Все неприятные задачи можно эффективно распределить по рабочим дням недели, и тогда все лягушки будут съедены. Дело в том, что с утра рабочего дня в нас больше силы, энергии, воли, чтобы справиться с нелюбимыми задачами, этим и нужно воспользоваться. [6]
Метод швейцарского сыра
Методика схожа с поэтапным поеданием слона, но имеет свою особенность - вы выполняете сначала те задачи, которые вам больше по душе. Суть в том, чтобы разбить большую работу на множество задач, и начать с тех, которые вам больше нравятся. Это позволяет вам делать в сыре дырки, делая его меньше, и не перегружая себя рутиной.
В тайм менеджменте, как мы помним, одним из принципов является структурированность. Здесь он работает как нельзя более наглядно.
Метод нескольких минут
Этот подход рекомендован тем, кто часто прокрастинирует и никак не может сконцентрироваться на работе, откладывая ее из-за более «важных» дел. Суть в том, что если вы никак не можете собраться и поработать над задачей несколько часов, попробовать сделать это хотя бы в течение нескольких минут. Достаточно пяти или десяти минут, чтобы поработать, не испытав усталости и дискомфорта. Это работает на уровне подсознания. Работая несколько минут над задачей, которую вы постоянно откладывали, вы ощущаете, что никто вас к этому не принуждает, это ваш выбор, и работа идет легче в дальнейшем.
Метод начала с мелочи
Если в методе лягушки мы сначала делаем что-то неприятное, большое, необходимое, то здесь мы поступаем с точностью до наоборот. Начните свой день с выполнения мелких задач на 1-2 минуты, и только после этого переходите к более сложному и трудоемкому. Таким образом, мелочь не потребует времени в основной период работы, и не будет висеть над вами немым укором. Задач разного калибра ежедневно стоит масса. Так что вам решать, как вам удобнее, начать с мелочи, лягушки или стейка слона свой день. [7]
Метод предварительной подготовки
Если вы давно интересуетесь способами саморазвития и повышения собственной эффективности, вы наверняка в курсе, как облегчает жизнь предварительное планирование. Особенно, если планировать новый день вы начинаете еще с вечера. Чтобы прямо с утра знать, с чего начать свой рабочий день, и чем его продолжить, запишите основные задачи в ежедневник с вечера. Так вы объективно и без утренней спешки распределите нагрузку на новый день и, конечно, сэкономите свое время. Такой метод особенно хорош в жизни тех, кто с трудом раскачивается и приступает к работе с утра. Пусть план действий уже будет наготове, пока вы пьете утренний кофе.
Метод автофокуса
Если ежедневно вы решаете множество задач без дедлайна, их действительно всегда много, бывает сложно выбрать конкретную и заняться ею. В этом поможет метод автофокуса. Выпишите все текущие дела на день в единый список, а затем не спеша прочтите его. Суть метода в том, чтобы заняться той задачей, на которой остановился взгляд, которую захотелось сделать прямо сейчас. Повторим, что такой подход хорош в тех случаях, когда сроки не поджимают, нет конкретных дедлайнов, а значит, некоторые задачи кочуют изо дня в день, а вы не находите в себе желания их наконец выполнить. Когда пункт из списка выполнен, вычеркивайте его, приступайте к другому. Если задача осталась нерешенной, перенесите ее в конец вашего списка и читайте его еще раз.
Метод одного дела
Методиками тайм менеджмента наиболее часто интересуются люди интеллектуального, а не физического труда. И здесь, как выяснили ученые, не работает принцип многозадачности. То есть, максимально эффективно вы не сможете выполнять два интеллектуальных дела одновременно. Это относится к телефонным разговорам, чтению, записям и так далее. Если вы одновременно читаете и говорите по телефону, и то, и другое дело вы сделаете плохо. Суть метода в том, чтобы делать одну интеллектуальную задачу в один промежуток времени. Промежутком может выступать час, полчаса, 15 минут, все зависит от размера вашей задачи.Так вы максимально концентрируетесь и можете определить, какая информация важна, что необходимо записать, и что запомнить. [8]
Метод девяти дел
Весьма интересная методика, которая помогает за один рабочий день успевать делать больше. Суть метода в том, чтобы создать некую иерархию задач. В течение дня вы должны закрыть одну самую крупную задачу, три задачи меньшие по объему и пять мелких, не столь значимых и трудоемких. Сюда можно включать не только работу, но и дела бытовые. Таким образом, они не выпадают из вашей жизни, остаются в планах и в голове. Помимо этого, в список девяти дел можно включать те, что рассчитаны на ваши глобальные планы, и те, до которых вечно не доходят руки.
Метод «Сделать это завтра»
Автор его Марк Фостер, написавший книгу «Сделай это завтра». Нет, речь не о том, как постоянно откладывать дела на потом. Суть методики в том, чтобы на рабочий день составлять закрытые списки дел. Закрытые - значит, что вы уже не можете добавить в них новую срочную задачу, ваше время расписано. Вместо этого, вы записываете новую задачу в план на новый день, тем самым уже планируя завтрашнюю работу. Так вы сможете сохранить фокус на текущих делах этого рабочего дня, не отвлекаясь на новые идеи, планы, задачи и так далее. Откладывая текущую работу ради чего-то другого, по вашему мнению, очень срочного, вы прибавляете себе задач и теряете драгоценное время.
Метод установки дедлайнов
Каждая задача имеет предположительные сроки выполнения. Где-то они четко установлены, где-то - весьма расплывчаты. Само собой, работа, не имеющая четкого дедлайна, постоянно забывается и откладывается.Суть метода в том, чтобы для каждой задачи, которую вы берете на себя, устанавливать четкие дедлайны. Понятные сроки выполнения заставят вас работать быстрее, не упускать из виду то, что нужно сделать, и перестать прокрастинировать.
Более того, когда вы устанавливаете дедлайн на текущие дела, на которые вам вечно недостает времени, вы заставляете эту работу сдвинуться, наконец, с мертвой точки. [9]
Метод Канбан
Такая методика подходит для реализации в группе людей, занятых схожими заданиями или работающих над одним проектом. Он помогает делать работу вовремя и равномерно распределять нагрузку между работниками. Суть метода в составлении таблицы с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе», «Сделано». Названия столбцов и их количество может варьироваться. Все дела вносятся в первый столбец, по мере попадания их в работу, они переносятся во второй столбец, а когда выполнены - в третий. Так прогресс в реализации проекта будет виден более отчетливо.
Метод тайм менеджмента по хронотипу человека
Если вы хотите получить для себя идеальный распорядок дня, воспользуйтесь методом психолога Майкла Бреуса. Он выделяет четыре хронотипа человека, каждый из которых имеет свое идеальное время для пробуждения, пика активности, длительности сна. Итак, все люди делятся на четыре хронотипа:
Медведи просыпаются с 7 до 11 утра, а наиболее активны с 11 до 18 часов. Ложиться спать им рекомендуется не позднее 11 вечера.
Волки тяжело встают по утрам с 7.30 до 12 часов, но способны работать по 20 часов, а отходить ко сну в полночь.
Львы встают без будильника и довольно рано с 5.30 до 10 утра. Пик их активности с 10 до 17 часов, а спать при таком режиме им необходимо ложиться не позднее половины одиннадцатого вечера.
Наконец, дельфины, которым сложно проснуться даже с будильником. Подниматься с постели им рекомендовано с 6 до 10 часов утра, наиболее продуктивно они работают с 10 до 18 часов, а чтобы уснуть до наступления полуночи, им лучше держаться подальше от экранов за два часа до сна.
Если вы найдете среди перечисленных хронотипов свой, вы легко сможете подстроить свой режим и свой рабочий день под часы, которые будут для вас наиболее продуктивными. Используйте методы тайм менеджмента по одному или в комплексе, пробуйте, экспериментируйте, и вы точно найдете для себя наиболее эффективные способы управления своим временем. [10]
Заключение
Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени. Задача тайм-менеджмента упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Основные принципы тайм-менеджмента: кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по определенным признакам и выявить причины «поглотителей времени».
Современные приемы тайм-менеджмента: постановка цели, классическое планирование, «золотые» пропорции планирования времени (принцип Парето), делегирование полномочий, контроль итогов и корректировка целей. Изучив причины проблем со временем и используя основные приемы тайм-менеджмента, руководитель сможет добиться качественных и быстрых результатов.
Последней тенденцией стало внедрение системы тайм-менеджмента на предприятиях (корпоративного тайм-менеджмента). Тайм-менеджмент - это новое направление в управлении предприятием.
Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе общения.
Надо помнить, что тайм-менеджмент - это средство, а не цель. Исследования показывают, что люди, использующие описанные методы, лучше контролируют своё время, достигают лучших результатов, имеют лучшие отношения с другими людьми, не ощущают действия ряда стрессов времени и успешно развивают себя как личности.
Список использованной литературы
1. Гений, А. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра / А. Гений. - М.: АСТ, 2016. - 320 c.
2. Гончарова, С. Тайм-менеджмент для мам. 7 заповедей организованной мамы. Книга-тренинг / С. Гончарова. - М.: Эксмо, 2016. - 62 c.
3. Дональд, Р. Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей / Р. Дональд. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. - 352 c.
4. Кеннеди, Д. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль. / Д. Кеннеди. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 199 c.
5. Мороз, А. Планируй по-своему: 14 секретов персонального тайм-менеджмента / А. Мороз. - Рн/Д: Феникс, 2016. - 304 c.
6. Мрочковский, Н. Экстремальный тайм-менеджмент / Н. Мрочковский, А. Толкачев. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 210 c.
7. Нетеберг, Ш. Тайм-менеджмент по помидору. Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 мин. / Ш. Нетеберг. - М.: Альпина Паблишер, 2019. - 245 c.
8. Стрелкова, Л.В. Тайм-менеджмент. Учебное пособие / Л.В. Стрелкова, Ю.А. Макушева. - М.: Юнити, 2018. - 352 c.
9. Субботина, Е.А. Правда о найденном времени: тайм-менеджмент для родителей и детей / Е.А. Субботина. - Рн/Д: Феникс, 2018. - 272 c.
10. Хайнц, М. Позитивный тайм-менеджмент.Как успевать быть счастливым / М. Хайнц. - М.: Альпина Паблишер, 2019. - 128 c.
Список основных понятий
Планирование времени - технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Рабочее время -- время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвящённое выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в т2абеле, то есть в документе учёта времени нахождения на работе.
Личность -- субъект социокультурной жизни, самораскрывающий свою индивидуальность в контексте социальных отношений, общения и предметной деятельности. Понятие «личность» неразрывно связано с социальной природой человека.
Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.
Хронотип - индивидуальные особенности суточных ритмов организма человека.