Запросы - служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Существуют следующие виды запросов:
1) Запрос на выборку. Запросы на выборку данных из нескольких таблиц; предназначены для решения логических информационных задач и подразделяются на три группы:
Запросы на сочетание строятся на основе операции скалярного произведения реляционных таблиц и по смыслу направлены на формирование полного набора сочетаний строк-записей, представленных в исходных таблицах.
Запросы на объединение таблиц реализуют операцию объединения реляционных таблиц и решают задачи создания наборов данных, объединяющих однотипные по смыслу записи (по группам однотипных полей) из нескольких таблиц.
При формировании набора данных по запросам на выборку требуется проводить вычисления или операции по обработке отбираемых данных. Такие возможности предоставляются через вычисляемые поля и групповые операции. При создании вычисляемого поля в бланке к списку отбираемых полей добавляется выражение, по которому вычисляется новое поле. Главное значение в процессе отбора данных имеет группирование данных по значениям какого-либо поля и осуществление операций над сгруппированными записями. Групповые операции осуществляются на основе статистических функций, таких как:
? SUM (выражение) - вычисляет сумму набора значений;
? AVG (выражение) - среднее арифметическое набора чисел;
? Min (выражение) - минимальное значение из набора значений;
? Max (выражение) -максимальное значение из набора значений;
? Count (выражение) -количество записей, содержащихся в наборе.
Элементы выражения в запросах могут быть связаны следующими операторами:
? арифметическими операторами: *, -, /, ^;
? операторами для задания диапазона значений в окне конструктора запросов: > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between…AND (между), которые используются с текстовыми и цифровыми полями, а также полями дат;
? логическими операторами And (И), Not (Нет), Or (Или), позволяющими формировать в одной строке сложное условие выборки;
? In - оператором для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;
? Like - оператором неточного совпадения. Данный оператор позволяет найти требуемые записи, зная лишь приблизительное написание величины, и используется совместно с подстановочными символами.
Запросы по поиску повторов применяются для анализа наличия повторяющихся групп значений по определённому полю и их количественных (статистических) данных.
Перекрёстные запросы. Для создания перекрёстного запроса в исходной таблице выбираются два поля. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы - «боковик» сводной таблицы. По повторяющимся значениям другого поля образуются названия столбцов итоговой таблицы - «шапка» сводной таблицы. В ячейках сводной таблицы отражаются результаты статистических функций по группам данных в каких-либо полях исходной таблицы.
2) Запросы на изменение данных. Результатом запросов на изменение данных является не набор данных, как в запросах на выборку, а изменение данных в самих таблицах.
Такие запросы применяются для ввода данных при импорте из внешних источников, перемещения записей или их элементов из одних таблиц в другие таблицы, при массовой однотипной коррекции или чистке данных, а также для архивации и экспорта данных.
Существует четыре разновидности запросов на изменение:
? запрос на удаление. При исполнении запроса на удаление за одну операцию осуществляется удаление группы записей из одной или нескольких таблиц.
? запрос на обновление за одну операцию вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Применяется тогда, когда необходимо осуществить глобальные однотипные изменения в наборе данных. Обновление записей сразу в нескольких таблицах осуществляется так же, как и удаление.
? запрос на добавление осуществляет добавление группы записей из одной или нескольких таблиц в конец другой или группы других таблиц. При этом количество и типы полей при вставке записей должны совпадать. Запросы на добавление могут вставлять записи из текущей базы данных в другую (внешнюю) базу. В этом случае запросы на добавление реализуют функции экспорта данных, решая задачи по обмену, архивации или резервированию данных.
? запросы на создание таблицы за одну операцию создают новую таблицу с заполненными данными на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Эти запросы чаще всего решают задачи по реформированию баз данных, архивированию или резервированию данных, а также могут применяться для создания отчётов или состояний баз данных по определённым временным промежуткам.
3) Управляющие запросы. Имеется четыре вида управляющих запросов:
? запросы на создание таблицы реализуются бланком с ключевыми словами, определяющими типы полей, предложением для создания. Ограничений на значения полей или связей между таблицами, ключевым словом, задающим свойство уникальности (требование на отсутствие совпадений) индекса таблицы, а также ключевого слова, определяющего ключевое поле создаваемой таблицы.
? запросы на добавление полей или индексов. Используются для создания внешних ключей, задающих связи-отношения между таблицами.
? запросы на удаление таблицы или индекса позволяют удалить таблицу или индекс.
? запросы на создание индекса. Используются для запрета повтора значений в индексируемом поле и для запрета/разрешения нулевых (пустых) значений в индексируемом поле.
4) Подчинённые (сложные) запросы - источником данных для запросов могут быть результаты выполнения других запросов. Это реализуется указанием в бланке в качестве имён таблиц и полей имён и полей запросов.
Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчётов.
Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему положено заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управление (счётчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.
В Access можно создать формы самых разных типов.
1) «В столбик» (полноэкранная форма). В такой форме все поля выводятся на экран в один столбец. Слева от каждого поля отображается значение, указанное в свойстве «Подпись» данного поля. Поля могут быть упорядочены в любом порядке.
2) Табличная. Данные в такой форме представлены в стиле электронных таблиц Microsoft Excel, когда каждой записи соответствует одна строка таблицы, а каждому полю - один столбец. Подписи полей выводятся в качестве заголовков столбцов. Прямо в окне формы можно изменять ширину столбцов и высоту строк, а также выполнять многие другие операции, которые используются для настройки внешнего вида таблиц в режиме таблицы.
3) Ленточная. Нечто среднее между формой «в столбик» и табличным представлением данных. Названия полей расположены сверху, как и в таблице, но каждое значение имеет своё собственное поле для просмотра. На каждой странице вы можете разместить более одной записи, что позволяет сравнивать данные двух записей.
4) Разделённая. Совмещает в себе два представления данных - в режиме формы и режиме таблицы. Такая форма позволяет просматривать в нижней части экрана все записи источника данных в табличном виде, а в верхней части - редактировать данные выбранной текущей записи. Обе части формы всегда синхронизированы друг с другом.
5) «Главная/подчинённая». Используется для отображения отношения «Один ко многим». Одна область такой формы (главная форма) предоставлена для данных из основной таблицы, а другая (подчинённая форма) отображает записи из связанной таблицы, причём только те, которые непосредственно связаны с текущей записью в главной форме.
6) Сводная таблица. Такой формат позволяет обрабатывать данные и анализировать их.
7) Сводная диаграмма. Позволяет эффективно выполнять графический анализ данных.
Создать форму в программе Access можно следующими способами:
? с помощью инструментов группы «Форма»;
? посредством услуг мастера создания форм, который поможет выбрать требуемые поля и стиль оформления для формы;
? выполнив весь процесс создания новой формы «с нуля» в режиме «Конструктор форм».
Отчеты по своим свойствам и структуре во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
Страницы - специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2000). Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Webузла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.
Макросы и модули - категория объектов, предназначенных как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в неё нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень её защищённости.
2. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД MICROSOFT ACCESS
2.1 Описание предметной области
В данном курсовом проекте необходимо построить базу данных, содержащую информацию об американском джазе. Такая база данных должна обеспечить хранение и просмотр данных об известных личностях американского джаза.
Информационное обеспечение такого приложения пользователя включает:
? информацию об исполнителях джаза
? информацию об основных направлениях джаза
2.2 Разработка структуры базы данных
Процесс создания базы данных, как, впрочем, любой другой производственный процесс, основан на определенных принципах.
Во-первых, при создании базы данных следует исключать повторяющиеся данные, поскольку они занимают дефицитное место на диске, замедляют скорость вычислений, а также повышают вероятность возникновения совершенно ненужных ошибок.
Во-вторых, корректное функционирование базы данных возможно только в том случае, если в ней содержатся правильные и полные данные. Если это условие не выполняется, отчеты, агрегирующие данные будут выводить некорректную информацию.
Поэтому в процессе проектирования базы данных следует придерживаться следующих рекомендаций:
1) Распределять данные по отдельным таблицам для сокращения объема повторяющихся данных;
2) Поддерживать и отслеживать точность и целостность данных;
3) Сохранять единство требований к обработке данных и созданию отчетов.
Прямые ошибки и неоптимальные решения, заложенные на этапе проектирования, проблемно установить на последующих этапах, поэтому данный этап является основополагающим.
На этом этапе создаётся:
? список исходных данных;
? список выходных данных, которые необходимы для управления политикой фирмы.
Выяснив основную часть данных, можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры её основных таблиц.