Материал: Система управления предприятиями

Важный фактор формирования управленческих структур - уровень развития на предприятии информационной технологии. Общая тенденция к децентрализации "электронного интеллекта", то есть к росту числа персональных компьютеров при одновременном расширении использования на уровне предприятия локальных сетей, ведет к ликвидации или сокращению объема работ по ряду функций на среднем и низовом уровнях. Это относится прежде всего к координации работы подчиненных звеньев, передаче информации, обобщению результатов деятельности отдельных сотрудников. Прямым результатом использования локальных сетей может быть расширение сферы контроля руководителей при сокращении числа уровней управления на предприятии.

В этом контексте стоит отметить, что современное развитие информационных систем приводит к формированию нового типа предприятий, которые в западной литературе получили название "виртуальных" компаний (организаций). Под ними понимают совокупности независимых (чаще всего небольших по размерам) предприятий, являющихся как бы узлами на информационной сети, обеспечивающей их тесное взаимодействие. Единство и целенаправленность в работе этих фирм достигаются благодаря гибкой электронной связи на базе информационной технологии, которая пронизывает буквально все сферы их деятельности. Поэтому границы между входящими в них организациями становятся "прозрачными", и каждая из них может рассматриваться представителем компании в целом.

Структура организации включает в себя все средства, с помощью которых осуществляется:

1.  Распределение различных видов деятельности между компонентами организации;

2.      координация деятельности этих компонентов.

Действительно, без структуры, привлеченные к работе люди, были бы просто неуправляемой толпой, или, в лучшем случае, совокупностью независимых групп, а не организацией. Структура - одна из основных характеристик организации независимо от того, будь это теннисный клуб или благотворительное общество, рабочий кооператив или транснациональная корпорация.

Основными характеристиками организационной структуры являются разделение на отделы (отделения , секторы и т.д.), а также подотчетность и подчиненность. Но существуют и другие характеристики (например, информационные системы и многочисленные процедуры по координации), которые не могут быть показаны на такой схеме.

Проблемы структуры могут приобретать некоторый "драматический" оттенок: например, ликвидация отдела с передачей его секторов в другие отделы; реорганизация последовавшая за слиянием двух компаний или объединения муниципальных учреждений. Однако помимо таких значительных и кардинальных изменений термин "структура" охватывает также множество более "земных" проблем.

Изменение структуры обычно происходит медленно и спокойно, по мере того как выявляются новые проблемы и приходится модифицировать организационное устройство для того, чтобы с ними справиться. Например, должностные инструкции изменяются с целью включения новых обязанностей, появляется необходимость проконсультировать, какую-то часть персонала по некоторым вопросам, создается рабочая группа для решения определенных задач или происходит разделение обязанностей между только что образовавшимися секторами на основе традиций и практики.

Таким образом, организационная структура представляет собой организацию из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и её подразделениями целями и распределением между ними функций.

1.2 Функции управления

Организационная структура предприятия - это совокупность взаимосвязанных органов управления организацией, осуществляющих стратегическое, тактическое и оперативное управление ее функционированием и развитием. В основу формирования организационной структуры предприятия, главной функцией которой всегда выступает эффективное управление деятельностью предприятия, закладываются основные функции и методы управления. Чаще всего выделяются следующие шесть основных функций управления:

. Организация производства представляет собой процесс формирования элементов и связей управляющей и управляемой систем, выбор методов и способов воздействия как к предприятию в целом, так и к отдельным производственным звеньям и отдельным исполнителям;

. Планирование и прогнозирование - это определение цели развития предприятия как на длительную перспективу, так и в краткосрочном периоде, разработка программы, плана действий с различной степенью детализации и на разные периоды времени; основой для решения задач планирования являются технико-экономические показатели работы предприятия в целом и его структурных подразделений, календарно-плановое движение производства, ресурсного обеспечения и т.д.;

. Учет, контроль и анализ - установление, фиксирование и проверка соответствия хода выполнения производственной программы и плановых показателей, выявление, обобщение, анализ и оценка появляющихся отклонений от плановых показателей и доведение этой информации до руководителей предприятия, его подразделений и функциональных служб в целях своевременной подготовки управленческих решений по регулированию процессов производства и реализации продукции;

. Регулирование - это принятие оперативных мер по устранению выявленных в процессе мониторинга и анализа отклонений от запланированных результатов или предусмотренных регламентом показателей;

. Координация - представляет собой процесс обеспечения согласования и слаженной работы производственных и функциональных подразделений предприятия;

. Стимулирование - использование системы материального и морального стимулирования, развивающей мотивационные рычаги воздействия на трудовые коллективы и отдельных исполнителей в достижении максимально высоких результатов их производственной деятельности.

Административно-распорядительные методы управления предполагают прямое воздействие руководителя на волю исполнителя путем управленческих команд в устной и письменной форме, обязательных к исполнению нижестоящих органов, в основе которых лежит принцип безвозмездного отношения субъекта и объекта управления.

Правовые методы управления основываются на безукоснительном выполнении как управленцами, так и подчиненными выработанных правил деятельности, соблюдение которых гарантируется принудительной силой государства. При этом используется совокупность юридических средств воздействия на отношения, возникающие в сфере управления: правовые нормы, правоотношения, правовые акты и др. Основными правовыми актами, положенными в основу выработки правовых методов управления, являются Гражданский кодекс, трудовое законодательство, уголовное право и т.д.

В основе экономических методов управления лежат экономические интересы различных категорий работающих предприятия, необходимость соизмерения затрат с полученными результатами. Применение этих методов управления предполагает, что отношения между отдельными элементами экономической системы, между управляющими и управляемыми звеньями строятся на возмездных началах. Важнейшими средствами реализации экономических методов управления предприятием служат механизм материального и морального стимулирования и действующая система оплаты труда.

Социально-психологические методы управления, играющие особо важное значение в современных условиях при условии надлежащего их использования, призваны воздействовать на сознание участников производства, регулировать характер взаимоотношений между членами коллектива, способствовать раскрытию и развитию творческих способностей работников, в том числе и на основе повышения их образовательного уровня и квалификации.

Организационная структура предприятия характеризуется определенным составом, подчиненностью производственных подразделений и использующих те или иные методы управления, а также организацией управленческого труда. В организационной структуре предприятия каждый ее элемент имеет определенную иерархию и место и соответствующие связи, посредством которых в процессе управления возникает взаимодействие элементов. Эти связи носят как прямой, так и обратный характер и дифференцируются на линейные, функциональные, межфункциональные. Характер той или иной из перечисленных связей определяет тип организационной структуры управления предприятием.

Так, линейные связи, возникающие между подразделениями и руководителями различных иерархических уровней управления в случае прямого административного подчинения одного руководителя (начальника цеха) другому (директору предприятия), формируют соответствующую им линейную организационную структуру предприятия. Такая структура является наиболее простой. Основные принципы ее функционирования сводятся к следующему: все функции управления, т.е. вся полнота власти, сосредоточены у руководителя предприятия, прямое подчинение персонала руководителю с диапазоном контроля в 5-7 человек, иерархия и единоначалие, универсализм линейного руководителя. Линейная структура весьма проста и достаточно экономична. Она дает возможность соблюдения паритета власти и ответственности. Все обязанности и полномочия в таком случае четко распределены, что обеспечивает условия для оперативного процесса принятия решений и соблюдения исполнительской дисциплины. Недостатком линейной организационной структуры является сложность в поиске руководителя, являющегося универсальным специалистом во всех аспектах деятельности предприятия.

Функциональные связи характеризуют взаимодействие между подразделениями и руководителями, связанными с ведением определенной деятельности на разных уровнях управления при отсутствии между ними административного подчинения. На основе таких связей строится функциональная организационная структура предприятия. При такой структуре руководители функциональных подразделений специализируются в определенной области деятельности и отвечают за реализацию соответствующих функций, дают непосредственные распоряжения производственным подразделениям по вопросам, находящимся в их компетенции. Основные преимущества функциональной структуры - прямое воздействие специалиста на производство, высокий уровень специализации управления, глубокая разработка и обоснование принимаемых решений.

На основе рационального сочетания линейных и функциональных связей и соблюдения принципов формирования аппарата управления разрабатывается комбинированная, линейно-функциональная организационная структура предприятия, являющаяся наиболее распространенной на предприятиях массового производства. Такую структуру еще называют штабной или линейно-штабной организационной структурой. Она предусматривает организацию при различных звеньях линейной структуры соответствующих функциональных подразделений (штабов), т.е. управленческие подразделения из специалистов, выполняющих определенные функции и не несущих прямой ответственности за принятие решений. Линейно-штабная структура позволяет более квалифицированно решать проблемы управления, но порождает опасность подмены линейных руководителей в процессе принятия решений. Появление комбинированной линейно-функциональной организационной структуры было обусловлено диверсификацией производства и специализацией управления. Она стала наиболее распроохраненной организационной структурой, сочетающей в себе основные достоинства как линейной, так и функциональной системы управления. Такая структура обеспечивает развитие специализации управленческой деятельности, сохраняя при этом авторитет линейных руководителей, отвечающих за результаты производства.

Вместе с тем в современных условиях, в особенности в крупных компаниях, все в большей мере появляются присущие линейно-функциональной структуре управления недостатки: медленное прохождение информации, осложняющее принятие оперативных решений; конфликт интересов линейных и функциональных руководителей, что влияет не только на скорость, но и на качество принимаемых управленческих решений; узкая специализация руководителей среднего звена, ограничивающая их кругозор; стремление руководителей снизить риск и не брать на себя большую ответственность при принятии решений. В этой связи в промышленно развитых странах все более широко начинает использоваться дивизиональная организационная структура управления предприятием. Формированию этого типа организационной структуры способствовали такие факторы, как: дальнейшее развитие диверсификации производства, специализации управления, международное разделение труда, рост информированности, самооценки и амбиций менеджеров среднего звена. Для этой организационной структуры характерна децентрализация управленческих функций: производственным подразделениям придаются автономные структуры, самостоятельно осуществляющие основные функции управления (учет, планирование, финансовое управление, маркетинг и др.), что позволяет этим подразделениям самостоятельно решать задачи, связанные с разработкой, производством и сбытом собственной продукции. Высшее руководство компании, освобождаясь от мелкой опеки своих структурных подразделений, может сосредоточиться на постановке и решении стратегических задач. Дивизиональная структура отличается от линейно-функциональной большей гибкостью, что обеспечивает ускорение принятия решений, т.е. является ее основным преимуществом в условиях быстро меняющейся рыночной конъюнктуры и технологических нововведений.

Таким образом, основа управленческой деятельности - это выполнение менеджером четырех общих функций, которые составляют так называемый цикл менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль. Реализация указанных функций осуществляется на основе применения соответствующих методов управления, важнейшими из которых являются: административно-распорядительные, правовые, экономические и социально-психологические.

1.3 Предприятие как объект управления

Система управления (СУ) организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

Управление организацией - это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. "Управлять - значит вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов", - так охарактеризовал процесс управления Г. Файоль.

ООО "Башмачок - Сервис" стоит перед выбором более оптимальной системой управления предприятия, для этого проанализируем существующие системы управления и выберем наиболее подходящую для исследуемого предприятия.

Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией. Схема взаимодействия между ними показана на рис. 1.1.

А - управляющая информация, Б - информация об исполнении

Рис. 1.1. Взаимодействие управляющей и управляемой части деловой организации

Для координации действий должен существовать специальный орган, реализующий функцию управления. Поэтому в любой организации выделяются управляющая и управляемая части.

В управляющую часть входит дирекция, менеджеры и информационные подразделения, обеспечивающие работу руководящего звена. Эту часть организации принято называть административно-управленческим аппаратом. Входным воздействием и конечным продуктом управляющей части является информация. Управляющее звено - необходимый элемент любой организации.

На этом уровне принимаются управленческие решения как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения поставленной цели. Управленческое решение принимается с целью преодоления возникшей проблемы, которая представляет собой не что иное, как реальное противоречие, требующее своего разрешения.

Заметим, что управленческое решение - это результат коллективного творческого труда. Оно всегда носит обобщенный характер. Даже когда руководитель самостоятельно принимает решение, то коллективный интеллект в явной или неявной форме влияет на процесс разработки индивидуального управленческого решения.

Управляемая часть - это различные производственные и функциональные подразделения, занятые обеспечением производственного процесса. То, что поступает на вход управляемой части, и то, что является ее выходом, зависит от типа организации. Так например, если речь идет о деловой организации, осуществляющей управление финансами, скажем, о банке, то на его вход поступают денежные средства или их заменители (ценные бумаги, векселя, акции и т.п.). Выходом является информация по управлению финансовыми потоками и денежными средствами. Во многих случаях банк осуществляет выплату наличных денежных средств.