1. Работа начинается с составления генерального списка полей, который может насчитывать десятки и даже сотни позиций.
2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.
3. Далее распределяют поля генерального списка по базовым таблицам «Исполнители», «Место рождения», «Инструменты», «Стили» и «Общая таблица».
Структура и содержание данных таблиц представлены на рисунках 1-5.
Рисунок 5 - Таблица «Исполнители»
Рисунок 6 - Таблица «Место рождения»
Рисунок 7 - Таблица «Стили»
Рисунок 8 - Таблица «Инструменты»
Рисунок 9 - Таблица «Общая таблица»
4. Для каждой таблицы назначают ключевые поля (в таких полях не должны повторяться данные). В случае отсутствия в таблице полей, которые можно было бы использовать как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа «Счётчик», которое не может содержать повторяющихся данных по определению.
5. Затем определяются связи между таблицами. Чертёж, отражающий эти связи, называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространёнными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причём в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Схема данных, применяющаяся в данной базе данных, представлена на рисунке 6.
Рисунок 10 - Схема данных
2.3 Создание форм
Наиболее простым средством создания форм является «Мастер форм». Для его вызова необходимо выбрать «Формы/Создать». На экране появится диалоговое окно «Новая форма», в котором необходимо выбрать метод построения формы и исходный объект для построения формы. В качестве такого объекта могут быть выбраны таблица и запрос. В качестве исходной таблицы выберем таблицу «Общая таблица» и добавим все её поля на форму. После нажатия кнопки «Далее» переходим к следующему диалоговому окну. На следующих шагах «Мастер форм» предлагает выбрать форму представления отчёта и стиль оформления. Стили представляют собой наборы различных цветовых решений с соответствующими шрифтами. На последнем шаге можно изменить предлагаемое название формы на иное и завершить процесс создания формы, нажав кнопку «Готово». Если по какимлибо причинам форма не удовлетворяет предъявляемым к ней критериям, её можно отредактировать в режиме «Конструктор форм», предоставляющим широкий спектр средств создания полноценной формы.
Рисунок 11 - Форма «Общая таблица», созданная с помощью «Мастер подстановок»
Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Также к ним относятся текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчинённые формы; объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счётчик; а также элементы пользователя.
2.4 Создание отчётов
Отчёты, как и формы, являются главными элементами интерфейса базы данных.
Рисунок 12 - Создание отчёта «Исполнители»
Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчётов создаётся на этапе проектирования офисного приложения. Во многом формирование отчётов совпадает с процессом создания экранных форм. Создадим отчёт с помощью инструмента «Отчёт». Этот инструмент позволяет создать отчёт на основе данных текущего запроса или таблицы, к которому можно добавить дополнительные компоненты, например, группы или итоги. В качестве исходных данных выберем таблицу «Исполнители». Результат работы инструмента «Отчёт» представлен на рисунке 8.
2.5 Создание запросов
1) Запросы на выборку.
Результатом его исполнения является набор данных, который представляет собой временную таблицу данных со структурой (поля, их типы и параметры), определяемой параметрами запроса и параметрами полей таблиц, из которых выбираются данные. Наборы данных, формируемые запросами на выборку, являются динамическими. Динамичность означает, что с результатом исполнения запроса можно производить все те же операции, что и с данными в режиме открытой таблицы. Иначе говоря, изменение данных, сформированных по запросу, фиксируются в исходных таблицах, из которых выбираются данные, и наоборот.
Запросы на выборку классифицируются по двум критериям - по формированию условий выборки и по схеме отбора данных.
В запросам по условиям выборки с неизменяемыми условия выборки определяются при формировании самого запроса и являются неизменяемыми. В запросы с параметрами вставляются специальные средства для диалогового задания пользователем конкретных параметров в условиях отбора в момент исполнения запроса.
Рисунок 13 - Запрос на выборку
2) Запрос на обновление
С помощью запроса на обновление можно добавлять, изменять или удалять данные в одной или нескольких записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна «Поиск и замена» с более широкими возможностями. Следует ввести условие отбора и условие обновления. В отличие от диалогового окна «Поиск и замена» запрос на обновление может принимать несколько условий и позволяет обновить большое число записей за один раз, а так же изменить записи сразу в нескольких таблицах.
Рисунок 14 - Запрос на обновление 3) Перекрёстный запрос.
С помощью перекрёстного запроса можно нагляднее представить данные запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам.
Для создания перекрёстного запроса в исходной таблице выбираются два поля. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы. По повторяющимся значениям другого поля образуются названия столбцов итоговой таблицы. В ячейках таблицы отражаются результаты статических функций по группам данных в каких-либо полях исходной таблицы.
Рисунок 15 - Перекрёстный запрос
4) Запрос на добавление
Запрос на добавление добавляет набор записей (строк) из одной или нескольких исходных таблиц (или запросов) в одну или несколько результирующих таблиц. Обычно исходные таблицы и конечная таблица находятся в одной и той же базе данных, но это необязательно.
5) Запрос на удаление
Запросы на удаление записей позволяют отобрать требуемые записи и удалить их за один приём. Принцип создания такого запроса аналогичен созданию запроса на обновление. Однако, удаляя записи из связанных таблиц, необходимо помнить о том, что при этом не должна нарушаться целостность данных.
Рисунок 16 - Запрос на добавление
Рисунок 17 - Запрос на удаление
2.6 Реализация базы данных
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.
В базе данных сведение из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.
Для просмотра, ввода или изменения данных в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.
Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги, или отчёт для распечатки почтовых наклеек.
В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.
Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию. ?
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Разработка базы данных является одним из актуальных направлений информационных технологий. Это обусловлено ускорением интеграции информационных систем во всех сферах жизни. При разработке базы данных разработчик должен учитывать, что наиболее простые базы могут быть подвержены избыточности; в то же время нельзя увлекаться делением базы данных на множество составных таблиц. Современные средства дружественного интерфейса позволяют разрабатывать интуитивно понятные приложения, что является одним из основных требований заказчика. При создании базы данных необходимо принимать во внимание область её применения.
В процессе выполнения данного курсового проекта при создании базы данных были применены и закреплены навыки работы с базами данных в СУБД Microsoft Access, полученные в прочесе обучения. Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно получать информацию конечным пользователем. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Вейскас Д. Эффективная работа с MS Access / Д. Вейскас. - М.: Питер, 1999. - 973 с.
2. Голицина О.Л. Базы данных / О.Л. Глицина. - М.: Гелиос, 2002. - 654 с.
3. Кузин А.В. базы данных / А.В. Кузин. - М.: Акадеимя, 2008. - 345 с.
4. Мартьянова А.В. Базы данных и знаний / А.В. Мартьянова. - М.:
АГТУ, 2009. -291 с.
5. Райордан Р. Основы реляционных баз данных / Р. Райордан. - М.: Русская Редакция, 2001. - 384 с.
6. Ролланд Ф.Д. Основные концепции баз данных / Ф.Д. Ролланд. -
М.: Вильямс, 2002. - 256 с.
7. Цыганков В.М. Базы данных / В.М. Цыганков. - М.: Корона-Принт, 2004. - 546 с.
8. Чертовский В.Д. Базы и банки данных / В.Д. Чертовский. - Спб.:
БХВ-Петербург, 2004. - 786 с.
9. Википедия [электронный ресурс] : [справочный листок]. - Режим доступа: http://www.wikipedia.org
10. Зона программ [электронный ресурс] : [справочный листок]. - Режим доступа: http://www.przone.ru/