вывозе заказных книг по районам республики Башкортостан. Методисты принимают заказы от учителей (обычно по телефону), оформляют заявку в Excel. Затем заявку отправляет менеджерам, которые эту заявку обрабатывают: проверяют в 1С нужную позицию, определяют цены, анализируют наличие. (в подвале,в торговом зале). Если книг в наличии нет, то менеджеры делают заказ.

После заполнения заявки менеджер отправляет ее операторам, которые распечатывают эту заявку, подбирают литературу и осуществляют доставку.

Методистов в компании всего 10. За каждым методистом закреплены свои районы и школы, а, следовательно, и учителя. После доставки книг, методист привозит чеки об оплате. На основе чеков формируется отчет. Этот процесс представлен на функциональной диаграмме первого уровня (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 - Функциональная диаграмма первого уровня

Стоит отметить, что на диаграмме часть процессов выделена серым цветом - это процессы, которые частично используют возможности компьютерной техники. Однако в целом деятельность склада не автоматизирована.

На основе представленной модели, а также описания процесса можно сделать вывод, что процесс снабжения является длительным, трудоемким и затратным. Кроме того, в процессе анализа могут быть допущены ошибки, что приводит к искажению информации и негативно воздействует на процесс принятия решений на основе этих данных. Автоматизация процесса позволит решить все эти проблемы.

.3 Обоснование необходимости исполнения вычислительной техники и телекоммуникационного оборудования для решения задач

При анализе процесса выполнения задачи учета заказов клиентов были выявлены такие основные недостатки:

. Большие затраты времени на выполнение процесса учета заказов клиентов.

. Высокая стоимость выполнения процесса.

. Наличие ошибок, которые могут негативно влиять на процесс принятия решения, а также требовать дополнительного времени для поиска и устранения.

Решением всех этих проблем может стать внедрение информационной системы учета снабженческого отдела.

Предметная область проекта - поставка книжной продукции на основе заявок пользователей. Для этой предметной области характерны такие проблемы: ручная обработка данных, большие временные затраты, наличие ошибок. Выполнением процесса обработки заявок занимаются методисты и менеджеры. Работа сотрудника достаточно трудоемка, это сказывается и на стоимостных затратах на выполнение проекта.

Основными задачами, которые автоматизируем система, является учет заявок и обработка имеющихся заявок. В год один сотрудник выполняет обработку порядка 350 заявок. На прием обращения затрачивается порядка 30 минут (0,5 часа), на обработку - в среднем 3 часа. Т.е. в год на прием заявок сотрудник компании тратит порядка 175 часов, а на обработку - до 1050 часов. Предположительно информационная подсистема сократит время работы с заявками на 50%.

Приемом и обработкой заявок занимаются различные специалисты, средний оклад которых составляет 20 000 - 25 000 руб. При построении функциональной модели «как есть» была произведена оценка стоимости выполнения одной типовой заявки. Так, на прием одной заявки тратится 62,5 руб., на его обработку - 450 руб. Таким образом, затраты на прием заявок составляют 21 875 руб. в год, затраты на их обработку- 157 500 руб. в год.

На основе проведенного анализа сформулируем основные проблемы предметной области, проведем их качественную и количественную оценку. Полученные данные представлены в таблице 1.2

Таблица 1.2 - Проблемы, требующие решения на основе автоматизации

Таким образом, можно обозначить следующие цели проекта: снижение времени, затраченного на обработку входящих и исходящих заявок, на 50% (для решения проблемы высокой трудоемкости задачи). Цели и задачи проекта отражены в таблице 1.3.

Таблица 1.3 - Цели и задачи проекта