СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Понятие организационных коммуникаций: значение, функции, характеристика, виды
2. Каналы, средства и барьеры организационных коммуникаций
.1 Каналы и средства организационных коммуникаций
2.2 Коммуникационные барьеры и пути их преодоления
3. Анализ организационных коммуникаций на примере деятельности российских фирм
3.1 Анализ организационных коммуникаций ОАО «Томскнефть»
.2 Анализ организационных коммуникаций ОАО «Лазер Сервис»
Заключение
Список использованных источников
ВВЕДЕНИЕ
Одной из главных сфер возникновения проблем в организациях являются недостаточно эффективные коммуникации. Если люди не смогут обмениваться информацией, то они не смогут качественно работать вместе и достигать общих поставленных целей. Так образом, эффективные коммуникации являются обязательным условием эффективной работы любой организации. Соответственно, грамотное управление персоналом тесно связано с эффективностью коммуникационных процессов в организации. Роль коммуникационных процессов очевидна как в условиях малых фирм, так и в условиях мощных компаний и корпораций. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий напрямую зависит будущее не только самого предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но и людей, которые работают на данном предприятии, а при более глобальном подходе- благополучие всей страны в целом. Это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные руководители. В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и в их эффективном развитии. Поскольку в России появление и становление коммуникаций произошло сравнительно недавно, огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта зарубежных компаний и современных российских предпринимателей.
Предметом исследования в данной работе является процесс формирования и использования организационных коммуникаций на различных предприятиях в условиях современной действительности.
Объектом исследования в данной работе являются организационные коммуникации на двух ведущих предприятиях России в области энергетики.
Целью работы является разработка рекомендаций по совершенствованию коммуникаций в условиях организации на основании проведённого анализа формирования организационных коммуникаций и путей их совершенствования.
Для достижения поставленной цели в данной работе были обозначены и решены следующие задачи:
. Изучение значения, функций, средств и видов организационных коммуникаций;
. Исследование процесса формирования каналов
организационных коммуникаций и препятствий, возникающих при этом;
3. Проведение анализа функционирования эффективных организационных коммуникаций
на российских предприятиях и разработка рекомендаций по совершенствованию
организационных коммуникаций.
Работа структурирована в соответствии с
поставленными задачами.
В первой главе рассмотрены теоретические аспекты формирования организационных
коммуникаций: дана их характеристика, анализированы значение и функции, подробно
рассмотрены их классификация по характеру восприятия информации, по
взаимодействующим сторонам, по характеру информационного взаимодействия, по
этапам организационного функционирования, т.е. систематизированы теоретические
представления об организационных коммуникациях.
Во второй главе описаны каналы передачи информации, а также основные коммуникационные барьеры и причины их возникновения. Также рассмотрены основные пути преодоления коммуникационных барьеров.
Третья глава состоит из практического материала - исследования состояния организационных коммуникаций на ОАО "Томскнефть" и ОАО «Лазер Сервис», их сравнительного анализа и рекомендаций по совершенствованию организационных коммуникаций.
1. ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ: ЗНАЧЕНИЕ, ФУНКЦИИ, ХАРАКТЕРИСТИКА, ВИДЫ.
организационный коммуникация барьер
Коммуникация ( от лат. communicatio) - понятие,буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане коммуникации- это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, направленный на достижение взаимопонимания.
Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему представления информации и передачи сведений людям в пределах организации, а так же отдельным индивидуумам и институтам за пределами организации. Организационные коммуникации являются важнейшим инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяют получить всю необходимую информацию, предоставляют информацию, требующуюся для принятия решения. Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между управляющим и подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В своей повседневной работе руководитель должен использовать информацию, поступающую из различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей этого же уровня, заказчиков, поставщиков и т. д. Процессы коммуникаций дают возможность руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать оптимальные решения о выборе стратегии для достижения поставленных целей.
Коммуникации являются важными для руководства по следующим причинам:
1. В работе руководителей большая часть времени тратится на коммуникации. По данным экспертов, на это уходит от 75 до 95% времени их работы. Таким образом, руководители должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2. Коммуникации нужны для эффективности управления;
3. Коммуникации нужны для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению эффективности и в других видах деятельности организации.
Выделяют четыре основные функции коммуникаций в организации:
· контроль,
· мотивация,
· эмоциональное выражение,
· передача информации.
С помощью коммуникаций осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная подчиненность, которой работники должны придерживаться. Например, если сотрудника просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она усиливает мотивацию сотрудников организации, донося до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д.
Для большинства людей их работа является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность, осуществляемая в группе, является механизмом, при помощи которого члены группы выражают свое отношение ко всему происходящему. Таким образом, коммуникативность помогает эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Важное значение имеет и функция коммуникативности, связанная с ее ролью в процессе принятия решений. Она дает возможность предоставлять данные, необходимые индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.
Основой процесса коммуникации является взаимодействие между различными элементами управленческой структуры - подразделениями, должностными лицами, которое осуществляется при помощи соединяющих их коммуникационных каналов.
Исходя из содержания, такое взаимодействие может быть информационным, административным или техническим.
При информационном взаимодействии субъекты управленческой деятельности обмениваются данными, необходимыми для принятия решений. Эти данные могут быть официальными, закрепленными юридически, или неофициальными, т.е. не обладающими правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.
В рамках административного взаимодействия вышестоящие звенья структуры управления передают уровням, стоящим ниже, управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, рекомендации и инструкции, а так же получают от них отчеты и осуществляют процесс контроля. По своему назначению административное взаимодействие делится на координационное и интеграционное.
Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется при их непосредственном участии в практической деятельности, например: при подготовке и проведении совещаний, при обмене опытом, при ведении делопроизводства, при сборе, фиксации, хранении и выдаче различного рода документов и пр.
По своему характеру коммуникационное взаимодействие в рамках организации может быть прямым или косвенным. Прямое основано на контактах сторон. Косвенное предполагает, что одна из сторон создает условия, при которых другая сторона, несмотря на отсутствие каких-либо команд, выполняет требующиеся от нее действия.
По признакам ориентации и направленности действий руководителя организационные коммуникации делятся на две большие группы:
. Внешнеорганизационнные коммуникации. Любая организация находится в определенном внешнем окружении, в какой-то степени зависит от него и вынуждена адаптироваться к его изменениям. Следовательно, имеют место постоянные и интенсивные коммуникации организации с внешней средой. К внешнеорганизационным относятся коммуникации, которые представляют собой информационное взаимодействие с объектами внешней среды. Руководитель является лицом организации в целом, представляет ее во внешней среде.
. Внутриорганизационные коммуникации представляют собой взаимодействие с персоналом и коммуникации между сотрудниками. Взаимодействие с персоналом является направлением коммуникационной политики организации, обращенным к своим сотрудникам ( как постоянным, так и внештатным) , членам их семей, к потенциальным сотрудникам, а также к тем, кто раньше работал на предприятии, - пенсионерам. Главной задачей взаимодействия с персоналом является обеспечение стойкой мотивации сотрудников к оптимальному выполнению их работы. Мероприятия, проводимые в рамках взаимодействия с работниками, содействуют созданию на предприятии благоприятной атмосферы, «очеловечиванию» производства. В условиях возрастающих в обществе отчуждения, индивидуализации и недостаточной самоидентичности населения создание доброжелательного и дружелюбного микроклимата в организации, а также формирование доброй товарищеской обстановки, выполняют не только важную задачу оптимизации процессов производства, но и несут в себе общественно значимые и важные социальную и нравственную функции.
Коммуникативный поток внутри организации (в соответствии с пространственным расположением каналов) перемещается в вертикальном и горизонтальном направлении.
Вертикальное направление подразделяются на ряд подтипов. Такое подразделение основано одновременно на нескольких критериях и включает в себя два основных вида коммуникаций:
) Нисходящее направление ( от руководителя к подчиненным)
Коммуникативный поток, перемещающийся от более высокого уровня к более низкому, называется нисходящим. Это наиболее частый вид организационных коммуникаций. Коммуникации между руководителем и его подчиненными связаны с выяснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; с обеспечением причастности к решению задач отдела; с обсуждением проблем эффективности в работе; с достижением признания и вознаграждения в целях мотивации сотрудников; с совершенствованием и развитием их способностей; со сбором информации о грозящей или уже реально существующей проблеме; с оповещением подчиненного об ожидаемом изменении; а также с получением сведений об усовершенствованиях, идеях и предложениях. При этом, чем больше уровней проходит информация, тем выше вероятность того, что она будет искажена.
) Восходящее направление (от подчинённых к руководителю)
Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого уровня к более высокому. Она используется для обратной связи работников с руководством с целью информирования о результатах своей работы и текущих проблемах организации, служит средством доведения до сведения руководителей мнения подчинённых. Руководители пользуются такой информацией при способов улучшения положения дел в организации. В некоторых компаниях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования руководителей среднего и высшего звена и при проведении обсуждений, на которых работники получают возможность рассматривать проблемы совместно со своим руководителем или с представителями высшего руководства. Обмен информацией по восходящей схеме, как правило, происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Потребность в коммуникациях восходящего направления возрастает в следующих ситуациях: 1) размеры организации увеличиваются; 2) услуги и продукция организации усложняются; 3) в значительной мере изменяются технологические условия и условия внешней среды; 4) возрастает географическая разбросанность подразделений и филиалов организации.
Кроме обмена информацией между руководителем и подчиненным также имеет место обмен информацией между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации руководителя с рабочей группой позволяют повысить эффективность действий группы, т.к. задействованы все члены группы и каждый может поразмышлять о новых задачах и приоритетах, о том, как следовало бы работать вместе, о грядущих изменениях и их возможных последствиях, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.
Горизонтальные коммуникации (между различными подразделениями).
Помимо обмена информацией в вертикальном направлении, организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Поскольку организация состоит из множества подразделений, обмен информацией между ними необходим для координации выполняемых действий и задач. Если общение происходит между членами рабочей группы одного уровня, между руководителями или же исполнительным персоналом одного уровня, то такой процесс называется горизонтальной коммуникацией.
Этот процесс необходим, поскольку позволяет сэкономить время и обеспечить координированность действий. Исходя из того, что организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали сообща, продвигая организацию в нужном направлении. В процессе обмена информацией по горизонтали нередко участвуют комитеты или специальные группы. Дополнительной выгодой от коммуникаций по горизонтали является то, что между работниками организации формируются отношения сотрудничества. Доказано, что подобные отношения являются важной составляющей удовлетворенности трудом работников организации. Есть несколько форм горизонтальных связей. Первые - простые, ясные, недорогие, вторые - более сложные, затратные и требующие больших усилий для их формирования.