Оглавление
Введение
. Общая характеристика делопроизводства
.1 Особенности делопроизводства
.2 Порядок обращения с конфиденциальными документами
. Способы сохранения конфиденциального делопроизводства
.1 Секретные архивы
.2 Обеспечение безопасность конфиденциального делопроизводства
Заключение
Список использованной литературы
Приложение
Введение
Обеспечение информационной безопасности - необходимое условие для успешного осуществления коммерческой деятельности. Фонд рассматривает информацию как один из важнейших активов. Информационная безопасность является элементом общей политики Фонда в сфере обеспечения безопасности бизнеса. Нарушения в данной области могут привести к серьезным последствиям, включая потерю доверия со стороны клиентов и снижению конкурентоспособности.
Обеспечение информационной безопасности включает в себя любую деятельность, направленную на защиту информации и/или поддерживающей инфраструктуры. Политика охватывает все автоматизированные и телекоммуникационные системы, владельцем и пользователем которых является Фонд. Положения настоящего документа относятся ко всем штатным работникам и временным работникам, имеющим доступ к автоматизированным и телекоммуникационным системам Фонда.
Неотъемлемой частью организации защиты информации является непрерывный контроль эффективности предпринимаемых мер, определение для работников Фонда перечня недопустимых действий, возможных последствий и ответственности. Реализация Политики должна исходить из предпосылки, что невозможно обеспечить требуемый уровень защищенности информации не только с помощью одного отдельного средства (мероприятия), но и с помощью их простой совокупности. Необходимо их системное согласование между собой (комплексное применение), а отдельные разрабатываемые элементы информационной системы должны рассматриваться как часть единой информационной системы в защищенном исполнении при оптимальном соотношении технических (аппаратных, программных) средств и организационных мероприятий
Объект исследования - делопроизводства.
Предмет - ведение конфиденциального делопроизводства.
Поэтому цель данного исследования - рассмотреть основы конфиденциального делопроизводства.
1. Общая характеристика делопроизводства
.1 Особенности делопроизводства
25 января по 5 февраля 1959 прошёл в Москве внеочередной XXI съезд КПСС. Решения съезда предусматривали меры по повышению роли национальных республик, расширение их прав в области законодательства. Отметим, что в СССР борьбу за выполнение семилетнего плана возглавляла областная партийная организация. В период 1960-хх. гг. особое место в Коми отводилось партийным органам. Как правило, вопросы документирования обсуждались на заседаниях партии, где принималась масса документов, затрагивающих вопросы организации документационного обеспечения управления.
Состояние делопроизводства в послевоенное время в СССР характеризуется различными видами документов и особенностями в работе с документами. Так, например, протоколы изменили структуру оформления. Обязательным элементом стало оформление членов заседания. Стали указываться председатель и секретарь заседания, их фамилии и инициалы. Текст протокола делился на параграфы. В конце каждого параграфа оформлялась решение постановляющим словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ» [НА РК, ф. Р-3, оп.1, д.188].
Определенным этапом в работе с документами стало утверждение 15 апреля 1963 года Инструкции по ведению секретного делопроизводства в партийных комитетах и горкомах КПСС СССР[НА РК, ф. 1, оп. 1, д. 785]. В соответствии с нормативной правовой базой к секретным документам относятся документы работа, с которыми должна производиться по специальному разрешению. Такие документы входят в сферу деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны относится содержащаяся в документах информация. Секретное делопроизводство в 1963 году не имело строгой нормативной регламентации, так как сам режим сохранности устанавливался собственником информационных ресурсов. Организация секретного делопроизводства в СССР определялась как деятельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации; организацию работы с секретными документами и защиту содержащейся в них информации.
Что касается структуры Инструкции по ведению секретного делопроизводства в партийных комитетах и горкомах СССР, то следует отметить его полноту и чёткость в формулировках. В инструкции были строго регламентированы вопросы сохранности государственной тайны, кроме того в документе, который бы казалось имеет отношение к процессу работы с документами нормативно были закреплены обязанности работников аппарата по сохранению партийной тайны [НА РК, ф. 1, оп. 1, д. 785].
Был оговорен перечень дел, которые запрещалось делать работникам аппарата горкомов и парткомов. Так, например, нельзя было вести секретные переговоры по телефону, делать записи по секретным вопросам в личных блокнотах, поскольку возникали риски, связанные с утечкой секретной информации. Подробно был оговорен порядок приема, регистрации и направления секретных материалов. Как и на современном этапе, документы с пометкой «лично» передавались лично адресату. Секретные документы имел право принимать только помощник секретаря. Его обязанностью было проверка правильности адресования и наличия вложений. Возникали случаи, когда корреспонденция, направляемая в партийные организации доходила не в полном объеме. В случае если документы поступали не все, то согласно Инструкции необходимо было составлять акт в двух экземплярах. Все входящие секретные документы учитывались по книге регистрации входящих секретных и совершенно секретных документов. Внутренние документы, такие как протоколы, постановления регистрировались в отдельной книге. Все входящие документы делились на определенные категории: «особая папка», совершенно секретные, секретные. В инструкции было отмечено, что исходящая корреспонденция составляется в одном экземпляре и регистрируется в книге [НА РК, ф. 1, оп. 1, д. 785]. Обязательным элементом препроводительного письма является отметка о приложениях. При пересылке секретные документы должны были упаковываться в конверты из плотной бумаги, после чего обязательно прошивались и осургучивались.
По инструкции 1963 года существовало две степени секретности документов:
совершенно секретные и секретные документы, подлежащие лично передаче адресату, отправлялись серией «К». На пакетах данной серии наклеивался контрольный талон, который с распиской о получении возвращался отправителю.
вся остальная корреспонденция отправлялась с грифом «Секретно». Значительное внимание в системе секретного делопроизводства уделялось протоколам заседаний Горкомов и партийных комитетов. Все протоколы, которые составлялись на заседаниях бюро горкомов и райкомов партии, подписывались секретарем и заверялись печатью [НА РК, ф. Р-3, оп.1, д.203]. Каждый протокол имел порядковый номер, который проставлялся по хронологии. Необходимо подчеркнуть, что, как и в настоящее время к протоколам прилагались все материалы и выступления в прениях. Однако оригиналы докладов и выступлений подписывались самим докладчиком.
В инструкции было четко прописано обращение с секретными документами. Все работники партийного аппарата давали письменное обязательство о неразглашении партийной и государственной тайны, причем, письменные обязательства хранились в личных делах работников. Сам процесс работы с секретными документами был зафиксирован в отдельных пунктах. Стоит отметить, что данные документы печатались в специальном помещении, вход в которое был строго ограничен. На всех секретных документах указывалась степень секретности и количество отпечатанных экземпляров. По окончании рабочего дня все документы обязательно закрывались в железных шкафах или сейфах. Железные шкафы и сейфы подлежали учету и имели по два ключа, один из которых выдавался под расписку ответственному работнику, а второй находился у помощника секретаря в опечатанном конверте с личной распиской работника, за которым числился железный шкаф или сейф. Все секретные документы подшивались в папки с соответствующим грифом степени секретности. Дела велись по календарному году. Следует отметить, что инструкцией запрещалось подшивать секретные документы в личные дела работников. Необходимо отметить, что секретное делопроизводство в силу меньшего по сравнению с открытым делопроизводством объёма документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов в 1963 было централизованным. Однако особенностью делопроизводства в органах власти СССР было то, что в инструкции по ведению секретного делопроизводства существовал раздел по ведению несекретного делопроизводства. В настоящее же время, порядок ведения секретного и несекретного делопроизводства отражается в разных локальных нормативных документах.
1.2 Порядок обращения с конфиденциальными документами
конфиденциальный документ сохранение архив
Основные принципы работы с конфиденциальной информацией, так и требования, выдвигаемые самой организацией, например, в данном разделе можно прописать следующее:
обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях возлагаются на работников, назначаемых руководителями подразделений;
ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами, своевременное их исполнение, их сохранность в структурных подразделениях возлагается непосредственно на руководителей подразделений;
права и обязанности лиц, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, закрепляются в их должностных инструкциях;
документооборот конфиденциальных документов осуществляется только через работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении;
● запрещается выдавать конфиденциальные документы работникам, не допущенным к таким документам;
● исполненные документы возвращаются исполнителями ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства;
● учет документов конфиденциального делопроизводства осуществляется в книгах и журналах учета (журнальный учет). Журнальный учет может дублироваться автоматизированным учетом с применением средств вычислительной техники;
● при автоматизированном учете учетные формы заносятся на носители информации СВТ (средства вычислительной техники) и хранятся на них;
● документы учитываются по количеству листов, издания - поэкземплярно, а дискеты, CD/DVD и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты - поштучно;
● все журналы учета должны быть прошнурованы, а все страницы в них пронумерованы;
● регистрация документов в журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании года делается итоговая запись о количестве документов;
● в формах учета конфиденциальных документов запрещается производить подчистки и исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачеркивается одной чертой, а вносимые работником, ответственным за конфиденциальное делопроизводство, исправления описываются и заверяются его подписью с проставлением даты;
● перед уходом в отпуск или отъездом в командировку работники структурных подразделений должны передавать через работника конфиденциального делопроизводства все находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения;
● при увольнении или переводе в другое структурное подразделение работник должен сдать все числящиеся за ним документы работнику конфиденциального делопроизводства;
● при смене работника, ответственного за конфиденциальное делопроизводство, передача документов новому ответственному производится по Акту приема-передачи;
● в случае реорганизации или ликвидации структурного подразделения все имеющиеся в нем конфиденциальные документы передаются вновь созданному подразделению вместе с журналами учета и штампами для ведения конфиденциального делопроизводства или сдаются в архив компании в порядке, определенном локальными нормативными документами компании;
● конфиденциальные документы и дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях и (или) архивах в запираемых шкафах и сейфах;
● не допускается запись на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлов, которые не содержат конфиденциальной информации (исключение составляют случаи, когда эти файлы являются приложением к конфиденциальным документам);
● черновики конфиденциального документа должны быть уничтожены работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в присутствии исполнителя документа, с подтверждением факта уничтожения в виде записи на экземпляре документа, подшиваемого в дело: «Черновики на ___ листах уничтожены». Данная запись заверяется исполнителем документа и работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, с проставлением даты уничтожения;
● работник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, готовит предложения о снятии грифа конфиденциальности с документа. Гриф конфиденциальности снимается по истечении указанного в Перечне информации, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации компании (далее - Перечень) срока действия режима ограничения доступа в отношении информации, содержащейся в документе, либо в связи с исключением информации из Перечня.
2. Способы сохранения конфиденциального делопроизводства
.1 Секретные архивы
Необходимость создания секретных архивных подразделений (далее - САП) возникает, когда деятельность предприятия связана с государственной тайной. Для ведения такой деятельности нужно получить специальное разрешение (далее - спецразрешение) в Службе безопасности.
Согласно ст. 20 Закона о гостайне государственные органы, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации (далее - предприятия) имеют право осуществлять деятельность, связанную с государственной тайной, только после предоставления СБУ спецраз- решения. Итак, физлица (в т.ч. предприниматели) не могут получить спецразрешение и проводить деятельность, касающуюся гостайны.
Его выдают на основании заявки предприятия после прохождения специальной экспертизы, результаты которой оформляют соответствующим актом. Предприятия получают спецразрешения при условии, что они, в частности:
в соответствии с компетенцией, государственными заданиями, программами, заказами, договорами (контрактами) принимают участие в деятельности, связанной с гостайной; Секретное архивное подразделение предприятия Если деятельность предприятия или организации связана с государственной тайной, необходимо обеспечить соответствующие условия архивного хранения секретных документов. О том, как это делать, мы поговорим в этой консультации.
имеют помещения для проведения работ, связанных с гостайной, хранилища для хранения засекреченных документов и других материальных носителей секретной информации, которые соответствуют требованиям по обеспечению секретности указанных работ, исключают возможность доступа к ним посторонних лиц, гарантируют сохранность носителей секретной информации.