Контрольная работа: Организация документооборота

Рационализация документооборота необходима на всех его этапах, однако наиболее существенное влияние на качество документооборота оказывает рационализация документооборота на этапе движения документов в ходе их исполнения, так как именно на этом этапе проявляются как творческая, так и организационная стороны процесса работы с документами.

Немаловажное значение, с точки зрения рационализации документооборота как основы документооборота, имеет сокращение количества создаваемых (разрабатываемых) документов. Оно достигается путем упорядочения документооборота за счет унификации как отдельных групп документов, так и всей их системы при документационном обеспечении управления. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Помимо сокращения количества документов рационализация документооборота достигается: путем введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководителей; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов и, наконец, ведения строгого контроля исполнения документов.

Совершенствование структуры информационных потоков, сокращение их объема достигаются путем оптимизации количества и протяженности маршрутов движения документов и состава документов на выделенных маршрутах. Практически дает хорошие результаты использование графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт.

Оперограмма представляет собой документ, регламентирующий последовательность и состав исполнителей операций при документационном обеспечении управления. Она является графической интерпретацией процесса составления документа (например, документальное оформление принятого решения) как по операциям формирования его содержания, так и по операциям обработки носителей информации. Оперограмма позволяет систематизировать содержание и исключать пропуски и дублирование отдельных операций, рационализировать маршруты движения документов, определять виды работ по документированию управленческих процессов, особенно при разработке сложных и трудоемких документов. Оперограмма разрабатывается в виде графической таблицы, содержащей в себе перечень проводимых операций, исполнителей и графическое представление этих операций.

Маршрутно-технологическая карта представляет собой табличную интерпретацию процесса составления документа или его движения, позволяющую, в отличие от оперограммы, отражать не только последовательность и исполнителей, но и другие необходимые параметры, например время, затраты и т.п. Маршрутно-технологическая карта имеет прикладное значение; она позволяет простым и наглядным способом анализировать и определять движение документов, временные рамки и «загрузку» исполнителей.

Одним их перспективных вариантов рационализации документооборота в организации является применение автоматизированных систем. Для автоматизации хранения и поиска информации используются технологии информационно-поисковых систем. Применение компьютерной техники позволяет создать необходимую базу информационно-справочных массивов, обеспечивающую не только оперативное отыскание документов, но и быстрое получение содержащейся в них информации. Примерами документальной информации, для которой эффективно автоматизированное хранение и поиск, могут служить законы, постановления, комментарии к нормативным актам, тексты контрактов, переписка с клиентами и партнерами, проекты, стенограммы переговоров, приказы, распоряжения, письма, отчеты, планы, программы, записи судебных дел, постановления судов, научные статьи, доклады, конспекты, рефераты, периодические и специальные печатные издания, каталоги фирм, рекламные издания, справочники и другие документы.

3. Задание контрольной работе

В организации все поступающие документы проходят экспедиционную обработку и регистрируются централизованно. Затем секретарь передает все документы на рассмотрение руководителю. В резолюции руководитель «отписывает» документ либо непосредственному исполнителю, либо своему заместителю. Секретарь переносит данные из резолюции в регистрационную форму, затем копирует документ и передает его на исполнение в структурные подразделения. Подлинник документа секретарь либо оставляет у себя и подшивает в дело, либо передает на рассмотрение заместителям руководителя, если это указано в резолюции первого руководителя. Заместители руководителя проставляют на документе свою резолюцию (вторую), в которой указывают конкретных исполнителей. Документ они передают обратно секретарю, тот переносит данные из второй резолюции в регистрационную форму, копирует документ и передает исполнителю. Исполнители в структурных подразделениях регистрируют копии переданных на исполнение документов, выполняют по ним работу, затем составляют отчет и передают секретарю руководителя. Тот регистрирует отчет, передает его на рассмотрение руководителю, тот в резолюции отмечает факт исполнения документа, затем лично проставляет на исходном документе отметку об исполнении.

Задание 1. Какие принципы рациональной организации работы с входящими документами были нарушены?

Решение.

В данной организации нарушены следующие принципы работы с входящими документами:

* исключение необоснованных возвратных движений документа, дублирующих операций;

* однократность регистрации документа: в канцелярии учреждения или в структурном подразделении.

Задание 2. Каким образом можно рационализовать работу с документами и устранить существующие ошибки?

Решение:

В целях рационализации работы с входящими документами необходимо исключить из системы документооборота позиции необоснованных возвратных движений документа, когда оригинал документа после резолюции руководителя передается заместителю, тот ставит на нем свою резолюцию и опять передает его секретарю.

Также необходимо исключить ситуацию с повторным регистрированием документа исполнителями, после тог, как они получили на исполнение копию, уже зарегистрированного секретарем документа. Также излишним считаю регистрацию отчета об исполнении документа проставление руководителем резолюции о факте исполнения документа.

Задание 3. Разработайте оперограмму движения входящих документов организации в исходной ситуации и после рационализации работы с документами

документооборот оперограмма рационализация

Оперограмма движения документов организации в исходной ситуации

O- первый вариант прохождения документа без участия в процедуре заместителей руководителя

O- второй вариант прохождения документа с участием в процедуре заместителей руководителя

Оперограмма движения документов организации после рационализации работы

Список использованной литературы

1.Делопроизводство: Учеб./ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. и др., -2-е изд.-М.: Акад., 2005;

2. Делопроизводство: документационное обеспечение управления/ Т.В. Кузнецова.-М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2005.

3. Делопроизводство: Учеб. пособие/ В.А.Спивак. -СПб.: Питер, 2005.

4. Документационное обеспечение управления (делопроизводство)/ А.В. Пшенко. -М.: Форум; М.: ИНФРА-М, 2005.

5. Документы и делопроизводство/ Мельникова А.С. - М, 2000

6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.,с.3.

7. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.