Министерство науки и высшего образования РФ
Казанский государственный архитектурно-строительный университет
Кафедра «профессионального обучения, педагогики и социологии»
Реферат
по дисциплине: Психология. Социальные коммуникации
Планирование времени как основа саморазвития личности
Выполнил:
ст. гр. 1СМ47
Хайрутдинов Д.Н.
Проверил:
доцент, к. с. н.
Абдрахманова Л.В.
Казань 2022
Содержание
Введение
1. Планирование времени
2. Методы планирования времени
Заключение
Список использованной литературы
Список основных понятий
Введение
планирование распределение время контроль
Планирование времени -- это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Эффективный тайм - менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.
Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент-это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных.
Цель реферата: узнать, как планирование времени влияет на развитие личности.
Задача реферата: узнать, что такое планирование времени, как оно влияет на жизнь человека и с помощью каких методик можно лучше распланировать структуру своего дня.
1. Планирование времени
Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.
Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.
Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования. [1]
Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям.
Рассмотрим некоторые факторы, приводящие к потерям времени, которые были рассмотрены выше, и на которые не было указано в приведенных выше правилах планирования рабочего времени.
Одной из больших проблем, приводящих к значительным потерям во времени руководителя является то, что руководитель зачастую занимается делами, которые с успехом могли бы выполнять его подчиненные. Зачастую это происходит из-за того, что руководитель не уверен, что подчиненные справятся с такими серьезными обязанностями, боится возлагать на них столь большую ответственность. Иначе говоря, существует проблема с делегированием полномочий.
Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться.
Следует помнить, что делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых, поэтому если в первое время опасения руководителя могу и подтверждаться, то при соответствующей консультативной, руководящей и обучающей помощи постепенно подчиненный, к которому были делегированы полномочия сможет справляться с ними на необходимом уровне. [2]
В общем случае следует делегировать рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска и тому подобное. Также следует координировать выполнение порученных задач.
Много времени также тратит неотработанная, нестандартизированная информационная система, предполагающая, что обмен информацией происходит по вертикали иерархии в организации способом и образом, выбранным руководителем, а по горизонтали - таким образом, как удобнее обоим сотрудникам по их взаимосогласованию. Однако, как показывает практика, отсутствие единых стандартов обмена и передачи информации приводит к тому, что один человек передает информацию, подразумевая одно, а другой человек, принимая информацию, воспринимает как нечто иное. Во многом это связано с тем, что менеджмент является одной из немногих областей деятельности, не выработавшей своей собственной терминологии, с помощью которой руководители, общаясь могли бы использовать слова, имеющие совершенно определенное значение, а не многозначные, как во многом сейчас. [3]
Выработка корпоративных стандартов передачи информации может значительно сократить время, которое теряется в процессе обработки полученной информации, т.е. в «попытке понять» сказанное, а также то время, которое необходимо для исправления ошибок, допущенных в результате неправильного истолкования полученных сведений. Эти стандарты должны включать себя точные значения терминов, применяемых в процессе деятельности организации, а также перечень параметров, которые должны передаваться при информировании о каком-либо событии, явлении, факте или предмете, т.е. требование полноты информации. Также служебная информация, передаваемая в рамках организации должны быть достоверной, что может обеспечиваться ответственностью лиц, передающих ее за качество информации.
Также для передачи отдельных видов сведений можно создать специальные шаблоны, к примеру, шаблон объяснение местонахождения организации клиенту, способа оплаты и других условий работы с клиентурой. Это поможет сократить время, необходимое для работы с каждым потенциальным покупателем и заказчиком, а также предотвратит ситуации, в которых человеку просто забыли сказать что-нибудь существенно важное, например, тот факт, то цены в заинтересовавшем его прайс-листе указаны без учета налогов. [4]
Интересным примером создания шаблона информирования потенциальных клиентов является использование автоинформаторов. Этим способом пользуются операторы сотовой связи, которые предлагаю для более детального ознакомления с какой-либо заинтересовавшей человека услугой набрать определенный номер и прослушать информацию, которую ему проговорит автоматическое голосовое устройство. Таким же образом в Казани можно прослушать информацию о режиме работы и ценах на входные билеты в казанский зооботанический сад. Автоинформаторы позволяют значительно сэкономить время сотрудников.
Также возможно создание компьютерных информационных систем в организации, которые, используя широкие возможности современных ЭВМ, значительно сокращали бы время, необходимое на получение и обработку необходимой информации, увеличивая точность ее передачи.
Значительное время в работе руководителя занимает работа с корреспонденцией. Работа с корреспонденцией состоит из следующих этапов - это, во-первых сортировка корреспонденции, во-вторых это изучение корреспонденции и отбор необходимой информации из нее, ответ на часть корреспонденции, на которую необходимо ответить. В работе с корреспонденцией есть значительные потенциальные ресурсы времени. Подсчитано, что руководитель просматривает в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны. Следует сразу же решить, будет ли обрабатывать входящая почта секретарем или другим лицом, или же ее будет обрабатывать лично руководитель. Рациональный способ - это доверить обработку почты секретарю. Необходимо также определить, что будет происходить с корреспонденцией, которая не является необходимой в деятельности предприятия и работе руководителя. [5]
2. Методы планирования времени
Прежде чем браться за ту или иную систему экономии времени, которая помогла другим, необходимо оценить себя, свой темперамент, склонности и так далее. Кому-то подходит жесткий тайм менеджмент, кто-то лучше работает, когда не загоняет себя в узкие рамки.
Кому-то важно сэкономить время, расставив в задачах приоритеты, а кому-то - успеть максимум в условленный срок. Предлагаем вам перечень самых популярных и рабочих методик тайм менеджмента.
Метод помидора Франческо Чирилло
Студент Франческо Чирилло разработал метод помидора, чтобы суметь эффективно справляться с рутинными, требующими много времени, задачами. Для использования необходим таймер и ваша вовлеченность в работу.
Суть метода в том, что вы заводите таймер на 25 минут, в течение которых выполняете задачу, не поднимая головы. Когда прозвучит сигнал окончания времени, вы выделяете себе 5 минут на отдых и запускаете таймер вновь. Такие отрезки времени - помидорки - которые перемежаются с паузами и отдыхом, позволяют эффективнее работать и запоминать информацию. Наш мозг активно работает именно в течение получаса, после чего требует отдыха и перезагрузки. После четырех помидор рекомендуется увеличить перерыв до тридцати минут.
Метод слона
Представьте, что перед вами невероятно объемная работа, задача, к которой страшно подступиться - слон. Съесть его, то есть выполнить задачу за один раз, просто невозможно. А что, если разделить большого слона на стейки?
Суть метода в том, чтобы одну большую задачу разделить на много маленьких. Вы же представляете себе примерно, какие этапы выполнения вам предстоят. Это и есть стейки от большого слона. Внесите их в ежедневник и выполняйте постепенно.
Когда план работы над большим проектом четко расписан, начать бывает не так страшно и сложно. Любая объемная работа может быть разделена на более комфортные для выполнения задачи.
Метод резиновой уточки
В роли уточки может выступать любой другой предмет, с которым вам будет по душе поговорить. Такой подход работает, когда вы в тупике и необходимо взглянуть на ситуацию и задачу свежим взглядом. Суть метода в том, что вы начинаете беседу с резиновой уточкой. Представьте, что это новичок, которому необходимо максимально подробно и четко изложить суть дела. Скорее всего, в процессе вашего общения, вам в голову придет свежая мысль, а то и не одна.
Конечно, уточка или плюшевый медведь не способны дать вам совет. Метод работает несколько иначе: вы вслух и подробно описываете задачу, тем самым избавляя мозг от зацикленности.
Метод лягушки
Этот подход рекомендован тем, кто давно откладывает выполнение не слишком приятной задачи и она висит мертвым грузом. Суть метода в том, чтобы первым делом с утра съесть лягушку, то есть, выполнить именно ту задачу, которая вам не по душе, и которую совсем нет желания выполнять. После этого можно смело приступать к другим задачам и планам.