Організація вважається такою, що досягла успіху, якщо вона досягла своєї мети. Складовими успіху організації вважаються: виживання, результативність та ефективність, продуктивність, практична придатність.
Головним завданням більшості організацій є виживання та можливість тривалого існування. З метою успішного функціонування протягом тривалого часу, виживання та досягнення цілей організація має бути як ефективною, так і результативною. За словами дослідника П. Друкера, результативність є наслідком того, що «робляться потрібні та правильні речі», а ефективність – «правильно створюються ці самі речі».
Відносна ефективність організації називається продуктивністю, вона передається у кількісних покажчиках. Продуктивність – це відношення кількості одиниць на виході до кількості одиниць на вході. Чим ефективніша організація, тим більша її продуктивність. Продуктивність на всіх рівнях організації є важливим фактором для того, щоб організація здатна була вижити та досягти успіху в умовах конкуренції.
Управлінські рішення, якими б обґрунтованими та дослідженими вони не були з погляду теорії, – це лише ідеї та думки. Мета управління полягає у виконанні людьми реальної роботи. Успішним вважається таке рішення, що реалізується практично (перетворюється на дію), результативно й ефективно.
Важливо також бачити та адекватно оцінювати всі процеси як всередині організації, так між організацією й її зовнішнім середовищем. У процесі виконання управлінських функцій варто брати до уваги відмінності організацій, які називаються ситуаційними змінними. Вони поділяються на основні категорії: внутрішні та зовнішні.
Внутрішні змінні є характеристикою організації. Внутрішнє середовище містить цілі організації, ресурси, обсяги виробництва, горизонтальний і вертикальний поділи праці та людей. Такі змінні в різній мірі контрольовані, це результат управлінських рішень стосовно того, що має робити організація і хто в ній повинен виконувати необхідну роботу.
Зовнішні змінні – фактор середовища, розміщеного за межами організації, вони серйозно впливають на її успіх. Хоча зовнішні змінні не контролюються керівництвом компанії, воно має зробити так, щоб їх компанія реагувала на фактори та зміни в конкретному зовнішньому середовищі, якщо організація прагне досягти успіху. Щоб організації реагували на ці фактори правильно, їх керівники повинні зрозуміти, що зовнішнє середовище по-різному впливає на організацію. Відмінності полягають як у глибині впливу різних змін на організацію, так і у швидкості, з якою змінюється зовнішнє середовище організації та оточення.
Звичайної вказівки на те, які змінні найсильніше впливають на успіх, недостатньо, щоб з’ясувати, яке рішення буде найкращим для досягнення цілей компанії. Усі ситуаційні змінні та функції управлінського процесу взаємопов'язані; компоненти ситуації й управління в організації настільки взаємопов’язані, що їх не можна розглядати незалежно один від одного. Функції управлінського процесу, тобто робота керівника, безпосередньо стосуються ситуаційних змінних. Через процес управління керівники створюють і реалізують сукупність внутрішніх змінних, тобто організацію. Процес управління – засіб, за допомогою якого враховуються фактори зовнішнього оточення й оцінюється успіх організації. Під час планування керівництво визначає, якими будуть цілі організації та як найліпше їх досягти, ґрунтуючись на оцінюванні потреб і стримуючих факторів зовнішнього середовища. Процес організації структурує роботу і формує підрозділи з огляду на величину організації, її цілі, технології та чисельність персоналу, що також є однією зі змінних.
Мотивація – процес, за допомогою якого керівники створюють ситуацію, коли люди працюють продуктивніше, прагнучи досягти цілей організації. Контроль – дає змогу керівництву простежити, наскільки успішна його робота, пов'язана з виконання планів, а також наскільки успішним було б задоволення потреб зовнішнього світу.
Внутрішнє середовище організації – це сукупність елементів, які формують її довгострокову прибутковість (збитковість) і перебувають під безпосереднім контролем власників, керівників та персоналу організацій. До основних елементів внутрішнього середовища організації відносяться:
мета організації;
організаційна структура;
система технологій;
кадровий склад;
організаційна культура.
Мета – це конкретний кінцевий стан або очікуваний результат діяльності організації.
Структура організації – це сукупність елементів і взаємозв'язків між ними, що дає змогу найефективніше перетворювати вхідні ресурси в завершальний продукт і досягати поставлених цілей. Організаційна структура організації відображає форму побудови суб’єкта управління, спосіб його внутрішньої організації, взаємозв’язок елементів управління, які взаємодіють між собою і виконують необхідні функції управління. На формування організаційної структури управління впливають багато факторів, такі як форма власності, профіль діяльності підприємства, продукція, що виробляється, обсяг виробничої діяльності підприємства, технології, що застосовуються для перетворення вхідних ресурсів у кінцевий продукт, рівень спеціалізації на підприємстві, ступінь централізації та децентралізації функцій менеджменту тощо. Тому однією з основних функцій менеджменту є вибір оптимальної структури управління з урахуванням усіх вище перерахованих факторів
Технологія – це спосіб перетворення вхідних елементів (матеріалів, сировини, інформації тощо) на вихідні (продукти, послуги).
Персонал – найцінніша складова частина в менеджменті організації, адже завдяки кваліфікованим особистостям досягаються поставлені цілі.
У сучасному динамічному зовнішньому середовищі організації повинні бути гнучкими, що досягається за рахунок прийняття інноваційних рішень, своєчасним застосуванням організаційних змін та ефективно побудованій організаційній культурі на підприємстві. Організаційна культура – це історично складені загальні традиції, цінності, переконання, формальні і неформальні правила поведінки адміністрації і персоналу, які витримали іспит часом. Організаційна культура дає можливість досягати гармонії в колективі, виховувати в працівників відданість організації, підвищує продуктивність праці, поліпшує процес комунікації між керівниками та підлеглими.
Основним завданням менеджменту організацій є формування ефективного внутрішнього середовища, що дасть можливість ефективніше використовувати ресурси підприємства, своєчасно впроваджувати організаційні зміни, враховуючи динамічне зовнішнє середовище, впроваджувати інноваційні технології та приймати інноваційні рішення для завоювання конкурентних переваг на ринку.
Зовнішнє середовище – це сукупність господарських суб’єктів, економічних, суспільних і природних умов, національних і міждержавних інституціональних структур та інших зовнішніх (відносно підприємства) умов і чинників, що діють у глобальному оточенні. Зовнішнє середовище поділяють на середовище прямої та непрямої дії.
Середовище прямого впливу на організацію – це середовище, яке включає елементи (споживачі, конкуренти, постачальники, державні органи, фінансово-кредитні установи та інші), що безпосередньо впливають на операції організації. До найвагоміших факторів прямої дії належать державне законодавство, спрямоване на правове та організаційне закріплення економічних відносин між державними владними структурами й господарськими суб’єктами, напрацювання норм і правил їхньої поведінки в економічному просторі. Споживачі формують діяльність підприємства на задоволення їхніх потреб. Постачальники забезпечують організацію необхідними ресурсами, якщо постачальники не виконують умови поставок, підприємство перестає функціонувати ефективно. Конкуренти змушують підприємство постійно вдосконалювати свою діяльність для досягнення конкурентоспроможності на ринку. Інфраструктура впливає на швидкість та якість розрахунків, перевезень. Профспілки дійснюють контроль за дотриманням трудового законодавства, дбають про умови праці, охорону здоров’я, відпочинок, спортивну та іншу самодіяльність працівників підприємства.
Середовище непрямої дії визначає загальні перспективи розвитку, сприятливі чи несприятливі тенденції розвитку кон’юнктури ринку на віддалену перспективу. Виокремлюють такі фактори непрямого впливу.
Економічні, які змінюють час від часу загальний стан економіки, тенденції її розвитку. До цих факторів належать: рівень і темпи інфляції, зростання і спад виробництва, коливання курсу національної валюти відносно валют інших країн, оподаткування, умови одержання кредиту і відсоткова банківська ставка, рівень динаміки цін, розподіл прибутків і попит покупців, платоспроможність контрагентів тощо.
Політичні чинники – керівникам підприємства необхідно постійно враховувати політичну ситуацію в країні, будувати свою діяльність відповідно до чинного законодавства, враховувати митну та антимонопольну політику держави.
Соціокультурні чинники – ці фактори формуються в рамках конкретного суспільства й відображають особливості основних поглядів, цінностей і норм поведінки людей, що впливають на прийняття управлінських рішень. До них належать: ставлення людей до самих себе й до інших, до суспільних інституцій, до природи, до основних культурних цінностей тощо.
Науково-технічні чинники – керівництво організації повинно постійно стежити за відповідністю техніки та технологій сучасним вимогам, а саме вони повинні бути ресурсозберігаючими, простими у використанні, використовувати автоматизовані системі при виробництві продукції, використовувати новітні інформаційні та комп’ютерні системи, постійно стежити за науковими винаходами чи відкриттями та займатися впровадженням інновацій на підприємстві.
Екологічні чинники – всебічне обґрунтування підприємницької стратегії передбачає її відповідність критерію безпеки людини й навколишнього середовища.
Маркетингові дослідження – це збирання, оброблення й аналіз даних з метою зменшення ризику і невизначеності, що супроводжує прийняття маркетингових рішень. Дослідженням піддаються ринок, конкуренти, споживачі, ціни, внутрішній потенціал підприємства і багато чого іншого.
Класично виділяють чотири елементи маркетингового комплексу: product (будь-який результат творчості, послуга або ідея), price (ціна в грошовій формі, що готов сплатити споживач), place (місцезнаходження), promotion (просування: реклама, піар, стимулювання збиту).
Особливістю маркетингового комплексу культурної організації є обов'язкова присутність і участь споживачів, інакше вся діяльність установи виявляється безглуздою. Ця особливість не стосується виключно сфери культури, а поширюється також на виробництво низки послуг. Наприклад, робота перукарні або готелю без клієнта не менш абсурдна.
На ринку соціально-культурної сфери особливе місце має просування культурного «продукту», тому крім традиційної концепції в соціальному маркетингу розроблена і застосовується концепція чотирьох додаткових «Р»:
people – фахівці організації культури;
packing + programming – комплектування та програмування утворюють два взаємозалежних елементи, які забезпечують комплекс послуг, орієнтованих на певну групу відвідувачів, і задоволення потреб саме цієї аудиторії в певних компонентах спеціально сформованих культурних програм;
partnership – партнерство є необхідним елементом, що підкреслює взаємозалежність і взаємодоповнюваність організацій у сфері культури. Потреби відвідувачів вважаються задоволеними тільки в тому випадку, коли складається загальне сприятливе враження.
Як і будь-якому ринку, соціально-культурній сфері необхідні маркетингові дослідження. Вони забезпечують просування культурного продукту на ринок і досліджують культуру як фактор макросередовища для ділових організацій і фактор мікросередовища для культурних установ.
Маркетинг починається з дослідження цільового сегмента ринку, на якому організація планує реалізовувати свої товари або послуги. Для того, щоб дане планування виявилося більш успішним, маркетологи виявляють: потенційний попит, його розмір, потреби, які не задоволені достатньою мірою. Потім маркетологи розробляють стратегію поведінки організації на ринку, визначають методи просування товарів і послуг на ринок та проводять маркетинговий аудит, що дозволяє адекватно оцінити результати проведених заходів та ступінь їх продуктивності.
Маркетологи працюють в двох напрямках: намагаються знайти нових споживачів та утримати вже існуючих, покращуючи якість товарів і послуг, використовуючи результати досліджень, звітів тощо.
Тому процес маркетингу ніколи не завершується, він постійний, оскільки істотно залежить: від ринку і його коливань, від споживача і його потреб, від змін як всередині організації, так і поза нею.
Сьогодні маркетингові дослідження у сфері культури визначаються її галузевим характером і збігаються з основними областями культури: сценічним, музичним, образотворчим, декоративно-прикладним мистецтвом, бібліотечною, музейною, клубною справою, експозиційно-виставковою, інформаційно-пропагандистською діяльністю.